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文化传媒公司合同付款管理办法

一、总则

为规范公司合同付款流程，确保付款及时、准确、合规，保障公司与合作方的合法权益，特制定本管理办法。本办法适用于公司所有涉及合同付款的业务活动。

二、职责分工

（一）业务部门

1.负责合同的签订与执行，确保合同约定的工作内容按质按量完成。

2.根据合同条款及业务进展情况，及时提出付款申请，并提供真实、完整的付款依据。

（二）财务部门

1.审核付款申请及相关凭证的合法性、合规性、准确性。

2.负责办理付款手续，确保资金安全、准确支付。

3.对合同付款情况进行账务处理，记录相关财务信息。

（三）管理层

1.对重大合同付款申请进行审批，根据公司资金状况和业务战略做出决策。

2.监督合同付款管理办法的执行情况，确保制度有效落实。

三、付款流程

（一）付款申请

1.业务部门在合同约定的付款条件成就时，填写《合同付款申请表》，详细注明合同编号、合同名称、供应商名称、付款金额、付款事由、付款方式等信息。

2.附上与付款相关的合同原件或复印件（关键页需清晰显示付款条款）、发票、验收报告（如有）、工作成果证明等有效凭证。

（二）部门审核

1.业务部门负责人对付款申请进行初审，确认付款事项与合同约定一致，业务执行无异议后签字确认。

2.涉及多个业务部门协同的项目，相关部门需共同审核并会签。

（三）财务审核

1.财务部门收到付款申请后，对付款金额进行核算，核对发票的真实性、合规性，检查相关凭证的完整性。

2.审核合同条款中的付款条件是否满足，如预付款比例、进度款节点、质保金规定等。

3.根据公司财务状况，确认公司有足够资金支付该款项，并评估付款对公司资金流动的影响。如发现问题，及时与业务部门沟通并退回申请要求补充或修正。

（四）管理层审批

1.财务审核通过后，根据公司审批权限，将付款申请提交至相应管理层进行审批。

2.管理层根据公司战略、预算安排、业务实际情况等综合因素进行审批决策，签署审批意见。

（五）付款执行

1.财务部门在收到管理层审批同意的付款申请后，按照公司财务支付流程办理付款手续。

2.选择合适的付款方式，如银行转账、支票、汇票等，并确保付款信息准确无误，及时向收款方支付款项。

3.付款完成后，财务部门及时登记财务账册，保存付款凭证及相关资料，并将付款结果反馈给业务部门。

四、特殊情况处理

（一）预付款

1.对于合同约定的预付款项，业务部门在申请时需特别说明预付款的必要性和合理性，并提供相关的项目计划或预算安排。

2.财务部门重点审核预付款比例是否符合行业惯例和公司规定，同时关注供应商的信誉和履约能力。

3.预付款支付后，业务部门应密切跟踪合同执行进度，确保预付款项的安全使用，并在后续付款环节中按合同约定扣除已支付的预付款。

（二）进度款

1.业务部门根据合同约定的进度节点申请进度款时，需提交详细的进度报告，说明已完成的工作内容、达到的质量标准以及与合同进度要求的符合情况。

2.财务部门结合业务部门的进度报告和合同条款审核进度款申请，如有必要，可要求业务部门提供第三方机构出具的进度审核意见或客户验收证明。

（三）质保金

1.在质保期届满前，业务部门应提前通知供应商申请质保金退还，并组织相关部门对质保期内的服务或产品质量进行评估。

2.如未发现质量问题，业务部门填写《质保金付款申请表》，附上质量评估报告，按正常付款流程申请支付质保金；如存在质量问题，应根据合同约定扣除相应的维修或赔偿费用后再申请支付质保金。

（四）合同变更导致的付款调整

1.若合同在执行过程中发生变更，涉及付款金额、付款时间或付款条件等调整时，业务部门应及时与合作方签订合同变更协议，并将变更协议提交财务部门备案。

2.付款申请应依据变更后的合同条款进行调整，并详细说明变更原因和调整内容，按新的付款流程重新审批。

五、监督与审计

1.公司内部审计部门定期对合同付款情况进行审计，检查付款流程是否合规，付款依据是否充分，财务处理是否准确等。

2.审计结果向公司管理层汇报，对于发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。

3.建立合同付款投诉举报机制，鼓励员工对违规付款行为进行监督举报，对举报属实的给予适当奖励，对违规行为严肃处理。

六、附则

1.本管理办法由公司财务部门负责解释和修订。

2.本办法自发布之日起生效实施，如有与本办法相冲突的原有规定，以本办法为准。

[文化传媒公司名称]

[发布日期]