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贸易公司数据管理办法

一、总则

1.目的

为加强本贸易公司数据资源的管理，提高数据质量，确保数据的安全性、完整性和可用性，促进数据在公司运营管理、决策分析、业务拓展等方面的有效应用，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于公司内部所有涉及数据采集、存储、处理、传输、使用、共享、销毁等数据活动的部门、岗位及人员，以及与公司有业务往来的外部合作伙伴的数据交互行为。

3.基本原则

准确性原则：数据应如实反映业务实际情况，确保数据信息的真实性和可靠性。

完整性原则：数据应涵盖业务所需的全部关键信息，无缺失、无遗漏，保持数据的连贯性和逻辑性。

安全性原则：建立健全数据安全防护体系，防止数据泄露、篡改、丢失等安全事件的发生，保障公司和客户的利益。

及时性原则：数据的采集、更新和处理应及时进行，以满足业务运营和决策的时效性需求。

合规性原则：数据管理活动应严格遵守国家法律法规、行业规范以及公司内部相关制度的要求。

二、数据分类与分级

1.数据分类

业务数据：包括贸易合同数据、客户信息数据、供应商数据、订单数据、物流数据、财务数据等与公司核心业务流程紧密相关的数据。

管理数据：如人力资源数据、办公文档数据、会议纪要数据、绩效考核数据等用于公司内部管理和运营支持的数据。

外部数据：从外部市场调研机构、行业协会、政府部门等获取的数据，如市场行情数据、政策法规数据、行业趋势数据等。

2.数据分级

根据数据的重要性、敏感性和对公司业务的影响程度，将数据分为以下三级：

机密级：涉及公司核心商业秘密、客户隐私、重大财务数据、战略规划等高度敏感信息，此类数据的泄露或不当使用将对公司造成严重损害。

秘密级：包括一般业务数据、内部管理数据中具有一定保密性的信息，如员工薪资数据、合同谈判细节数据等，其泄露可能对公司产生较大不利影响。

内部公开级：可在公司内部广泛传播和使用的数据，如公司组织架构信息、一般性通知公告、产品宣传资料等，对公司的负面影响相对较小。

三、数据管理职责

1.数据管理部门

设立专门的数据管理部门或岗位（如数据管理专员），其主要职责包括：

制定和完善公司数据管理策略、制度、流程和标准，并监督执行。

统筹规划公司数据架构和数据资源分布，推动数据整合与共享平台的建设和维护。

负责公司数据资产的登记、评估和管理，定期开展数据质量检查和评估工作，组织数据清理和优化活动。

协调处理各部门之间的数据需求和数据问题，提供数据技术支持和培训服务。

对接外部数据供应商，管理外部数据的引入和使用，确保数据合规性。

2.业务部门

作为数据的产生者和主要使用者，负责本部门业务数据的采集、录入、审核和更新工作，确保数据的准确性和及时性。

遵循公司数据管理规定，按照数据分类分级要求对本部门数据进行标识和管理，妥善保管数据存储介质。

根据业务需求提出数据共享申请或数据使用需求，配合数据管理部门开展数据整合和数据分析工作。

对本部门员工进行数据安全教育培训，提高员工的数据保护意识和操作规范水平。

3.信息技术部门

提供数据存储、处理、传输等技术基础设施的建设和维护支持，保障数据系统的稳定运行和数据安全防护技术手段的有效性。

协助数据管理部门制定数据技术标准和规范，参与数据架构设计和数据模型构建工作。

负责数据备份与恢复策略的制定和执行，定期进行数据备份演练，确保数据在发生灾难或故障时能够及时恢复。

对数据访问权限进行技术设置和管理，根据数据管理部门的授权要求，为用户分配相应的数据操作权限。

四、数据采集与录入

1.采集规范

明确数据采集的范围、内容、频率和方式，确保采集的数据符合业务需求和数据管理要求。

数据采集应遵循源头采集原则，从业务发生的起始点获取最原始的数据信息，避免数据的二次加工和转抄导致的错误。

建立数据采集质量审核机制，在数据采集环节对数据的准确性、完整性进行初步审核，对于不符合要求的数据应及时修正或重新采集。

对于涉及客户信息等敏感数据的采集，应遵循相关法律法规和道德规范，明确告知数据主体数据采集的目的、用途和保护措施，并获得数据主体的同意。

2.录入要求

数据录入人员应经过专业培训，熟悉数据录入系统的操作流程和数据格式要求，具备一定的数据质量意识和责任心。

录入数据时应严格按照规定的数据格式和编码标准进行操作，避免因格式错误或编码不一致导致的数据混乱。

对录入的数据应进行实时或定期的复核校验，采用双人录入比对、逻辑校验、数据平衡校验等多种方式确保录入数据的准确性。

录入错误数据应及时进行更正，并记录错误原因和更正过程，以便追溯和分析。

五、数据存储与管理

1.存储介质选择

根据数据的重要性、访问频率和存储容量需求等因素，合理选择数据存储介质，如硬盘、磁带、云存储等，并确保存储介质的安全性和可靠性。

2.存储架构设计

构建合理的数据存