大学计算机基础 课件 5.6.3 总结与提高.pptx

大学计算机基础——基于计算思维（Windows10+Office2016）5.6.3总结与提高第5章Excel基本应用5.6制作成绩通知单

1.名称的综合应用名称是用来代表单元格、单元格区域、公式或常量的单词和字符串。使用名称的目的是便于理解和使用。在如下的情形下，通常会使用到名称：（1）某一个单元格区域需要在多个公式中重复使用时，我们可以将该单元格区域命名为某个名称，在公式中就可以通过定义的名称来引用这些单元格区域了。（2）在公式复制时，如果引用的单元格区域需要是绝对地址，可将这些单元格区域定义成某一个名称。如在成绩排名中，可以将需要参与排位的数据区域定义成名称“排名区域”，这样，在公式复制时，就不会出现由于没有将引用区域设置为绝对引用而导致排名结果错误的情况。（3）对于公式中需要重复调用的一些其他公式，也可以将被调用的公式定义成名称。

2.合并域的正确显示如果将“詹婷珊”的期末成绩改为“缓考”，而在生成的每个同学的成绩通知单中，可以发现：“詹婷珊”同学的期末成绩显示为0，而不是“邮件合并用数据区域”中的“缓考”。这是因为邮件合并时，以第一条记录的数据类型来决定合并后的数据类型。在生成成绩通知单时，默认“期末成绩”数字型的，因此对应的“缓考”显示为0。要解决上述问题，可以将期末成绩数据设置为“文本”类型。

①在数据源（成绩单数据含图片.xlsx）中，加入一列数据（等级照片），指示每位同学对应的等级照片的存放位置和名称，如图5-70所示。其中，名称“邮件合并成绩区域”指向B4:L41单元格区域。3.将图片作为合并域如果需要将总评等级不用A/B/C/D/F表示，而用图片来替代，可以将图片作为合并域插入到邮件文档中。需要注意的是，图片需要存放在与邮件合并主文档的同一文件夹或下级文件夹中（如邮件合并主文档所在文件夹的下一级文件夹photos中）。操作步骤如下

3.将图片作为合并域②在邮件合并文档（“成绩通知单含图片.docx”）中，打开数据源，插入点放在需要显示照片的位置，单击“插入”选项卡/“文本”组中/“文档部件”按钮，在弹出的列表中选择“域”选项，打开“域”对话框。③在“域”对话框的“域名”列表框中选择“IncludePicture”，在“文件名或URL”下的文本框中输入任意字符（如X），勾选“更新时保留原格式”复选框，单击“确定”按钮，完成照片域的插入。④选择整个文档，按下快捷键Shift+F9，切换为域代码显示方式。⑤选择“IncludePicture”域中的“”X””，单击“邮件”选项卡/“编写和插入域”组/“插入合并域”按钮，在弹出的合并域选择列表中选择“等级照片”。调整图片成合适大小。⑥选择整个文档，按下快捷键Shift+F9，切换到域代码显示方式，可以看到插入的“照片域代码变为“{INCLUDEPICTURE{MERGEFIELD等级照片}}”。

3.将图片作为合并域⑦完成并合并生成结果，将结果保存到与主文档“成绩通知单含图片.docx”的同一文件夹中（如“成绩通知单（图片）结果.docx”）。在“成绩通知单（图片）结果.docx”中选择全部内容，按下F9键刷新，就可以看到图片正确显示出来了，如图所示。

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