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高校办公自动化建设存在的问题及其必要性

高校办公自动化建设存在的问题及其必要性

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高校办公室工作提出了新的要求。下面YJBYS店铺为大家搜索整理了

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办公自动化系统是20世纪80年代初期随着微型计算机技术和计

算机局域网络技术的发展而兴起的一门信息处理系统分支。目前，办

公自动化的概念和意识已广泛地被各类办公人员所接受，办公自动化

系统已深入到现代社会的各个角落，它的出现正改变着传统的事务性

办公业务，改变着人们的观念。随着技术的进步，办公自动化系统的

功能和内涵也在不断地发展和完善，为未来信息化的社会提供一个高

效迅速甚至智能化的办公环境。

一、办公自动化系统OA的定义与作用

办公自动化系统OA是OFFICEAUTO-MATION的缩写，本意为

利用技术的手段提高办公的效率，进而实现办公的自动化处理。狭义

的办公自动化限于文字编辑和处理、文档管理和检索等事务;广义办公

自动化是建立在管理信息系统(ManagementIn-formationsystem简

称为MIS)基础上，其办公业务包括有决策支持系统(DecisionSup-

portsystem)功能。OA软件可解决规范单位的日常管理、增加单位的

可控性、提高单位企业运转的效率的基本问题，范围涉及日常行政管

理、各种事项的审批、办公资源的管理、多人多部门的协同办公、以

及各种信息的沟通与传递。可以概括的说，OA软件跨越了单位具体的

业务范畴，更集中关注于单位企业日常办公的效率和可控性，是单位

企业提高整体运转能力不可缺少的软件工具。

二、我国办公自动化发展现状

进入20世纪90年代中期以后，由于国内经济的飞速发展引发市

场竞争的逐渐激烈，以及政府管理职能的扩大和优化，这一切导致政

府和企业对办公自动化产品的需求快速增长，办公自动化开始进入一

个快速发展的阶段。国内专门从事软件开发的公司也逐渐成长起来，

并专门为政府和企业订做办公自动化系统。由于这些系统是根据用户

的具体需求开发的，需要功能比较完善，并能较好地满足用户的实际

需要。但这是一个巨大而低效的OA市场，具体表现在投资大、效果

不明显;水平低、重复建设多;硬件投入多、软件投入少;模拟手工作业增

加管理负担等。因为开发商水平参差不齐，开发队伍组队模式不合理、

缺乏开发办公自动化产品的经验、用户缺乏对办公自动化产品的认识

等;部分软件产品质量不高，不顾中国企业的运作特点照搬国外技术，

使得实施困难;对OA的理解起点不高，导致OA系统与其他系统集成

度差;用户使用水平低，又不愿花太多的精力投入培训;售后服务不到位;

定做开发又会因用户需求变化要对软件进行不断的修改维护。到最后，

整个软件的性能和可使用性都大大降低，没有耐性的企业索性废弃掉

从而导致项目失败。

从技术来看，普遍存在如下缺点:为用户考虑的少，软件的柔性构

造功能差。当前很多OA软件过分强调了软件之间功能的横向对比，

为用户考虑的实际功能比较少，结果导致软件大而全，真正为用户接

受的功能模块很少。另一方面软件的模块复用性很差，直接影响了软

件的柔性构造功能，当用户的需求改变时，哪怕是轻微的改变，都需

要开发商来解决，从而影响了用户的使用效率，对开发商也是一个极

大的负担。

对于高校而言，校际之间的竞争就意味着内部治理体制和工作效

率之间的竞争。随着学校规模的扩大，假如人员之间、各部门之间的

信息传递仍然停留在原来的有纸化传送的基础上，这种就势必导致低

效落后，影响各部门间的信息流通效率，有必要建立安全、高效的办

公自动化系统。通过对办公自动化系统的研究，把握其发展方向和趋

势，构建高效的办公环境。随着信息技术的不断发展和理论研究的不

断深入，各种新的办公自动化系统设计方案的出现必将对办公自动化

的实施与推广起巨大的推动作用，办公自动化系统必将获得更广泛的

应用前景。