采购程序与规范.pdf

引言

致性、效率和合规性。所有相关部门应遵循本规范，以确保采购活

动的顺利执行。

2.采购计划

在采购前，各部门需根据实际需求制定采购计划，包括采购物

品的名称、规格、数量、预算等。采购计划应提交给采购部门进行

审核和安排。

3.供应商选择

采购部门应根据采购计划，对潜在供应商进行调查和评估。评

估因素包括供应商的资质、产品质量、价格、交货时间等。供应商

选择应遵循公开、公平、公正的原则。

供应商提交报价。采购部门应对收到的报价进行分析和比较，以确

保采购活动的合理性。

5.合同签订

采购部门应与选定的供应商签订合同，明确合同条款，包括商

品或服务的规格、数量、价格、交货时间等。合同签订后，采购部

门应将合同副本提交给相关部门进行执行。

6.订单处理与跟踪

采购部门应根据合同约定，生成采购订单，并发送给供应商。

同时，采购部门应对订单的执行情况进行跟踪，确保供应商按时交

付合格的商品或服务。

7.质量控制

如发现质量问题，应及时与供应商沟通，并采取相应的处理措施。

财务部门应根据采购合同和实际交付情况，进行付款和报销处

理。付款申请应包含供应商的发票、合同、验收报告等文件。

9.采购记录与归档

采购部门应建立和维护采购记录，包括采购计划、供应商信息、

报价、合同、订单、验收报告等。相关文件应按照规定的格式和时

间进行归档，以备后续查询和审计。

10.审计与改进

采购部门应定期对采购活动进行审计，以确保采购程序的合规

性和效率。根据审计结果，采购部门应不断改进采购流程，提高采

购效果。

识。同时，采购部门应与其他部门保持良好的沟通，确保采购活动

的顺利执行。

12.附录

本文件附录中提供了相关表格、样例和模板，以方便各部门在

执行采购活动时参考和使用。

以上为采购程序与规范的详细说明，请各部门遵循本规范，确

保采购活动的顺利进行。如有疑问或建议，请及时与采购部门沟通。