汽摩配件公司合同付款管理办法.docxVIP

汽摩配件公司合同付款管理办法

一、总则

为加强汽摩配件公司合同付款管理，规范付款流程，确保资金安全、合理、高效使用，特制定本办法。本办法适用于公司与供应商、服务商等外部合作方签订的各类合同付款管理。

二、职责分工

（一）采购部门

负责与供应商洽谈合同条款，包括付款方式、付款期限等；依据合同约定及验收情况，填写付款申请单并提交相关证明材料；跟进合同执行进度，及时反馈供应商履约情况及付款需求变化。

（二）财务部门

审核付款申请单及相关附件的真实性、合法性、完整性；核对合同条款与付款申请的一致性；根据公司资金状况安排付款计划，办理付款手续；登记合同付款台账，定期与业务部门核对账目。

（三）法务部门

对合同条款进行法律审查，确保付款条款符合法律法规及公司利益；处理合同付款过程中的法律纠纷及风险防范事宜。

（四）管理层

负责审批重大合同付款申请；监督合同付款管理流程执行情况；协调解决合同付款过程中的重大问题。

三、付款流程

（一）付款申请

合同执行部门在合同约定的付款条件成就时，填写《合同付款申请单》，详细注明合同编号、供应商名称、付款金额、付款事由、付款方式、银行账号等信息，并附上合同复印件、验收报告（如有）、发票等相关证明材料。

（二）部门审核

申请部门负责人对付款申请进行初审，确认付款事项的真实性、合理性及与合同约定的一致性，签字确认后提交财务部门。

（三）财务审核

财务部门收到付款申请后，对申请单及附件进行审核，重点审核发票的真伪、金额的准确性、付款手续的完整性以及是否符合公司财务制度和资金预算。如发现问题，及时与申请部门沟通并要求补充或更正。审核无误后，财务部门负责人签字确认。

（四）法务审核（如需）

对于涉及重大法律风险或法律条款复杂的合同付款，财务部门审核后提交法务部门进行法律审核。法务部门审核付款申请是否符合合同约定的法律条款，有无潜在法律纠纷风险，并出具审核意见。

（五）管理层审批

根据公司授权审批制度，金额较小的合同付款由分管领导审批；金额较大或重大合同付款需提交总经理或董事会审批。管理层审批时应综合考虑公司资金状况、合同执行情况、供应商关系等因素，做出批准或驳回申请的决定。

（六）付款执行

财务部门在收到管理层审批通过的付款申请后，按照公司财务支付流程办理付款手续，及时将款项支付给供应商或服务商，并将付款凭证及时归档保存。

四、付款方式与期限

（一）付款方式

公司合同付款原则上采用银行转账、电汇、支票等非现金支付方式，确保付款安全、可追溯。特殊情况下，经公司管理层批准，可采用商业汇票等其他支付方式。

（二）付款期限

严格按照合同约定的付款期限执行付款，不得无故拖延。如因特殊原因需提前或延迟付款，应提前与供应商协商一致，并履行相应审批手续。对于供应商提前交付货物或提供服务且符合合同约定的，可在公司资金许可的情况下适当提前付款，以维护良好的合作关系。

五、特殊情况处理

（一）预付款

对于需支付预付款的合同，采购部门应在合同签订后提交预付款申请，并附上合同原件及相关证明材料。财务部门审核后，按照公司审批权限进行审批。预付款支付后，采购部门应密切跟踪合同执行情况，确保供应商按时履行合同义务。如供应商未按约定履行合同，应及时采取措施追回预付款项。

（二）质保金

合同约定有质保金的，在质保期届满且无质量问题后，由使用部门或质量检验部门出具质保金支付确认书，采购部门据此填写付款申请单，经财务、法务及管理层审批后支付质保金。如在质保期内出现质量问题，应按照合同约定扣除相应质保金或要求供应商承担维修、更换等责任后，再支付剩余质保金。

（三）合同变更与付款调整

若合同执行过程中发生变更，涉及付款金额、付款方式、付款期限等调整的，应及时签订合同变更协议，并按照本办法规定的付款流程重新提交付款申请，经审核审批后执行。

六、监督与检查

（一）内部审计

公司内部审计部门定期对合同付款管理情况进行审计，检查付款流程是否合规、付款依据是否充分、合同执行与付款是否匹配等，对发现的问题及时提出整改建议，并跟踪整改落实情况。

（二）绩效考核

将合同付款管理纳入相关部门和人员的绩效考核体系，对严格执行合同付款管理办法、有效控制付款风险、积极维护公司利益的部门和个人给予表彰和奖励；对违反本办法规定，导致公司资金损失或出现其他不良后果的，追究相关部门和人员的责任。

七、附则

本办法由公司财务部门负责解释和修订。本办法自发布之日起施行，如有与本办法冲突的原有规定，以本办法为准。

[公司名称]

[发布日期]