现代人事档案管理模式.pdfVIP

现代人事档案管理模式

现代企业的人事档案管理越来越成为公司管理的重要部分。

随着企业竞争的不断加剧，人才的争夺也越来越激烈，良好的

人才管理可以推动企业的发展。传统的人事档案管理存在着很

多问题，如档案数据的公正性和准确性难以保证、人力资源部

门管理难度大等。为了解决这些问题，现代企业需要采用科技

手段，优化人事档案管理模式，提高资源利用效率和企业效

益。

一、现代人事档案管理模式的发展趋势

现代人事档案管理模式主要包括人事档案数字化、自主管

理、智能分析、全面协同等多方面的内容。其中，数字化是指

将人事档案从纸质版转化为电子版，实现信息化管理；自主管

理是指挖掘员工自主建档意识，让员工自行管理自己的信息；

智能分析是指通过人工智能技术来进行档案信息的本体抽取、

关系建立和知识提取等分析工作；全面协同是指企业内部部门

之间共享档案信息，协同做好人力资源信息管理工作。

二、数字化管理：规范、科学、高效

经过数字化管理的人事档案，既能够避免纸质档案的塞满

公司各处仓库、难以查询和使用的尴尬境地，还能解决传统人

事档案管理中频繁出现的无法保障档案数据规范性和准确性的

问题。数字化管理可以保证档案的可靠性和实时性，为企业提

供人才储备和人才流动的支持，是企业管理的一大进步。

数字化管理模式需要主要从以下几点来考虑：

1、管理规范性

数字化管理需要规范管理档案信息，制定标准档案元数据、

文件类型、文件命名规范、文件格式等规范，简化人事档案管

理工作成本，方便档案的整理、检索和使用，降低档案管理难

度。

2、保密机制

在数字化管理中，保证人事档案数据的安全与隐私是非常

重要的，需要建立科学的档案保密机制，设置权限管理，防止

不必要的档案泄露。

3、归档管理

数字化管理需要对档案信息进行分类、归档管理，根据档

案图片、录音、视频等不同的格式、不同类型归放到相应的存

储介质上不同的文件夹中，保证档案的归档、检索和销毁的标

准流程的实现。

三、自主管理：员工自助建档

现代人事档案管理需要挖掘员工自主建档意识。当员工有

了自主建档意识以及自助管理能力时，有效的降低了人力资源

管理的压力，提高了员工的工作积极性。

自主管理模式需要主要从以下几点考虑：

1、独立性

员工可以独立管理自己的档案，从申请表、工资卡、员工

福利到人际关系相应的信息，实现档案的自主管理，方便个人

档案的更新、维护和追溯，并且可以在企业变革前进行任何

Info和数据信息文件的备份，以避免数据的遗失和资料的丢

失。

2、系统性

企业需要建立相关的网络平台或者便捷的应用以便员工可

以方便的对自己的档案进行管理处理，可以在手机、PC、电

视、手表等智能设备上随时随地访问，便于员工及时更新自己

的信息，支持多平台操作。

3、维护管理

自主管理中需要制定档案信息的时限保管规定，设定信息

反馈机制，让员工理解档案管理的重要性。同时，还需要对档

案进行归类维护，定期进行清理整理，减少信息混乱和重复，

确保档案质量的高标准。

四、智能分析：提高管理效率

现代人事档案管理模式强调要采用智能化手段进行数据分

析，可以在分析员工的人前、人后表现、离职率等多个指标的

基础上，通过数据分析来管理员工的流动和发展，并给出企业

运营决策的参考建议。

智能分析模式需要主要从以下几点考虑：

1、自动化

智能化的人事档案管理应具备自动抽取、自动识别、自动

分类、自动分析、自动推送等自动化功能，可以通过智能分析

快速进行数据挖掘，从而提高工作效率。

2、可视化

通过人工智能技术对数据进行处理，将处理后的数据呈现

在可视化界面上，可以提高档案数据的传达效果，让相关人员

更好地理解数据，进而做出正确的管理决策。

3、可追溯

智能分析需要保证数据的可追溯性，每一项数据都能够清

晰地了解其来源、分析过程和分析结果，为公司提供数据支撑，

优化管理决策。

五、全面协同：整合人才资源

企业内部人才资源各自部门不同，难免面临人员信息管理

不同的难题。现代人事档案管理模式强调提供协同管理平台，

方便不同部门同步共享人才管理数据。

全面协同模式需要主要从