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制冷设备公司合同付款管理办法

一、总则

为规范制冷设备公司合同付款流程，确保资金安全、合理、高效使用，依据国家相关法律法规及公司财务制度，特制定本管理办法。

二、适用范围

本办法适用于公司与供应商、承包商、服务商等外部合作方签订的各类涉及款项支付的合同。

三、职责分工

（一）采购部门

负责合同的签订、执行跟踪，根据合同约定及项目进度，发起付款申请，并提供相关合同执行依据，如验收报告、交货凭证等。

（二）财务部门

负责审核付款申请的合规性，包括合同条款、付款金额、发票真伪及合规性等；根据公司资金状况安排付款计划，办理付款手续，并进行账务处理。

（三）质量检验部门

对于涉及货物或服务质量验收的合同，负责出具质量检验报告，作为付款申请的重要依据之一。

（四）管理层

负责审批重大合同付款申请，监督合同付款流程的执行情况，确保付款决策符合公司战略和财务状况。

四、付款流程

（一）付款申请

1.采购部门在合同约定的付款节点到达时，填写《合同付款申请表》，详细注明合同编号、供应商名称、付款金额、付款事由、付款方式等信息。

2.附上与付款相关的合同复印件、发票原件及复印件、验收报告（如有）、交货凭证（如有）等资料，一并提交至财务部门。

（二）财务审核

1.财务部门收到付款申请后，首先核对付款申请的完整性，检查所附资料是否齐全。

2.审核合同条款，确认付款条件是否已满足，付款金额是否与合同约定一致。

3.对发票进行真伪查验及合规性审查，确保发票信息与合同及实际业务相符。

4.根据公司资金状况，评估付款对公司资金流动性的影响，如发现问题或疑虑，及时与采购部门沟通核实。审核无误后，财务部门在《合同付款申请表》上签署审核意见，提交至管理层审批。

（三）管理层审批

1.管理层根据财务部门的审核意见，结合公司战略、预算及资金安排，对付款申请进行审批。

2.对于重大合同付款（金额超过[X]万元或对公司有重大战略影响的合同付款），需经公司总经理或董事会审议通过。

3.审批完成后，将审批结果反馈至财务部门。

（四）付款执行

1.财务部门依据管理层审批通过的付款申请，安排付款计划，选择合适的付款方式（如银行转账、支票、汇票等）进行付款操作。

2.在付款完成后，及时将付款凭证进行账务处理，登记相关账目，确保财务数据的准确性和及时性。

（五）资料存档

财务部门负责将合同付款相关的所有资料进行整理、归档，包括付款申请表、合同文件、发票、验收报告、付款凭证等，以备后续审计及查询。

五、特殊情况处理

（一）预付款

对于需要支付预付款的合同，采购部门在申请预付款时，除提供常规付款申请资料外，还需提供供应商的预付款保函或其他担保措施，经财务部门审核、管理层审批后，方可支付预付款。预付款金额原则上不得超过合同总金额的[X]%，且在后续付款中应根据合同执行进度进行相应抵扣。

（二）质量保证金

对于涉及质量保证金的合同，在合同约定的质量保证期届满且无质量问题后，由采购部门提出质量保证金支付申请，附上质量检验合格证明或客户反馈无质量问题的说明，经财务部门审核、管理层审批后，予以支付质量保证金。

（三）合同变更导致付款调整

如因合同变更（包括合同金额、付款方式、付款期限等变更）导致付款需要调整的，采购部门应及时与供应商协商一致，并签订合同变更协议。在申请付款时，需同时提交合同变更协议及相关说明，按照正常付款流程进行审核、审批和支付。

六、监督与审计

1.公司内部审计部门定期对合同付款流程进行审计监督，检查付款申请的合规性、审批程序的执行情况、财务处理的准确性等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。

2.建立合同付款举报机制，鼓励员工对违规付款行为进行举报，对于举报属实的员工给予适当奖励，对违规人员依法依规进行处理。

七、附则

1.本管理办法由公司财务部门负责解释和修订。

2.本办法自发布之日起施行，如有与本办法相悖的公司原有规定，以本办法为准。

[制冷设备公司名称]

[具体日期]