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物业公司档案管理制度

物业公司档案管理制度6篇

在当今社会生活中，制度在生活中的使用越来越广泛，制度是指

一定的规格或法令礼俗。拟定制度的注意事项有许多，你确定会写吗？

下面是小编精心整理的物业公司档案管理制度，仅供参考，大家一起

来看看吧。

物业公司档案管理制度1

一.制度内容

为做到客户服务部与客户的良好沟通，掌握客户的人员构成、公

司性质、物业费交纳情况等，有必要建立一套综合的客户信息系统，

而客户档案可以协助客户服务部以最便捷的方式提供以上信息。因此，

为充分利用客户信息并管理好这些信息，特建立此制度

二.管理目标

客户档案资料全面、准确、有效。

三.适用范围

客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。

一般客户档案包括以下的资料：

1.收集客户单位资料

2.客户缴费记录包括各样应付之押金

3.客户装修工程文件

4.客户迁入时填具之资料

5.客户资料补充

6.客户联络资料

7.紧急事故联络人的资料

8.客户与管理处往来文件

9.客户违规事项与欠费记录

10.客户维修记录

11.客户投诉记录

12.客户单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)与工作程

序

四.注意事项

1.及时上行下达客户与管理之间的.知识、报告、通知、通报，传

送文件应及时、准确，认真地登记并制作各种表格。

2.协调与客户之间的关系，加强横向沟通;

3.做好与客户有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时

查询及跟进;

4.接听客户投诉，解决客户投诉;

5.接听客户工程报修电话，及时联系修复。

物业公司档案管理制度2

一、档案的建立。

1.1档案的建立按下列流程建立：收集--整理--分类--编号--登记-

-输入电脑--入柜--利用--检查

1.2明确建档内容，实行系统收集、集中管理。

1.2.1房屋档案：包括本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工

程竣工验收资料等;

1.2.2设备设施档案：包括各种设施设备的`线路图纸、使用说明书、

购入使用时间、使用许可证、年检合格证、维修保养合同及维修保养

记录等;

1.2.3业业主主档案：包括业档案：包括业主主入入住住时时所填写所填写的的业业主概况主概况表表、、业主公

约约、、入入住契约住契约、、前前期期服务服务协协议议、、接房登记表接房登记表等。

1.2.4文秘档案：包括业主公约、商家公约、业委会决议、物管政

策法规、市区房管局的文件以及对本物业进行管理的各项规章制度等;

1.2.5员工档案：包括员工供职申请表、简历、身份证复印件、上

岗证、学历证复印件、职称证复印件、工作变动记录、奖惩记录等;

1.2.6财务档案：包括各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税

报表、维修基金使用的预算、计划、业委会批准使用的文件等。

1.3建档要求：制度化、标准化、电脑化。

二、档案管理

2.1为避免档案的损坏、遗失，使重要档案能永久保存，而又方便

经常使用，对使用频率较高的档案实办公室对原始档案进行严密管理，

并保存复印件。

2.2档案管理要求：

2.2.1进行标准化的档案管理。

2.2.2采用多种形式的信息储存方式，如电脑磁盘、胶卷、照片、

图表等，并采用适当的保存方法。

2.2.3加强保密意识培养，确保档案在使用过程中的安全、不丢失、

不泄密。

2.2.4实行档案管理手段的现代化，运用计算机检索手段，开发多

媒体信息查询系统。

2.2.5坚持档案资料收集的系统化。

2.2.6作到档案分类科学化。档案按内容分类，逐一编号，登记造

册，编辑目录，按工作部门分柜保存。

2.2.7实行档案管理工作检查经常化。每季度对档案文件的形成、

积累、整理、归类要进行一次全面的检查。

物业公司档案管理制度3

为使公司重要的文件资料保存完整保密和使用方便，特制订本制

度。

一、档案的分类：

1、一般保密文件：公司的规划文件、会议记录、会议纪要、决议、

决定、委任