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采购部内部审计报告〔建议：重要性排列、条理清晰〕

下面为我在我公司历时三月的审计报告，有什么意见，请指点指点

加强采购与付款内部会计控制

——关于采购及采购管理审计调查的报告

为了进一步完善公司采购供给流程，促进建立和健全内部控制制度，提高工作效率和有效控制本钱，根据2009年第四季度的工作安排，审计部于2009年10月20日—12月3日对采购部及相关部门的采购情况和采购管理进行了审计调查。此次审计调查重点内容：是否制定采购及采购管理的相关流程、制度并有效执行，采购数量、质量、时间、价格〔询价、议价、定价〕过程的有效控制，有关效率指标的分析〔充分履行岗位职责、自购与年实际采购量的百分比、年采购金额占年销售额的实际百分比、方案采购完成率、新供给商开发个数、错误采购次数〕等。在审计调查前，我们与采购部进行了会议沟通、了解根本情况、制作并送发有关问卷和收集相关制度。在审计调查过程中，我们查阅合同及制度标准、抽查会计凭证、对有关部门提供的数据整理，采用了调查表、询问、实地观察、检查、分析性复核等方法。现将审计调查情况汇报如下。

一、根本情况

采购部现有员工6名，其中总监、副经理、文员和信息员各一名，采购员两名。主要负责全公司原材料、物料、设备等合同签订和采购及供给商管理工作。采购部提供合格供给商名录49位〔含项目10位〕，按发货频率上进行ABCD分类，其中A类17位，B类15位,C类17位。采购部共制定内部管理文件17项，供给商管理文件6项，制定了采购部询价与定价管理标准、询价小组工作流程。制定了相应的供给商管理程序和采购控制程序。每月填制《供给商OEC考评表》进行考评。根据采购方式和结算方式的不同，把采购控制流程分为供给商送货流程和采购员自购流程。在采购时间分配上，制订了《供给商供货时间表》。根据账务管理部提供的数据，2009年2月至10月份共完成采购56元，自购局部757771.56元，占采购总量的2.99%。

共查阅合同65份，34个供给商，其中14个A类供货商；7个B类供货商；4个C类供货商。为保证公司开展的需要，2009年引进新的供货商(合作商)14个〔工程类6个，广告商3个，原材料3个，其他2个〕。

根据2008年、2009年的月定价表物品均价汇总表，104种物品略有下降，168种物品略有上浮，39种物品保持原价，平均上浮3.23%。2009年新增67个品种，减少86个品种。

在原定价上承当了税金〔增加了供货门店〕、由原批发价上7%降到了5%〔增加了供货门店〕。

在开店投入过程中保证质量，通过“货比三家、公开议价”，合同签订价比最低报价节约564654元。

根据合同，物料单价均略有上涨。

根据2008年和2009年7月、8月、9月ERP系统提供的数据，选择了23种自购量较大的物品单价进行同期比拟，平均上浮1.02%。其中泰轮王米，2008年7月份为3.1元/kg,2008年8月份及以后月份为3.24元/kg。大豆油的有关数据还在核对中。

采购部未能提供对询价结果真实性、准确性的抽查报告、质量抽查报告、新供给商资质考评表、过期或沽清事件的处理报告和定价执行情况抽查表。

二、存在的问题

〔一〕、不能提供年度采购计划和部门工作目标。

采购方案是采购管理中“科学采购”的前提条件，无采购方案，公司所需各种物质保质、保量、经济、及时的连续供给得不到有效保障。无工作目标，部门及各岗位年度绩效考评标准不完整。

〔二〕、采购流程有待完善。

通过对采购部的采购控制程序制度的查阅，并制作了相应的流程测试，发现存在以下问题：

〔1〕未制订供给商送货流程管理、自购产品的管理办法。

制订了供给商送货时间表、供给商管理制度，但未表达相应的餐厅订购管理制度。使用部门多以形式的报单，容易造成物品验收环节出现误解。自购的产品由采购人员定点采购，但未进行合同管理，也未列明相应名称、地点和产品规格。餐厅物资采购〔除固定资产、新品外〕金额不管多寡，不需总经理的批复，不符合采购控制程序管理的要求。

〔2〕无采购订单。

未制作采购订单，造成采购部对未完成的采购订单进行合理分析和监督管理。

〔3〕申购单不统一

餐厅报料单不统一，如中餐报单使用统一报料单、水果类及西餐类使用白纸报料，不利于单据的收齐、整理、统计和管理。

〔4〕采购控制程序制度的执行无相关责任人检视、监督。

〔三〕、采购数量、质量、时间、价格过程的有效控制

〔1〕采购时间不到位

我们抽查了相关凭证，申购时间和送货时间与制订的规定有所差异。如：8月93#申购合页3月1日，供给商送货单3月25日，入库单5月9日；8月60#申购挂锁7月2日，供给商送货单7月25日，入库单7月31日。

〔2〕采购的质量、