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园林绿化设计公司合同付款管理办法》

一、总则

1.目的

为规范本园林绿化设计公司合同付款流程，加强财务管理，保障公司与合作方的合法权益，确保合同款项支付的准确性、及时性、合规性，特制定本管理办法。

2.适用范围

本办法适用于公司所有与园林绿化设计项目相关的合同付款事宜，涵盖设计委托合同、物料采购合同、劳务分包合同以及设备租赁合同等涉及资金支付的各类合同。

3.基本原则

（1）合法性原则：合同付款必须严格遵循国家法律法规、财务制度以及公司内部相关规章，确保每笔支付有法可依、有章可循。

（2）合同相符原则：款项支付依据应以合法有效的合同条款为准绳，无合同或不符合合同约定的付款要求一律不予办理。

（3）预算控制原则：所有付款纳入公司预算管理体系，严禁超预算、无预算付款，保障公司资金链健康稳定。

（4）审批严谨原则：建立健全多层级审批机制，明确各环节审批职责，杜绝违规、随意付款现象。

二、职责分工

1.项目负责人

（1）作为项目直接对接人，全程跟踪项目进度，依照合同条款准确判断付款节点是否达成，及时收集并整理付款所需的各类原始凭证，如设计成果交付确认单、验收报告、发票等。

（2）填写《合同付款申请单》，详细说明付款事由、金额、对应合同条款等关键信息，保证申请内容真实、完整，对申请付款的合理性负直接责任。

2.设计部门主管

（1）针对设计类合同付款申请，从专业设计角度审核设计成果是否达标，是否契合项目预期设计要求，核查设计阶段里程碑完成情况，签署专业审核意见，为付款提供设计质量层面的把关。

3.成本控制部门

（1）负责审核付款申请的金额合理性，比对项目预算，检查有无预算外支出、超预算支付情况；结合市场行情及公司成本核算体系，评估物料、劳务等价格是否在合理区间，对成本把控提出专业意见，防止公司资金浪费。

4.法务部门

（1）审查合同的合法性、完整性，重点关注合同付款条款是否存在法律漏洞、歧义；确认付款申请流程及相关文件是否符合法律要求，保障每笔付款的法律安全性，规避潜在法律风险。

5.财务部门

（1）对付款申请进行财务合规性审核，查验发票真伪、核对税务信息，审查财务凭证是否齐全、规范；核算应付款金额，确保账实相符，根据公司资金状况统筹安排资金，按审批通过的金额及时、准确付款。

（2）负责建立并维护合同付款台账，详细记录每笔付款的合同编号、付款日期、金额、付款对象等信息，定期进行财务数据分析，为公司资金决策提供数据支持。

6.总经理

（1）作为公司最高决策层代表，对重大合同付款申请及特殊情况付款进行最终审批，综合考量公司战略规划、资金储备、项目整体效益等多方面因素，把控公司资金流向的全局性与战略性。

三、付款流程

1.付款申请

（1）项目负责人在合同约定付款节点到达前15个工作日内，启动付款申请流程，收集齐全合同原件、成果交付文件、发票等必备资料，如实填写《合同付款申请单》，经自查无误后，依次提交至设计部门主管（设计类合同）、成本控制部门、法务部门进行审核。

2.部门审核

（1）各审核部门收到申请单后，在5个工作日内完成审核工作。设计部门主管着重审查设计成果质量；成本控制部门比对预算与成本；法务部门排查法律隐患，各部门如有异议，应明确标注问题点并退回项目负责人修改完善；无异议则签署审核通过意见，流转至财务部门。

3.财务审核与资金安排

（1）财务部门接到申请单后，3个工作日内完成财务专项审核，确认发票合规、账目不冲突且公司有足额资金安排此次付款后，提交总经理审批；若发现财务问题，及时与项目负责人及相关部门沟通协调解决。

4.总经理审批

（1）总经理收到财务提交的付款申请后，结合公司运营实际情况，在3个工作日内做出审批决定，批准则进入付款环节；否决则注明原因，退回财务部门，由财务通知项目负责人及相关方整改。

5.付款执行

（1）财务部门依据总经理审批意见，在2个工作日内通过银行转账、支票等合规方式完成付款操作，确保款项准确无误支付至合同约定收款账户；付款完成后，及时将付款凭证归档留存，并在合同付款台账上做好记录。

四、特殊情况处理

1.预付款项

（1）对于需支付预付款的合同，项目负责人除按常规准备合同文本外，需额外提交详细的预付款必要性说明及预付款使用计划，经设计部门主管（若涉及设计业务）、成本控制部门、法务部门联合审核通过，再呈总经理审批；财务部门按审批金额支付预付款，后续严格监督预付款使用情况，确保专款专用。

2.紧急付款

（1）因不可抗力或重大项目紧急需求确需紧急付款的情况，项目负责人需紧急提交书面报告，说明事由紧急程度、付款金额、预期影响等关键信息，经总经理特批后，财务部门先行办理付款，但事后5个工作日内补齐全部常规付款申请手续，各审核部门补做审核意见。

3.合同变更导致付款调整