市场调查及咨询服务公司合同付款管理办法.docxVIP

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市场调查及咨询服务公司合同付款管理办法

一、总则

1.目的

为加强本单位与市场调查及咨询服务公司合同付款的规范化管理,确保付款流程严谨、合规、高效,保障双方合法权益,特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于本单位与所有市场调查及咨询服务公司签订的合同付款管理事宜。

二、合同付款流程

1.付款申请

(1)市场调查及咨询服务公司应按照合同约定的付款节点和条件,向本单位提交付款申请函。申请函应详细说明服务内容完成情况、申请付款金额、对应的合同条款等信息,并加盖公司公章。

(2)同时,需附上相关的服务成果报告、验收证明(如有)、发票等付款依据材料。发票的开具应符合国家税收法律法规及本单位财务要求,包括发票类型、内容、金额准确性等。

2.内部审核

(1)业务部门收到付款申请后,首先对服务公司的服务成果进行初步审核。审核内容包括服务是否按照合同约定的范围、质量标准完成,服务进度是否符合要求等。业务部门负责人应在付款申请上签署审核意见。

(2)财务部门对付款申请进行财务审核,主要检查发票的真实性、合规性,核对付款金额与合同约定及已付款情况是否一致,审核付款申请的手续是否完备等。财务部门负责人签署财务审核意见。

(3)涉及重大合同付款或特殊情况的,需提交法务部门进行合规性审查,法务部门审查合同履行过程中是否存在法律风险及纠纷隐患,并出具审查意见。

3.审批权限

(1)根据合同金额大小设定不同的审批权限。一般情况下,合同金额在[X]万元以下的,由业务部门分管领导审批;合同金额在[X]万元至[X]万元之间的,需经业务部门分管领导审核后,报单位总经理审批;合同金额超过[X]万元的,需经单位总经理办公会议审议通过后,由总经理签署付款审批意见。

(2)审批人应在收到完整的付款申请及审核意见后[X]个工作日内完成审批工作,如有疑问或需要补充材料,应及时与相关部门沟通协调。

4.付款执行

(1)财务部门在收到审批通过的付款申请后,按照单位财务支付流程安排付款。付款方式应符合合同约定,如银行转账、支票等。

(2)财务部门应及时记录付款信息,包括付款日期、付款金额、付款对象、付款凭证编号等,确保财务账目清晰准确。

三、付款周期与时间安排

1.常规付款周期

在收到符合要求的付款申请及完整付款依据后,对于无争议的付款,财务部门应在[X]个工作日内完成付款流程并支付款项。如遇特殊情况,如财务资金紧张、银行系统故障等,付款时间可适当延长,但需及时通知服务公司并说明原因,最长延长时间不得超过[X]个工作日。

2.提前付款与延期付款

(1)如因特殊原因需提前付款,服务公司应提出书面申请,说明提前付款的理由和必要性,并经本单位相关部门审核及领导审批同意后,财务部门方可安排提前付款。

(2)若服务公司未按照合同约定提供服务或存在违约行为,本单位有权延期付款。业务部门应及时与服务公司沟通,要求其限期整改。在整改完成并经本单位验收合格后,再按照正常付款流程办理付款手续。延期付款期间,本单位无需承担逾期付款违约责任。

四、付款监督与风险控制

1.内部监督机制

(1)单位审计部门定期对合同付款情况进行审计监督,检查付款流程是否合规、付款依据是否充分、审批手续是否完备等。审计结果应形成报告,向单位领导汇报,并对发现的问题提出整改建议。

(2)建立内部投诉举报机制,鼓励员工对合同付款过程中的违规行为进行监督举报。对于举报属实的,给予举报人适当奖励;对于违规违纪人员,按照单位相关规定严肃处理。

2.外部风险防范

(1)在合同签订阶段,明确约定服务公司的违约责任,包括但不限于服务质量不达标、逾期交付成果、提供虚假发票等情况下的赔偿责任,以降低付款风险。

(2)密切关注服务公司的经营状况和信用情况,如发现服务公司存在重大经营风险或信用恶化,及时采取措施,如暂停付款、要求提供担保等,保障本单位资金安全。

五、附则

1.本办法由单位财务部门负责解释和修订。

2.本办法自发布之日起施行。如有与本办法相抵触的原有规定,以本办法为准。

[单位名称]

[具体日期]

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