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时间管理案例分析

时间管理案例分析

案例一：浅谈高效管理者的时间管理

一、时间管理的主要方法

1.帕累托原则在时间管理中的运用

在有限的时间和资源下实现目标最大化，是高效管理者工作的重

要原则。时间是实现目标的重要因素之一，为了对高效管理者的时

间进行更好地管理，我们引入帕累托原则。帕累托原则又称做重要

的少数、微不足道的多数，或80对20定律、犹太法则等，是19世

纪末和20世纪初由意大利经济学家及社会学家帕累托提出的，最初

是用于经济领域中的决策。这一原则是说在任何一组东西之中,最重

要的通常只占其中的一小部分，因此对于重要但只占少数的部分必

须分配更多的资源，更注重对它的管理。在时间管理中运用帕累托

原则有助于应付一长列有待完成的工作。将一大堆需要完成的工作

列出优先次序，把最应优先完成的作为工作中的重中之重，各花上

一段时间集中精力把它们完成。

只有这样，那些看起来可能是无法一一完成的工作才能通过我们

所完成的那几件重要工作而得到解决，获得最大的收益。

2.“坐标法”在时间管理中的运用

一个人在同一时间处理两个以上的任务是件极为困难的事情，一

直保持高效更是难上加难，因此管理者应把时间花在重要的、必须

做的任务上，而不是那些并非必须要做的事情之上。

如果以“轻—重”为横坐标，“缓—急”为纵坐标，我们可以建

立一个时间管理坐标体系(见图)把各项事务放入这个坐标体系!大致

可以分为四个类别:重要且紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要

不紧急。

我们通常会把紧急的事情放在第一位，这不是管理时间的有效办

法。在最初，我们可能会重视事情的重要程度，做的是“重要且紧

急”的事情，但应避免习惯于“紧急”状态，否则，我们会不由自

主地喜欢上“到处救火”的感觉，把自己当成“救火队员”，转而

去做那些“紧急不重要”的事情了。

这样一来，我们没有时间去做那些“重要不紧急”的事，而这些

事往往有着更深远的影响。将大部分时间花在“重要而不紧急”的

事情上，可以让我们避免掉进“嗜急成瘾”的陷阱中，更可以避免

在事情变得紧急后才疲于应付。对于高校来说，“重要不紧急”的

事就是教学。确定了教学任务，就明确了围绕教学所需的人、财、

物以及包括学术活动在内的各种活动，高校各个管理层的时间管理

都应围绕这一任务展开。

二、高校管理者的时间管理

高校管理者每天都要面对各种各样的事务，千头万绪，涉及到方

方面面。如何在繁多的事务中抓住重点，以点带面，从而促进相关

工作的开展和完成，时间管理有着重要的作用。科学、规范、有序

的时间管理不仅对高校管理者本人极为重要，对提高整个高校的工

作效率、降低办学成本也极为重要。但因为主观客观上的原因，我

们都习惯了不将时间列入办学成本进行计算。

(一)高校管理者时间管理的必要性

高校管理者为什么要对时间进行管理，这虽是个见仁见智的问题，

但由于很多高校管理者未对时间进行科学有效的管理，往往造成疲

于奔命却大事抓不了、小事抓不到，浪费时间的现象广泛存在，造

成高校管理者时间浪费的原因是多方面的，从主观上说，一方面可

能是因为管理者想做的事情太多，但确因没有科学区分事情的轻重

缓急，甚至缺乏明确的目标，导致各项工作缺乏优先顺序，最后可

能有头无尾;另一方面也可能是因为不擅于授权导致自己不得不花费

大量的时间于具体事务，或因仓促决策导致了整个学校的时间以及

其他资源的浪费。从客观上说，高校管理者浪费时间的原因来自于

上级领导、工作系统以及生活工作条件等方面。不管是何种原因，

高校管理者的时间一旦出现浪费，对整个部门甚至整个高校的伤害

极大，严重的可能会导致部门、单位乃至整个高校低效率重复劳动，

最终成效不彰。为了避免浪费时间的现象重复出现，必须对高校管

理者的时间进行管理。高校管理者永远没有时间做每件事，但应通

过对时间进行管理，保证他们永远有时间做最重要的事。

(二)高校管理者时间管理的内容

高校管理者的时间管理并非是对时间这一资源进行管理，而是对

管理者自身进行管理，通过提高管理者的时间使用效率，减少浪费，

从而达到提高工作效率的目标。对管理者自身进行管理主要包括四

个方面的内容。

1.掌握工作的关键

高校不同层次的管理者尽管工作任务和工作责任不尽相同，但管

理活动却是一致的，可简单归结为三个掌握，即掌握关键工作，掌

握关键人物，掌握关键活动。高校发展目标能否实现的