采购管理操作规范及实施细则.docVIP

采购管理制度

第一章总那么

一、目的

为标准公司采购管理工作，加强采购业务工作管理，做到有章可循，预防采购过程中的各种弊端，降低采购本钱，提高采购业务的质量和经济效益。选择和维护合格供给商，确保采购物资质量，特制定本制度。

二、原那么

1、集中采购

2、合同管理

三、适用范围

本制度适用于XXX和各分公司〔以下简称“公司”〕所有物资、物品采购、验收等管理工作。

第二章定义、组织与流程

四、定义

公司的物资、物品包括：

1、所有经营所用的设备、设施、原材料、工具等。

2、办公自动化设备、办公用品、劳保用品等。

五、组织与职责

行政部负责公司所有物资、物品的采购、验收、入库、发放等管理。

各分公司或部门根据业务方案，编制原辅材料需求清单〔品名、厂商、规格、型号〕；大型设备和专业性强的物品要有指定的专业人员验收。

行政部根据各分公司部门报送的物资需求清单，核实仓库存量，结合物资库存平安定额，编制采购方案，报经总经理批准后组织采购。

行政办公室负责编制公司劳保、办公用品的采购和办公设施设备的日常维修申请方案并负责。

采购经办人负责索要发票、办理结算，并对发票的真实性、合法性、完全性负责。

财务部负责日常采购的价格、票据的审查，负责公司所有物资、物品采购的款项支付。

第三章申购与审批权限

六、采购方案管理

1、各分公司及部门要在每月26日之前做好下一个月的物资需求方案，经分公司或部门主管核批后，递交行政部审核后

呈报总经理批准。

2、各部门要在每年12月15日之前做好下一年度的设备修理、物资需求方案，经部门经理核批后，报

财务部汇总，由财务部报呈总经理批准。

3、对于比拟重要、且需求量较大的物资，无论是否已报月度方案、季度方案或年度方案，还应至少在

使用日之前一个月再次上报负责采购部门准备。以期既能保证运营正常、稳定进行，又能防止因资金积压而造成公司资金流的困扰。

4、各部门在填报物资使用方案时，要持勤俭节约、严谨方案之宗旨，仔细核算，不得虚报、乱填；各

级主管要认真核实、签批，并能承当相应责任。

5、对于紧缺、急用物资，应至少提前2日、持部门主管核批后的〈领用单〉与仓库相应的物资管理员

取得联系，以便及时备货、保证使用。

6、严禁当日使用，当日采购。

七、物资、物品申购

1、行政部仓库管理员或分公司负责检查仓库的库存量后做库存统计表，及时申请订短缺的货物，编制《采购申请》。

2、分公司的零星采购工作可先进行，待办理报销时统一完备采购报销手续。大宗采购那么由公司行政部采购按规定程序完成。

3、购置方案内物资、物品时，行政部经理依据库管员上报的库存和使用情况，进行采购方案制定。

八、采购审批权限

对于公司办公用品、清洁用品采购：由行政部采购员与仓库管理员结合后编制《办公、劳保用品采购申请单》，经行政部经理审核，采购金额在100元以内的由行政部经理审批，100元以上的由公司总经理审批后实施采购。

对于分公司：零星、特殊情况、急用的物品，分公司可自行采购，采购金额在5000元/月以内的由店面经理部经理审批；采购金额在5000元/月以上的由总公司总经理审批后实施采购。

对于其它或金额较大的采购：由使用分公司或部门提出申请，经行政部根据仓库情况审核后，交总公司总经理审批后实施采购。

九、采购控制

1、提出采购需求：各分公司联锁店、公司各部门负责确定需采购物资的品种、规格和数量及使用时间。

2、编制《物资申购单》：总公司仓库管理员或各分公司仓库负责人负责检查仓库的库存量后做库存统计表，及时申请订短缺的货物，编制《物资申购单》。

3、编制《采购申请单》：行政部采购员负责寻找采购物资，选择供给商并进行管理，确定价格和帐期，签订合同，编制《采购申请单》，进行估价，经审批后到财务办理采购借支手续。

4、实施采购：行政部负责与供给商进行沟通，付款之前检查价格是否正确，负责按采购物资申请的预期时间到达，为紧急采购物资开辟绿色通道，满足申请部门的需求。

5、验收：采购结束后由提出采购需求及提出物资申购的部门人员对所采购的物资的质量和数量进行验收，验收合格那么在相应的票据反面签字确认并注明验收人及日期；不合格的不予签字确认。

6、入库办理：仓库管理员对验收后的采购物资办理入库手续，再次验收采购物资的重量、数量、规格包装物等，开具相应的《入库单》。做收料单。各仓库或直营店负责保存采购物资和质量保管，控制合理库存量。

7、退货处理：对验收不合格物物资品采取退货处理。

8、审计及付款：行政部经理、财务部会计、公司总经理负责审核采购价格及合同条款对公司是否合理。

财务部负责把采购物资入帐，安排及时付款。

9、职责：各部门负责人负责批准及确认所有的申请单、采购单、检验报告单、收料单和付款单。公司总经理批准所有的申请单、采购单和付款单。

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第四