采购物资报检制度.docx

[单位名称]采购物资报检制度

总则

为加强本单位采购物资的质量管控，规范采购物资报检流程，确保投入使用或进入生产环节的物资符合质量要求，保障单位运营及产品质量，特制定本制度。

适用范围

本制度适用于单位内所有通过采购渠道获取，用于生产、运营、办公、项目建设等活动的物资，包括但不限于原材料、零部件、设备、办公用品、劳保用品等。

职责分工

1.采购部门

负责按照采购计划与合格供应商签订采购合同，明确质量标准、验收要求及违约责任等关键条款。

在物资到货前，提前[X]个工作日向质检部门提交《采购物资报检通知单》及相关采购资料，包括但不限于采购订单、供应商资质证明、质量证明文件（如材质报告、合格证等）。

配合质检部门协调供应商处理质量争议、退换货等事宜，跟进后续补货进度。

2.质检部门

依据采购合同、相关标准规范及技术文件，制定详细的检验计划与检验方案，确定抽检比例、检验项目、检验方法等。

在接到报检通知后，及时安排检验人员开展检验工作，原则上常规物资在[X]个工作日内完成初检，复杂设备或特殊物资根据实际情况合理确定检验周期。

如实记录检验数据与结果，出具客观、准确的《采购物资检验报告》，对检验合格的物资发放《物资检验合格放行单》，不合格的出具《不合格物资处理意见单》并明确处置建议。

3.仓储部门

核对到货物资的规格、数量、包装等信息与《采购物资报检通知单》一致性，协助采购部门进行物资暂存管理，做好分区存放标识，防止待检、已检合格及不合格物资混淆。

依据质检部门的放行通知办理物资入库手续，对不合格且未经允许擅自入库物资，仓储负责人承担相应责任；按照《不合格物资处理意见单》协助处理不合格物资的隔离、退换货等物流操作。

报检流程

1.报检通知

采购人员在物资到货并卸至指定待检区域后，第一时间填写《采购物资报检通知单》，详细注明物资名称、规格型号、数量、批次、到货时间、供应商名称等关键信息，签字确认后提交质检部门。

2.资料审核

质检部门收到报检通知及资料后，于[X]小时内完成审核，检查采购文件完整性、质量标准清晰度及供应商资质有效性，资料不全或不符要求时，立即反馈采购部门补齐，逾期未补齐则本次报检流程暂停。

3.检验实施

外观检验：检验人员先对物资外观、包装完整性进行目视检查，查看有无破损、变形、锈蚀、污渍等异常，记录表面瑕疵位置与程度，对涉及外观质量标准的物资（如涂装要求的设备外壳），对照标准色卡、样板检查色泽、光洁度等指标。

尺寸测量：针对机械零部件等有尺寸精度要求的物资，使用卡尺、千分尺、量具等量具，按图纸标注尺寸及公差范围抽检测量，如实记录测量数据，计算偏差值，判断是否在合格区间，抽样数量依据GB/T2828等相关标准或企业内控抽样方案执行。

性能测试：对于功能性物资（如电子产品、电气设备），依据产品说明书、技术协议，在专业测试场地利用检测仪器设备进行通电、功能模拟、老化试验等性能测试，观察运行参数、稳定性、兼容性等指标，记录测试时长、故障现象及恢复情况等测试结果，复杂设备性能测试全程需有详细测试日志。

理化分析：原材料类物资（如钢材、化工原料）按一定比例抽样送实验室，采用光谱分析仪、化学滴定法等手段分析化学成分含量，用金相显微镜、拉伸试验机检测金相组织、力学性能，实验室依标准规范出具理化检测报告作为检验评判依据。

4.结果判定与反馈

质检人员综合各项检验结果，对照质量标准判定物资合格与否，于检验完成后[X]小时内出具《采购物资检验报告》，明确结论并签字，报告一式三份分别交采购、仓储及自留存档。

检验合格的，通知仓储部门办理入库；不合格的，开具《不合格物资处理意见单》，阐述不合格项目、程度及建议处置方式（退货、换货、让步接收、挑选/返工等），当天反馈采购部门启动后续流程。

不合格物资处理

1.退货换货

采购部门依据质检意见，在[X]个工作日内向供应商发出退货或换货通知，明确退货时间节点、换货质量要求，跟踪物流过程确保物资及时退回供应商并催促其尽快补货，补货到货按正常报检流程重检。

2.让步接收

因生产急需等特殊情况拟让步接收不合格物资时，由需求部门提出书面申请说明缘由，经质检、技术、生产等相关部门会审评估对产品质量、后续工序影响，报分管领导审批同意后执行，让步接收物资需单独标识、记录，生产使用中重点跟踪质量波动。

3.挑选/返工

对可通过挑选、返工达到合格标准的物资，采购部门协调供应商安排人员到厂或委托厂内专业班组处理，质检部门监督指导，处理后重检，二次检验费用由责任方承担，仍不合格则作退货处理。

沟通与记录

1.建立采购、质检、仓储及需求部门间的即时通讯群组，及时通报报检进度、检验问题、物资处置动态等信息，每周定期召开简短沟通会协调解决疑难问题，确保流程顺畅。

2.所有报检相关表单、报告、记录等资料由