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费用报销及款项报支的管理制度
一、为了规范公司费用报销流程,加大内部费用的控制力度,结合本公司的实际情况,特制定本制度。
二、公司费用报销,严格按照以下流程办理:
报销人员按财务要求填写好报销单据;
报相关部门主管复核
报财务部审核;
报公司上级领导审批;
三、各部门报销各项支出,必须凭合法的发票、收据报销,填写报销凭证必须不同的费用应分别填写项目及金额,不得将不同的费用混在一起,发票、报销凭证等应填写规范,不得涂改,否则财务不予报销。报销凭证应注明经办人、费用的用途。各种费用支出必须列明详细的清单,注明费用所属,如公交费及路桥费等必须注明去向日期、地址、事由,快递费单据必须有明确的收件人名称、邮寄地址及邮寄物品的名称或合同号、物品的重量、费用金额及日期等,快递费单据金额不能自行涂改,如填写不清楚的应向投递员索取有效的收据才允许报销。
四、部门需要的办公用品,必须预先填写“采购申请单”,由公司指定部门统一购买,公司“办公费”应严加控制,并妥善使用和保管办公设施和办公耗材,节约各种消耗材料,努力降低办公费用。
五、对各种“业务招待费”开支,应实行“先申请,后应酬”控制办法。费用金额严格控制在限额以内。每次业务招待费,应先报相关部门最高级别领导批准,完善有关手续后,方可开支。招待费用应单独填写报销凭证,不得与其它费用混在一起,并注明用途。未经批准的招待费用,由就餐者个人承担。
六、部门各项借款应注明还款日期和借款事由,所借款项必须及时来财务办理结算手续,一项借款,对应冲销该笔费用,不得将费用报销后,该借款作为下笔借款,需借款时,应另写借条再借。如无特殊原因,财务原则上对员工所借款项在下月工资一律予以扣减。但对经常采购的部门可采取借支一定的限额备用金的方式预借垫支,财务到一定期限清理一次借款。
八、购入材料必须附有仓库经办人签字的”入库单”才允许付款或报销。特殊情况部门购物必须附有购物清单,并有实物验收人签名,并附上预先批准的“申请单”才予以报销;
九、当月费用,应当及时来财务办理报销手续,过期费用,没有特殊原因或未经总经理批准,一律不得报销。
十、所有费用一律要预先申请,经批准后才准予报支。大笔费用开支如广告费、工程费、部门特殊活动所需费用支出等,必须提前申请,经总经理同意,才可支付。申请付款时,必须附上相应的合同和预先审批的申请报告或计划书。
十一、使用支票结算的款项,收款人与出具发票单位名称必须一致,否则,应对方应开具付款委托证明才予以支付。
十二、员工差旅费应按规定标准,差旅费报销按以下规定执行:
1、外出办事当天能赶回公司不需在外住宿的,作外勤。在深圳市区外办事,当天不能回公司的,作出差。
2、员工出差,统一按以下标准报销差旅费:
出差餐费以每人每天按30元标准补助,交通费每天按不超过15元报销,特殊情况超标的应向部门总监申请批准后作调整;
3)住宿费按出差实际住宿天数每人每天不超过150元标准凭发票报销;
4)、其他交通工具报销按相关部门最高级别领导批示报销,对自带车辆外出的,不得报销交通费用;
5)、员工出差因业务需要招待客户的,应按招待费的有关规定请示总经理。出差期间,有报销招待费用的,每餐扣减当天伙食补助;
6)、住宿费、交通费、凭正规发票报销,未超过标准的,不补发给个人,超过部分自负。各项费用均单独计算是否超标准,不能将全部费用合并在一起计算。
7)、员工出差回公司后,应在三天内填写《差旅费报销单》,办理审批手续后到财务部报销。
8)、填写《差旅费报销单》时,应将各项费用分开,据实填写,不得混在一起。对填写不清的,财务部有权不予受理。
9)、连续出差的员工,《差旅费报销单》应分次填写,不能将几次合并在一起报销。
财务部
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