《MIT秘书学习要点》课件.pptVIP

*******************MIT秘书学习要点本课程涵盖了秘书工作的基本技能，包括沟通技巧、时间管理、会议组织和文件管理等。课程大纲秘书基础知识介绍秘书职业概述、角色定位、工作职责以及职业发展路径。公文处理学习公文写作规范、格式要求、处理流程以及相关法律法规。办公软件应用掌握常用的办公软件，包括Word、Excel、PowerPoint等，提升工作效率。沟通与人际交往学习有效沟通技巧、人际交往礼仪、团队合作精神以及情商培养。什么是秘书行政支持者秘书是企业或组织中重要的行政支持人员，协助领导完成各种工作。信息管理者秘书负责管理文件、安排会议、处理日常事务，确保工作效率和信息流通。沟通桥梁秘书在领导与下属之间起着重要的沟通桥梁作用，传递信息，协调工作。秘书的角色与职责11.协助领导秘书协助领导处理日常事务，减轻领导的工作负担，提高工作效率。22.沟通桥梁秘书是领导与外界沟通的桥梁，传递信息，协调关系，维护部门形象。33.信息管理秘书负责收集、整理、保管文件资料，为领导提供决策参考。44.行政支持秘书负责会议安排、文件打印、资料整理等行政工作，保障部门正常运转。公文处理流程接收公文秘书负责接收所有送达单位的公文，并做好登记工作。初审公文秘书要对收到的公文进行初步审核，包括查阅公文格式是否规范、内容是否完整等。分发公文根据公文内容和相关规定，秘书将公文分发给相关部门或个人。处理公文秘书应及时处理领导交办的公文，并做好跟踪催办工作。归档公文根据公文的重要程度和保存期限，秘书将公文进行分类归档。会议组织与管理1会议准备确定会议目的，制定议程，准备会议材料，选择合适的会议时间和地点。2会议流程会议主持人引导会议，控制时间，确保有效沟通和决策达成。3会议记录记录会议内容，包括讨论要点、决定事项和行动计划。4会议总结对会议成果进行总结，并跟踪执行情况。有效会议组织能够提升工作效率，促进团队合作，帮助企业达成目标。办公软件应用技能文字处理熟练掌握MicrosoftWord操作，包括文档排版、格式设置、表格制作等。数据分析掌握MicrosoftExcel的基本功能，例如数据录入、公式计算、图表制作等。演示文稿熟练运用MicrosoftPowerPoint制作专业演示文稿，包括幻灯片设计、动画效果、演示技巧等。邮件管理熟悉MicrosoftOutlook操作，包括邮件收发、日程安排、联系人管理等。时间管理技巧时间规划制定合理的计划，安排时间，并定期评估和调整，以确保高效利用时间。优先级排序将任务按重要性和紧急程度进行排序，优先处理重要且紧急的任务，避免时间浪费。时间记录与分析记录每天的时间分配情况，分析时间消耗，并找出时间浪费的原因，以便改进时间管理策略。避免拖延及时处理任务，不要拖延，避免任务积压，影响效率和进度。沟通技巧积极聆听专注于对方话语，理解其含义，表达尊重和重视。清晰表达逻辑清晰，言简意赅，避免歧义，确保信息准确传达。有效反馈及时确认信息，并表达理解和回应，促进双方沟通顺畅。情绪控制保持冷静，避免情绪化，以理性态度应对沟通中的问题和挑战。应变能力培养预测风险识别潜在风险，采取预防措施。了解工作流程，提前预判可能出现的状况。快速反应遇到突发事件，冷静思考，快速行动。沉着应对各种压力，保持高效工作状态。与领导良好关系11.尊重理解尊重领导的指示，理解他们的决策背景，以及他们对工作的期望。22.积极沟通及时汇报工作进展，主动请示问题，并积极寻求领导指导。33.忠诚可靠维护领导声誉，保守工作秘密，在关键时刻能够给予领导有力支持。44.提升能力不断学习提高工作能力，以更有效地协助领导，共同完成任务。职业发展与规划1自我提升不断学习新知识，掌握新技能，提升专业能力。2职业规划明确职业目标，制定发展路径，并不断调整。3绩效评估定期评估个人绩效，找出不足，改进工作方法。4机会把握积极寻求发展机会，勇于挑战，不断突破自我。职业发展规划是秘书职业生涯的重要组成部分，它能帮助秘书更好地了解自身优势和劣势，制定明确的职业目标，并制定合理的行动计划来实现目标。企业文化认知企业文化是公司精神和价值观的集合，它影响员工的行为和决策。了解公司文化有助于秘书更好地理解公司目标，为公司发展做出贡献。熟悉公司文化，能够在工作中更好地与同事沟通，促进团队合作。职业道德修养诚实守信工作中要以诚相待，讲信用，言行一致，信守承诺。忠诚敬业对工作充满热情，尽职尽责，忠于职