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信息技术的应用给企业档案管理工作带

来活力

（___________单位:___________:___________）

摘要：本文就计算机信息技术的应用给企业档案管理工作带

来了巨大的变化展开讨论，分别从企业档案管理的转变、企业档案管

理集中统一管理等等几个方面阐述了计算机信息技术在企业档案管

理信息化中，不仅有利于维护档案的完整与安全，而且有利于企业进

行科学决策，有助于强化企业管理；还能发挥企业信息的整体功能，

促进企业档案资料的信息交流和资源共享同时，为企业的生产和发展

提供有力的空间保障。

关键词：信息技术应用企业档案管理

0引言

随着信息技术的迅速发展，信息资源数字化、网络化的进程进

一步加快，企业档案管理的建设与研究成为档案界关注的热点。档案

的本质是信息，信息对企业来说至关重要。随着档案信息化建设的逐

步展开，人们越来越多地意识到，档案信息化建设不仅涉及大量管理

问题，还涉及许多从未碰到过的技术问题。对绝大多数档案管理部门，

特别是企业的档案管理机构而言，在实践中单纯依靠其过去的管理模

.

式很难顺利进行有关信息化内容的建设。据作者调查，目前已经或正

在进行档案与数字档案馆建设和档案数字化转换的单位，都不同程度

实现了档案管理的信息化、数字化和网络化。可以认为，各级档案管

理部门在档案信息化建设中利用计算机技术将成为一种普遍性的做

法。从表面看，这是一个技术问题,但实质上它是计算机技术和管理

策略整合的问题。

在现代企业的社会化大生产中，劳动密集型的发展模式已不能

满足于大机器生产的需求，而技术集约型发展那么成为主导。在此过

程中,计算机信息技术将扮演重要的角色。目前，计算机技术广泛应

用于企业生产管理活动的各个领域。人们利用计算机技术可进行产品

的辅助设计(CAD)和辅助制造(CAM)，计算机可参与企业管理系统的文

件制作、统计和数据处理，进而发展成为把集合3C的产品数据管理

系统(PDM)与有关人、财、物、产、供、销的管理信息系统(MIS)和制

造资源计划系统(MRP)等组合在一起的现代企业信息集成系统。

在企业信息集成系统中，计算机信息技术的应用给企业档案管

理工作带来了巨大的变化，具体表现在以下几个方面。

1企业档案载体的转变

在企业实现计算机全程管理后，适时实现了信息数据的共享和

处理。在企业进行的各项管理活动中，电子文件以其快捷的办文速度

度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以无可比拟的优势取

代手工制作。借助计算机辅助设计的产品图纸的存储、查询和修改变

得既快捷又方便。例如，生产或开发一项较大项目的产品就需设计制

.

作大量的图纸，其中许多产品是在现代产品设计的基础上进行优化和

改善而开发出来的，在此情况下，电子图纸比纸质图纸显示出旺盛的

生命力和广阔发展前景，另外，保存电子图纸要比保存底图方便、省

时、省力，具有较大的经济意义。

2实现了集中统一管理

实现了集中统一管理便于保持档案之间的有机联系，发挥其整

体优势，有利于企业档案的保管和利用。这种“集中统一”是个相对

概念，强调的是在总体上和制度上要管住企业档案目录，并不是把一

个企业的全部档案集中到一起，保管在一处库房里，而是在统一领导、

统一制度的前提下，分级负责，分库保存档案实体。这样做有两个前

提条件：一是便于保管，二是便于利用，两者缺一不可。这样既有利

于维护档案的完整与安全，又有利于企业进行科学决策，有助于强化

企业管理，便于企业档案的有效利用。

3企业档案的分类变化

过去的企业关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、

会计档案和人事档案等传统分类方案将被打破，取而代之的是在企业

信息集成系统中对各个管理模块和流程的设置。一份完整详实的档案

信息被放置在各个管理模块中，计算机依照规定指令根据工作需求随

时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同，但可以肯定的

是在计算机管理过程中企业的档案分类更能贴近企业的生产、经营和

管理等各方面状况，分类也将更详细、更科学、更规范。

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