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工贸公司合同付款管理办法

第一章总则

第一条目的

为加强工贸公司合同付款管理，规范付款流程，确保资金安全、合理、高效使用，保障公司业务顺利开展，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司内所有涉及合同款项支付的业务活动，包括但不限于原材料采购、设备购置、产品销售合同中的退款或返利、服务外包、工程建设等各类合同付款事宜。

第三条基本原则

1.合法性原则：合同付款必须严格遵守国家法律法规、财务制度及公司内部规章，确保每笔付款依据充分、合法合规。

2.预算控制原则：付款应在公司年度预算及合同预算框架内执行，强化预算约束，防止超预算支出。

3.合同相符原则：付款申请、审核、支付等环节均需以生效合同条款为基准，严格对应合同约定的付款条件、金额、时间等要素进行操作。

4.分级授权原则：依据合同金额大小及风险程度，实行分级审批授权，明确各级管理人员职责权限，提高决策效率与风险把控能力。

第二章职责分工

第四条合同承办部门

1.负责合同的起草、谈判、签订及执行跟踪，全面掌握合同履行进度与细节，是付款发起的第一责任主体。

2.依据合同约定及实际业务进展，准确、及时填写《合同付款申请单》，附上完整有效的合同原件或复印件（标注关键付款条款）、验收报告（如有验收要求）、发票、对方履约证明等相关付款支持文件。

3.对付款申请资料真实性、完整性、合规性负责，向财务部门及审批领导详细说明付款事由及业务关联情况，解答疑问。

第五条财务部门

1.审核付款申请的财务合规性，包括但不限于发票真伪查验、金额计算准确性、账务处理合规性、预算列支科目正确性及资金安排合理性等。

2.核对合同关键财务条款与付款申请一致性，如付款金额、支付方式、账期等，确保公司财务数据与合同约定相符，防范财务风险。

3.依据公司资金状况统筹安排付款计划，平衡资金收支，在资金紧张时与承办部门沟通协调，优先保障重点合同、紧急业务付款需求，同时提出合理资金调配建议。

第六条法务部门（若有）

1.审查合同法律效力及付款条款合法性，针对复杂合同条款变更、潜在法律纠纷涉及付款事项提供专业法律意见，保障公司权益免受法律漏洞损害。

2.协助处理因合同付款引发的法律争议，审核相关法律文书，必要时代表公司参与诉讼、仲裁等法律程序，维护公司合法权益。

第七条公司领导

1.根据审批权限，对重大合同付款或超出部门审批额度付款申请进行最终决策，从公司战略、经营全局把控付款风险与合理性，确保资金流向符合公司整体利益与发展规划。

2.监督各部门合同付款管理执行情况，适时调整管理策略与审批流程，优化公司资金运营效率与风险防控体系。

第三章付款申请与审批流程

第八条付款申请

1.合同承办人在合同约定付款节点前[X]个工作日，启动付款申请流程，填写《合同付款申请单》，详细注明合同编号、名称、供应商（或客户）信息、付款金额、付款事由（如到货验收合格、服务期届满、项目进度达某阶段等）、付款方式、收款银行账号等关键内容。

2.按要求将与付款相关的全套资料整理齐全，依序装订附后，如多份合同对应一笔付款，需分别列示合同明细及对应付款分配情况，确保资料完整、逻辑清晰，便于审核查阅。

第九条部门审核

1.承办部门负责人对付款申请进行初审，重点审核业务执行情况与付款申请一致性，确认合同履行进度达标、质量验收合格（适用时）、申请付款符合合同约定且业务需求真实合理，签署审核意见并交部门内财务专员（或指定熟悉财务业务人员）复核成本费用列支情况。

2.部门财务专员核查付款涉及成本核算准确性、费用归属合理性及预算余额充足度，确认无误后签字确认，随申请单流转至下一环节。

第十条财务审核

1.财务部门会计人员接收申请单及资料后，严格对照财务制度及合同条款逐项审核，如发现发票瑕疵（如抬头错误、税率不符、信息模糊等）、金额计算偏差、未按预算科目列支或资金不足等问题，及时标注并退回承办部门限期整改。

2.财务主管或经理进行二次审核，把关财务风险，重点审查资金流动对公司财务状况影响、整体预算执行进度协调，以及潜在税务、汇率（涉及外币支付）等衍生财务问题，审核通过后提交法务部门（如有必要）或直呈公司领导审批。

第十一条法务审核（视情况）

对于重大合同、涉及复杂法律关系或潜在法律风险付款事项，法务部门接到财务转来申请后，研判合同变更、违约条款触发、知识产权权属不清等可能影响付款安全法律因素，出具明确法律审核意见，无异议则反馈财务继续流转，存在法律隐患付款申请退回修正或依规暂停处理。

第十二条领导审批

1.根据公司既定审批权限表，合同付款申请按金额分层级呈送对应公司领导审批。部门经理级审批权限通常设定为小额日常合同款项，金额超出则依次上报分管副总、总经理乃至董事会（重大战略投资合同等）审批。

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