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采购部“三定方案”

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1方案采购部“三定”方案

1.1部门名称方案采购部

1.2直接上级总经理

1.3部门职能

全面负责工程设备、材料的采购供给及公司其他物品的采购工作，负责公司各类物资的招标、投标报价、采购供给、委托协作、售后效劳、监造与催交、物资管理和统计核算工作；负责公司办公设备和公司固定资产外的采购、物流管理方法筹划、起草、报审和组织实施。确保各项物资按质、按量、按周期，以最经济的方式采购供给到位，满足生产经营和工程工程需要。

1.4工作范围

1.4.1

起草公司物资采购和物流管理制度

工作方案和目标拟订、执行、检查和修订；

采购月报的编制、执行、检查和修订；

本部门年度和月度费用预算的拟订、执行和控制；

本部门工作流程、管理制度、责任制度的拟订、执行、检查和修订；

本部门人员工作考勤、考核、调配、培训和奖惩；

本部门人员工作安排、检查以及员工招聘的面试；

新进员工的进岗培训、业务指导；

本部门办公用设备、设施的保全以及办公区域环境卫生、工作秩序的保持和平安防范；

参加各部门召开的相关会议，并提出意见和建议；

完成公司领导临时交办的任务。

1.4.2

组织公司相关部门，按ISO9000、ISO14000、OHSAS11000标准要求，开展对物资生产流通企业调查评价，对重要供方进行第二方体系审核，为公司建立供方档案提供资料和支持；

建立物资信息资料库，实施动态管理；

开展市场价风格研并建立分类物资价格库，实施动态管理；

归集与公司业务相关的物资生产制造标准、检验标准、包装标准、保修范围及时间标准、计价标准等；

建立稳定可靠的供货渠道，运输渠道；

建立合同档案，归集合同及附件、招投标书和比价记录、供货质量文件及记录，保持可追溯性；

起草适合公司操作的合法的各类合同范本、标书范本。

定期进行公司体系要求的外审配合以及管理评审工作；

1.4

审核采购申请单/采购申请变更单，依据采购申请单/采购申请变更单开展采购活动；

开展招标的准备工作，如合成招标文件，招标申请书、招标文件、招标工作方案书的初步编制，

招标的开标、商务评标工作；

开展物资设备的密封报价招标工作；

开展物资设备的询价比价采购工作；

参与公司的定标会议，并依据定标意见签署商务合同；

依据合同协助开展设备监造、催交工作；

按照公司制度进行合同履行工作，包括付款、进度联系、交货联系、设计联络会的组织召开、合同变更等工作；

设备厂家协调联系工作，包括设计提资、进度问题、质量问题、设备交货运输、技术效劳等；

开展设备物资的价格分析工作；

定期进行合格供方的再评审工作；

开展工程投标的前期配合工作，包括设备厂家提资、设备询价、技术方案的选定要求的厂家配合联系等工作；

配合工程投标报价；

配合工程投标的标书编制以及设备方面的所有配合工作；

现场设备管理业务指导工作；

协助工程部进行现场设备的保管和对施工单位设备物资部门的管理；

协助公司签定工程采购分包合同。

1.4.4

为工程工程采购的物资和制造的设备，让供货商按要求包装和标识，采取与货物体积重量相适应且经济平安的运输方式，在规定的期限内运达指定的工程现场；

要求供货商办理与托运物资特性相适应的货物保险。

按照质量、环境、平安三体系要求影响设备厂家的运输；

对大件运输进行双方协商，积极配合设备厂家制定运输方案并积极关注运输过程；

对局部需要我方组织转运的设备以及部件及时组织转运，制定运输方案和组织运输；

对现场安装是设备转运以及重大设备及部件吊装积极予以关注，防止出现意外；

1.4

按工程统计汇编采购物资品种和价值总量，进行数据统计分析，为提高采购或投标报价工作质量、降低采购本钱提供依据；

办理采购人员、监造工程师差旅、费、交通费、招待费等部门费用报销事项，统计汇总并监督控制采购费用发生额；

按月以及年度编制资金方案，并组织执行；

按采购合同结算付款条款和采购进度，编制资金使用方案向本部和相关部门报告，办理货款支付事项。

1.4.6

建立与各部门的工作程序，使采购和物资管理工作符合ISO9000、ISO14000、OHSAS11000标准和公司有关规定；

提供投标、采购、监造、包装发运业务支持，接受各部监督；负责组织重要设备采购及外委协作的监造和验收；

参加工程技术联络会，对物资采购方面提出相应的意见和建议；

采购合同提交相关部门评审，重要合同组织会议评审，参与各销售合同评审工作；

向有关部门提交月度采购付款资金方案；及时通报物资到货情况；各有关部门应按月提供当期销售合同汇总表及合同供货清单、工程质量方案、材料消耗定额，相互提供因工作需要对合同及附件的查阅。

1.5岗位和编制