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会议服务规章制度

一、前言

会议是组织与沟通的重要手段，为了保证会议的顺利进行，提高会

议效率，特制定本规章制度。

二、会议室的使用

1.会议室的预约

a)会议组织单位应提前向相关部门提交会议室预约申请。

b)预约申请包括会议日期、时间、人数等基本信息。

c)会议室的使用优先顺序为先按预约时间确定，后到先得。

2.会议室的设置与布局

a)需要会议设备（如投影仪、音响等）的，预约时应明确声明，

并提前安排人员进行设备调试与设置。

b)根据会议规模和要求，适当调整会议室的布局，确保与会人员

的舒适度。

c)会议室使用完毕后，应保持整洁，归还设备，并确保消防设施

完好。

三、会议组织与管理

1.会议组织

a)主办单位应提前制定会议议程，并及时通知与会人员。

b)会议议程应明确会议目的、议题内容、发言人、讨论环节等。

c)若需要会议材料和参考资料，要提前准备并发送给与会人员。

2.会议主持

a)会议主持人应具备良好的沟通能力和组织能力，有能力疏导讨

论与冲突。

b)会议主持人应遵守公平、公正原则，确保每位参会人员都能充

分发言。

c)会议主持人应把握好会议的时间，确保会议不延误、不拖沓。

3.会议记录与归档

a)会议记录人员应准备好记录工具并做好备份工作。

b)会议记录应清晰、准确，涉及到重要决策的，应进行逐字记录。

c)会议记录应及时整理、归档，并向与会人员发送会议纪要。

四、会议礼仪与秩序

1.准时出席

a)与会人员应准时参加会议，提前做好准备工作。

b)若因特殊情况无法按时参与，应提前请假并说明理由。

2.遵守会议秩序

a)与会人员应服从会议主持人的指挥，不得打扰会议的正常进行。

b)与会人员应尊重他人的发言权，遵守听取他人发言时的默契。

3.保护会议机密

a)与会人员不得散播与会议内容相关的机密信息。

b)会议材料、记录以及与会人员的个人信息均为保密内容，不得

外泄。

五、奖惩制度

1.优秀会议组织单位

a)会议组织单位在组织与管理方面表现突出的，授予优秀会议组

织单位称号。

b)优秀会议组织单位将获得优先选择会议室的权益。

2.违规处理

a)无故未按时参会或连续迟到三次以上的，将被扣除相关绩效或

受到相应的惩罚。

b)散播会议机密信息者将受到纪律处分，并承担法律责任。

六、总则

本规章制度自发布之日起生效，相关修订事宜由主办单位负责制定

和发布。对于严重违规行为产生的后果，将按照相关法律法规进行处

理。

结束语

会议服务规章制度的出台，为会议的顺利开展提供了明确的规范和

指导。各与会人员应自觉遵守，共同营造良好的会议环境，提高会议

的效率和质量。