3.长文档操作与邮件.pptxVIP

长文档操作与邮件

学习目标?掌握样式和级别的概念以及应用文档样式设置方法。?理解域的使用方法。?掌握插入脚注、尾注和题注的方法以及文档内容的引用操作。?掌握文档的分页和分节操作以及文档页眉、页脚的设置。?掌握创建目录与索引的方法。?掌握文档审阅和修订方法。理解邮件合并的概念与基本步骤。掌握利用邮件合并功能批量制作和处理文档的方法。

主要内容设置样式 项目符号和编号 添加注释 页面排版 创建目录 文档的审阅 邮件合并

设置样式-- 应用内置样式单击“开始”选项卡，在“样式和格式”组的快速样式库中显示了多种内置样式，其中“正文”、“标题1”、“标题2”、“标题3”等都是内置样式名称。只要把光标置于要应用样式的文字中，单击样式即可。若样式列表中没有显示所需要的样式，则单击“样式和格式”组右下角的“对话框启动器”按钮，打开“样式”任务窗格。在当前任务窗格中，单击下方的“显示”下拉按钮，在弹出的下拉选项中选择“所有样式”。

设置样式

--修改样式 将内置“标题1”样式的章标题段落修改为：居中、段前和段后间距均为10磅，行距36磅。将正文所有段落首行缩进2个字符。

设置样式

--新建样式 新建样式操作过程如下：（1）在“开始”选项卡中，单击“新样式”下拉列表中的“新样式”命令，打开“新建样式”对话框。

设置样式

--新建样式 （2）在“名称”框中键入新建样式的名称，在“样式类型”下拉列表中选择“段落”、“字符”等样式类型中的一种。（3）设置完成后，单击“确定”按钮。新建的样式名称将出现在“样式和格式”任务窗格中。在“开始”选项卡的“样式和格式”组中也将出现新建的样式名称。

项目符号和编号

--项目符号 项目符号是位于文本或段落首字符前面的符号，主要以点、图形、图标、图片为主。在文档中，用户可以在输入文本时自动创建项目符号列表，也可以给现看本添加项目符号。1.使用项目符号2.自定义项目符号

项目符号和编号

--编号 1.创建编号2更改编号级别3.自定义编号4.多级编号4.多级编号与样式关联

添加注释--插入脚注和尾注 1.插入脚注2.删除脚注

添加注释--插入题注与交叉引用1．插入题注（1）将光标定位到插入题注的位置。（2）单击“引用”选项卡中的“题注”按钮，打开“题注”对话框。（3）根据添加的具体对象，在“标签”下拉列表中选择相应标签，如图表、表格、公式等，单击“确定”按钮返回。

添加注释--插入题注与交叉引用2．交叉引用（1）创建交叉引用（2）更新题注和交叉引用

页面排版--分页1．插入分页符（1）将光标定位到需要分页的位置。（2）在“页面布局”选项卡中，单击“分隔符”下拉按钮，在弹出的下拉选项中，选择“分页符”区域的“分页符”命令，则在插入点位置插入一个分页符。2．分页设置

页面排版--分节插入分节符（1）将光标定位在需要分节的位置。（2）在“页面布局”选项卡中，单击“分隔符”下拉按钮，弹出下拉选项，例如，选择“下一页分节符”选项，则在插入点位置插入一个分节符，同时插入点从下一页开始。

页面排版--设置页眉页脚1．插入相同的页眉页脚２．插入不同的页眉页脚３．插入页码

创建目录--创建标题目录1.使用“目录样式库”创建目录2.使用自定义目录创建目录3.目录的更新与删除

创建目录--创建图表目录（1）将光标定位到目录插入点。（2）在“引用”选项卡中，单击“题注”组中的“插入表目录”按钮，打开“图表目录”对话框。（3）在“题注标签”下拉列表中选择不同的题注类型，例如选择“图”题注。在该对话框中还可以进行其他设置，设置方法与标题目录设置类似。（4）单击“确定”按钮。

文档的审阅--批注与修订

1．批注与修订的设置 用户在对文档内容进行相关批注与修订操作之前，可以根据实际需要事先设置批注与修订的用户名、位置、外观等内容。

文档的审阅--批注与修订

2.批注与修订的操作（1）添加批注（2）查看批注（3）编辑批注（4）删除批注（5）修订文档

文档的审阅--批注与修订

3.审阅修订和批注文档修订完成后，用户还需要对文档的修订和批注状况进行最终审阅，根据需要对修订内容进行接受或拒绝处理。如果接受修订，则在“审阅”选项卡中，单击“接受”按钮，从弹出的选项中选择相应的命令。如果拒绝修订，则单击“拒绝”按钮，再从中选择相应的命令。

文档的审阅--比较文档 （1)在“审阅”选项卡中，单击“比较”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“比较”命令，打开“比较文档”对话框。（2）在“比较文档”对话框中，在“原文档”下拉列表中选择修订前的文件，在“修订的文档”下拉列表中选择修订后的文件。还可以通过单击其右侧的“打开”按钮，在