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归档文件材料质量的检查

检查已归档文件材料的质量应注意以下几项：

01

收文的正件与附件是否齐全完整。

02

收文与收文阅办处理单是否齐全完整。

收文阅办处理单应与收文一并归档，收文阅办处理单是

收文传递过程的真实记录，载有领导针对来文做出的有关批

示，在履行传递职能过程中充分起到了传达领导意图、明确

职责的作用，避免相互推诿、扯皮，提高工作效率。

因此，两者应一并归档，以便切实有效地维护机关文件

传递活动情况的历史原貌，保持文书处理工作的延续性、继

承性和规律性。

03

发文的定稿与正本是否齐全完整。文件的定稿与正本

(即打印件)应一并归档，因为一份文件的定稿和正本是密不

可分的整体，定稿指单位领导签发的最后定稿，它反映了文

件形成的过程及有关人员在文件中所负的责任，是正本的依

据，正本是收发文机关或执行部门开展工作的依据，具有法

定的实际效用。

定稿和正本各有各的作用，缺一不可。所以，国家档案

局发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规

定》中规定:

“机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件

处理单的，应与文件正本、定稿一并归档”，国家档案局发

布的中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则

(DA/T22-2000)》中进一步规定:“归档文件的整理单

位...文件正本与定稿为一件”,《河南省档案局归档文件

整理规则实施细则》中规定:“归档文件以‘件为单位进

行整理...正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改

稿)作为一件”。

计算机输出的文件定稿也不例外，除正式文件由责任领

导人在发文稿纸上签发意见外，大部分的一般文稿都是在

“原汁原味”的机读文稿(即最后定稿)上直接签发意见后再

印制或输出正式文件。

凡属计算机输出的定稿，一是要附发文处理签、二是要

加盖骑缝章，避免弄虚作假，以维护文件的真实性和凭证

性，确实发挥文件的法定效力，但不必重新抄写，否则就破

坏了文件的原貌同时也失去了办公自动化的优势。

检查已归档的文件签发手续是否齐全，如印件是否盖有

单位印章，定稿与正本是否残缺不全等，凡手续不全或缺页

的文件应补齐。

04

本机关的请示与上级机关的批复、下级机关的请示与本

机关的批复是否齐全完整。

如达不到齐全完整，可依照下列几种方法处理：

A.对有批复缺请示的处理。一般来讲，有批复肯定有请

示，如缺请示文件，应认真查询。

一是找承办请示事项的部门或个人查询，二是找发出请

示的单位查询，找出请示后与批复一起归档。

B.对有请示缺批复的处理。此类情况有以下几种处理方

式:

a、有批复但未归档。

一是有关申请添置固定资产、调拨经费的批复文件，一

般习惯于由财务部门或业务部门直接用批复原件去办理划

拨、添置手续，办理完毕后将批复原件和凭证一起归入会计

档案，对此，应明确要求其在手续办理完毕后将批复原件交

文书处理人员归档，并提供批复的复制件与会计凭证一并归

档。

二是批复文件未经正式收文渠道传递，而由经办部门或

经办人员直接取回后留存，对此应要回原件归档。

b、电话批复、口头批复未形成文字，或未批复但实际

上已经办理，既成事实。此类请示文件在归档之前，应由承

办人员在请示文件上注明办理的具体情况，并加盖公章后归

档。

c、直接在请示原件上批复的文件将此份请示文件直接

归档即可。

d、一个问题或一件事情经多次请示才予批复的，将批

复文件所针对的最后一份请示随批复一并归档，前几次请示

文件可不归档。

e、未批复也未办理的请示文件属于正在办理过程中的

文件，可暂不归档但必须妥善保管以备查找。

如此类请示文件较多，已没有批复的可能，可单独整

理。