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展览展示服务公司合同付款管理办法

一、总则

1.为规范公司合同付款流程，确保资金安全、合理、高效使用，特制定本管理办法。

2.本办法适用于公司所有涉及展览展示服务的合同付款行为，包括但不限于项目预付款、进度款、尾款等。

二、职责分工

（一）业务部门

1.负责合同的洽谈、签订与执行跟踪，及时向财务部门反馈合同执行进度及相关付款需求信息。

2.按照合同约定及项目实际进展情况，填写付款申请单，并提供完整、准确的付款依据，如发票、验收报告、工作成果证明等。

（二）财务部门

1.审核付款申请单及相关付款依据的真实性、合法性、完整性与合规性，包括核对合同条款、发票真伪、金额计算准确性等。

2.根据公司资金状况及财务预算安排，合理安排付款计划，并及时办理付款手续，确保资金按时、足额支付。

3.负责对合同付款情况进行账务处理，建立健全合同付款台账，定期与业务部门核对账目，确保财务数据准确无误。

（三）管理层

1.对重大合同付款申请进行审批决策，依据公司战略目标、财务状况及项目重要性等因素综合考量，确保付款决策符合公司整体利益。

2.监督检查合同付款管理办法的执行情况，及时发现并解决存在的问题，保障付款流程的顺畅运行与有效控制。

三、付款流程

1.业务部门根据合同约定及项目进度，填写《付款申请单》，详细注明合同编号、付款金额、付款用途、付款依据（如发票号码、验收报告编号等）及收款方信息。

2.业务部门负责人对付款申请进行初步审核，确认付款申请的合理性与准确性，并在《付款申请单》上签字确认。

3.财务部门收到付款申请后，对相关资料进行全面审核，重点审核合同条款与付款申请的一致性、付款依据的完整性与合规性、发票的真实性与有效性等。如审核无误，财务人员在《付款申请单》上签署审核意见。

4.对于金额在[X]元以下的常规付款申请，经财务部门审核后，由财务总监审批签字即可办理付款手续；对于金额超过[X]元的重大付款申请，需在财务总监审核通过后，提交公司总经理或分管副总经理进行最终审批。

5.审批通过后，财务部门依据审批意见安排付款，通过银行转账、支票、汇票等规定方式将款项支付给收款方，并及时将付款凭证归档保存。同时，财务部门应在合同付款台账中详细记录付款日期、付款金额、付款方式、付款凭证编号等信息，以便后续查询与统计分析。

四、付款依据管理

1.预付款：业务部门需提供合同原件及复印件，合同中应明确约定预付款金额及支付条件，同时提供收款方开具的合法有效预付款发票。

2.进度款：业务部门应提交项目进度报告，详细说明已完成的工作内容、工作质量及与合同约定进度的符合情况，经客户或内部验收部门签字确认的验收报告，以及相应金额的发票。

3.尾款：业务部门需提供项目最终验收报告，证明项目已全部完成并达到合同约定的质量标准与交付要求，同时提供全额发票及双方确认的结算清单等资料。

五、特殊情况处理

1.如遇合同变更导致付款金额或付款条件发生变化，业务部门应及时提交合同变更协议及相关说明文件，经财务部门审核后，按照变更后的合同条款执行付款流程。

2.对于因质量问题、违约纠纷等原因需暂缓或拒付合同款项的情况，业务部门应及时书面通知财务部门，并提供详细的情况说明及相关证据材料。财务部门在收到通知后，暂停付款流程，并配合业务部门与收款方进行沟通协商，根据协商结果或法律裁决结果办理后续付款事宜。

六、监督与审计

1.公司内部审计部门定期对合同付款管理情况进行审计监督，检查付款流程是否合规、付款依据是否充分、财务处理是否准确等，及时发现并纠正存在的问题，防范财务风险与舞弊行为。

2.管理层应加强对合同付款工作的日常监督，定期听取财务部门与业务部门关于合同付款情况的汇报，对重大付款事项进行重点关注与跟踪，确保合同付款管理办法得到有效执行。

七、附则

1.本管理办法由公司财务部门负责解释与修订。

2.本办法自发布之日起生效实施，如有与本办法相抵触的原有规定，以本办法为准。

[公司名称]

[具体日期]