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正式版物资管理制度及流程

物资管理制度及流程

为加强公司资产管理，规范物资采购管理，本文制定了物

资管理办法。在物资采购、使用、管理等过程中，要坚持按需

购置、合理使用、妥善保管、厉行节约的原则。资产管理部门

及物资采购人员、使用保管人员必须依照此办法管理使用好各

项物资。

一、物资管理的范畴

本办法所管理的物资范围包括公司内各部门经营、建设、

维护保养、办公所需要的各类设施、设备、低值易耗品、办公

用品、工具、备件以及临时采购使用的各类物资。

二、物资管理工作的原则

物资管理工作要坚持按需购置、合理使用、妥善保管、厉

行节约的原则。在计划采购中，要确保需要、质量优良、价格

合理。在使用中，要正确使用、精心保管、细心保养、尽量延

长设备及物资的使用寿命。在物资管理中，要做好物资的采购

计划、仓储保管和物资的回收利用工作，做到物尽其用，厉行

节约。

三、物资的需求及采购程序

一)采购计划

各部门相关人员根据各部门的实际情况报送部门负责人，

由负责人统一填报《物资采购计划表》。采购部根据各部门上

报的物资需求计划，结合物资在用、库存等情况合理安排采购

时间，同时报财务部备案，预支采购备用金及时采购。采购人

员按物资采购计划进行采购，在采购时要严格按照物资需求的

采购计划执行。对于专用物资及技术专业性较强的物资采购，

需求部门要派专业人员与采购人员共同采购，以保证物资采购

的准确。

二)采购时间

各部门提报物资需求计划时要给采购部门留有采购时间。

常规的物资需求要求提前五日之前提报计划，临时计划用物资

应比使用日期提前一日提报计划。对于突发的临时急需物资的

采购，可不受计划提报时间限制，及时与部门主管沟通，由部

门主管直接向采购部门要求临时采购使用，然后按程序补办计

划手续。

三)采购

各类物资的采购统一由各部门主管负责，采购人员依据批

准的物资采购计划进行采购。采购人员持《物资采购申请表》

到财务部办理借款手续，无《物资采购申请表》财务部不予办

理借款。各部门的零星、临时采购及各种专用物资的采购也必

须填写《物资采购申请表》，按采购程序办理，要严格杜绝无

计划采购、无审批采购。对于不能按采购程序进行管理的临时

突发应急用物品，可在事先向财务部通报后自行采购使用，然

后补办相关计划审批手续。

四)入库与结账

采购的物资应及时入库并做好入库记录。物资采购款项应

及时结算，未结算的物资采购款项不得挪作他用。物资管理部

门应定期对物资进行清点，做好物资的保管和维护工作。

在物资采购完成后，仓库管理员需要进行验收并办理入库

手续。使用部门需要确认采购物品符合质量和使用要求，并进

行签字。只有在办理入库验收后，采购人员才能到财务部报销。

报销的内容应与物资采购计划相符，并记录详细信息和。不符

合质量和使用要求的物品不予报销。

物资采购进货后，仓库管理员需要办理入库手续，才能出

库使用。直接使用的物资需要及时补办物资的出入库手续，并

在入库单上备注说明，不需要另写出库单。使用周期长的物资

需要在填写入库单后登记入账本，大件管理需要定期进行清理

盘点。

物资仓库管理需要做到入库及时、保管得当、帐物相符，

清点准确，记帐及时。需要及时掌握和申报物资的库存情况，

以便及时调整物资的使用和采购计划。

各种专业工具、办公设备等在领用后需要建立使用保管档

案。使用人员需要保证规范使用、妥善保管，不得违章、违规

使用。综合管理部需要定期进行检查，发现问题及时处理。部

门和个人领用的设备、设施、办公用具等需要专人使用专人负

责，使用管理人员工作变动时需要办理使用、管理交接手续，

否则综合管理办不予办理调、离职手续和工资结算。在存以及

临时使用的一次性物资、各种包装物、废弃物需要统一管理并

及时回收利用。报废的设备工具等物资需要及时进行使用价值

鉴定，做好维修再利用和处理工作。物资回收处理收入需要及

时上缴财务并做好记录。

各部门需要根据实际需要申报物资需求计划，需求计划需

要准确、合理。对因虚报、错报而引起的物资采购损失，需要

追究当事人的责任并给予相应的经济处罚。采购人员因不按采

购计划采购、延误采购、错误采购以及采购质量不合格而影响

工期和使用的，需要追究采购人员的责任并给予扣应的经济处

罚。物资需求单位需要根据需要对所需物资的质量、