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吾日三省乎吾身。为人谋而不忠乎?与朋友交而不信乎?传不习乎?——《论语》

归档文件整理规则

大家可能不知道这则规则。下面我们来看一下归档文件整理规则是怎样的

吧!

归档文件整理规则

Thearrangementruleofarchivaldocuments

2015-10-25发布2016-06-01实施

国家档案局发布

1范围

本标准了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。

本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书

档案保存的归档文件的整理。其他门类档案可以参照执行。企业单位有其他特

殊规定的，从其规定。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所

注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有

的修改单)适用于本文件。

GB/T18894电子文件归档与管理规范

DA/T1-2000档案工作基本术语

DA/T13-1994档号编制规则

DA/T25-2000档案修裱技术规范

DA/T38-2008电子文件归档光盘技术要求和应用规范

3术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

3.1

归档文件archivaldocument(s)

吾日三省乎吾身。为人谋而不忠乎?与朋友交而不信乎?传不习乎?——《论语》

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件

材料，包括纸质和电子文件材料。

3.2

整理arrangement

将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等(纸质归档文

件还包括修整、装订、编页、装盒、排架;电子文件还包括格式转换、元数据收

集、归档数据包组织、存储等)，使之有序化的过程。

3.3

件item

归档文件的整理单位。

3.4

档号archivalcode

在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和

排列顺序。

4整理原则

4.1归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

4.2归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。

4.3归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机

辅助管理。

4.4归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

5一般要求

5.1组件(件的组织)

5.1.1件的构成

归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件;文件正本与定稿(包

括法律法规等重要文件的历次修改稿)为一件;转发文与被转发文为一件;原件与

复制件为一件;正本与翻译本为一件;中文本与外文本为一件;报表、名册、图册

等一册(本)为一件(作为文件附件时除外);、周报等材料一期为一件;、一般一

次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件;来文与复文(与、与批示、

吾日三省乎吾身。为人谋而不忠乎?与朋友交而不信乎?传不习乎?——《论语》

函与