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文化办公用品公司数据管理办法

一、总则

为加强本文化办公用品公司数据资源的管理，提高数据的准确性、完整性和安全性，保障公司业务的正常开展，依据国家相关法律法规以及公司实际情况，特制定本办法。

二、适用范围

本办法适用于公司内部所有部门、员工以及与公司业务相关的数据处理活动，涵盖数据的采集、存储、传输、使用、共享、备份、恢复、销毁等全生命周期管理。

三、数据分类与分级

（一）数据分类

1.业务数据：包括客户信息、订单数据、销售数据、库存数据、财务数据等与公司核心业务运营直接相关的数据。

2.运营数据：如办公设备使用数据、人员考勤数据、内部流程数据等支持公司日常运营管理的数据。

3.外部数据：从外部获取的市场调研报告、行业数据、供应商信息等用于辅助决策和业务拓展的数据。

（二）数据分级

1.机密级：涉及公司核心商业秘密、战略规划、未公开财务信息、关键客户资料等，一旦泄露将对公司造成严重损害的数据。

2.秘密级：包含公司内部敏感信息，如员工薪酬数据、内部审计报告、部分业务合同等，泄露可能对公司产生较大不利影响的数据。

3.内部公开级：可在公司内部公开传播和使用的数据，如公司规章制度、一般性通知公告、员工培训资料等。

四、数据管理职责

（一）数据管理领导小组

由公司高层领导组成，负责制定公司数据战略规划，统筹协调数据管理工作中的重大事项，监督数据管理政策和制度的执行情况。

（二）数据管理部门（可指定信息管理部门或相关综合部门）

1.制定和完善数据管理制度、流程和标准规范。

2.负责公司数据平台和系统的建设、维护与优化，确保数据的安全存储和高效运行。

3.组织开展数据采集、清洗、整合等工作，保证数据的质量和一致性。

4.对数据进行分类分级管理，实施数据安全防护措施，监控数据访问和使用情况，防范数据泄露风险。

5.为公司各部门提供数据支持和技术服务，协助开展数据分析与应用工作。

（三）业务部门

1.负责本部门业务数据的采集、录入工作，确保数据的真实性、准确性和及时性。

2.依据业务需求提出数据使用申请，在授权范围内合理使用数据，并严格遵守数据安全规定。

3.配合数据管理部门开展数据质量检查、数据治理等工作，及时处理本部门数据相关的问题和异常情况。

五、数据采集

（一）采集原则

1.合法性：数据采集活动应符合国家法律法规以及公司相关规定，不得采集非法、侵权的数据。

2.必要性：根据业务需求确定数据采集范围和内容，避免过度采集无关数据。

3.准确性：确保采集的数据真实、可靠、完整，能够准确反映业务实际情况。

4.及时性：按照规定的时间节点采集数据，保证数据的时效性，以便及时支持业务决策和运营管理。

（二）采集流程

1.需求确定：业务部门根据业务开展需要提出数据采集需求，明确采集的数据类型、来源、用途、频率等信息，并提交数据管理部门审核。

2.方案制定：数据管理部门对采集需求进行评估，结合公司数据管理规范和技术架构，制定详细的数据采集方案，包括采集工具、方法、渠道以及数据质量控制措施等。

3.采集实施：按照采集方案，由相关部门或人员通过合法、合规的途径进行数据采集工作，如系统自动采集、人工录入、数据导入等。在采集过程中，应严格遵守数据质量要求，对采集的数据进行初步审核和校验。

4.数据提交：采集完成的数据应及时提交给数据管理部门进行集中存储和管理，业务部门需提交数据采集的相关记录和说明文档，以便数据追溯和审计。

六、数据存储与传输

（一）存储要求

1.建立安全可靠的数据存储环境，采用合适的存储设备、技术和架构，确保数据的完整性、可用性和保密性。

2.根据数据分类分级结果，对不同级别的数据采取相应的存储安全措施，如访问控制、加密存储、冗余备份等。机密级数据应存储在专用的安全存储区域，严格限制访问权限。

3.定期对数据存储设备进行检查、维护和更新，确保其正常运行和数据安全。同时，建立数据存储日志，记录数据存储操作的相关信息，便于数据审计和故障排查。

（二）传输要求

1.在数据传输过程中，应采用安全加密技术，如SSL/TLS协议等，防止数据被窃取、篡改或泄露。对于机密级数据的传输，应采用更高级别的加密方式，并进行严格的身份认证和授权。

2.建立数据传输审批机制，明确数据传输的发起部门、接收部门、传输内容、传输原因以及预计传输时间等信息，经相关部门和领导审批后方可进行传输。

3.对数据传输过程进行监控和记录，确保数据传输的完整性和准确性。如发现数据传输异常或安全事件，应及时采取措施进行处理，并报告相关部门和领导。

七、数据使用与共享

（一）使用原则

1.授权使用：员工应在获得授权的范围内使用数据，严禁未经授权访问、使用或传播公司数据。

2.目的明确：数据使用应遵循既定的业务目的，不得将数据