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零售业采购管理制度与流程设计

一、制定目的及范围

为提升零售企业的采购效率，降低采购成本，确保采购工作的规范化与透明化，特制定本采购管理制度。该制度适用于所有零售业务的采购活动，包括日常商品采购、促销商品采购及特殊项目采购等。

二、采购原则

采购活动应遵循以下原则：

1.公正、公平、公开，确保所有供应商在同等条件下参与竞争。

2.采购物资应优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保商品质量。

3.各部门应明确采购责任，申购人与采购人不得为同一人，以避免利益冲突。

三、采购流程设计

1.日常商品采购流程

1.1需求确认：各门店根据销售情况及库存水平，定期向采购部门提交商品需求清单。

1.2采购申请：采购部门根据需求清单填写“采购申请单”，并附上相关的销售数据和库存信息。

1.3审批流程：采购申请单需经过部门经理及财务部门的审批，确保预算合理。

1.4供应商选择：采购部门根据商品类别及市场情况，选择至少三家合格供应商进行询价。

1.5报价评估：对比各供应商的报价、质量及交货期，填写“报价评估表”，并选择最优供应商。

1.6下单采购：审批通过后，采购部门向选定供应商下达采购订单，明确交货时间及付款方式。

1.7验收与入库：商品到货后，由门店或仓库人员进行验收，确保商品数量与质量符合要求，合格后入库。

1.8付款处理：根据合同约定，及时处理供应商的付款，确保良好的合作关系。

2.促销商品采购流程

2.1促销计划制定：市场部根据销售策略制定促销计划，明确促销商品及数量。

2.2需求申请：市场部向采购部门提交促销商品的需求申请，附上促销方案及预算。

2.3快速审批：采购部门对促销商品的需求进行快速审批，确保及时采购。

2.4供应商联系：采购部门联系以往合作的供应商，询问促销商品的价格及库存情况。

2.5促销商品采购：根据供应商的反馈，选择合适的供应商进行采购，确保商品按时到货。

2.6促销商品管理：促销商品到货后，进行专门管理，确保在促销期间的销售顺利进行。

3.特殊项目采购流程

3.1项目需求确认：针对特殊项目，相关部门需提前确认所需商品及预算。

3.2项目申请：项目负责人向采购部门提交“项目采购申请单”，并附上项目背景及预算说明。

3.3审批流程：采购申请需经过项目负责人、部门经理及财务部门的审批。

3.4市场调研：采购部门进行市场调研，了解相关商品的市场价格及供应情况。

3.5供应商选择：根据调研结果，选择合适的供应商进行询价，并进行评估。

3.6合同签署：与选定供应商签署采购合同，明确交货时间、质量标准及售后服务。

3.7验收与反馈：商品到货后进行验收，确保符合项目要求，并对供应商的表现进行反馈。

四、采购文档管理

所有采购活动需建立完整的文档记录，包括采购申请单、审批记录、采购订单、验收单及付款凭证等。文档应分类存档，以备后续查阅和审计。

五、采购绩效评估

定期对采购流程进行绩效评估，主要评估指标包括采购成本、供应商交货及时性、商品质量及采购效率等。根据评估结果，及时调整采购策略和流程，确保采购管理的持续改进。