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行政文员工作职责

一、文件与资料管理

1.文件收发与登记

负责公司内外各类文件的接收、分发，确保文件传递及时、准确。对每份文件进行详细登记，记录文件编号、日期、来源、去向及主题等关键信息，便于日后追溯查询。

每日定时检查电子邮箱，及时收取电子文件并分类归档，避免重要邮件遗漏延误工作。

2.文件整理与存档

定期对纸质文件进行整理，按照既定的分类体系，如部门、年份、文件类型等，将文件有序装入文件夹或档案盒，并贴上清晰的标签注明内容概要。

对电子文件进行同样逻辑的文件夹创建与分类存储，运用专业软件工具确保文件存储格式规范，易于搜索调取，定期备份重要电子文档，以防数据丢失，至少每周执行一次全量或增量备份操作，并检验备份文件的完整性与可用性。

3.文件保密

严格遵守公司保密制度，对涉及商业机密、人事隐私等敏感文件妥善保管，设置加密访问权限，仅限授权人员知悉。文件借阅需履行严格审批流程，详细记录借阅人、借阅时间、归还日期及借阅用途，跟踪文件流向全程，确保文件安全回笼。

二、办公用品管理

1.采购计划制定

定期盘点办公用品库存，结合各部门历史使用数据及近期业务需求预估，每月初制定精准的办公用品采购计划，平衡库存成本与供应及时性，确保常用办公用品存量维持在安全水平，特殊用品提前规划预订，避免紧急采购造成价格劣势或延误使用。

2.采购执行

依照公司采购流程，筛选优质供应商，比对价格、质量、