合同及信息管理方案.pdf

合同及信息管理方案

合同及信息管理方案

一、背景

1.1经过深入了解，公司发现传统的合同管理方式已经无法满

足业务发展的需求，同时也发现信息管理方案的管理方式存在诸多

问题和漏洞，为了更好地管理和使用相关信息，提高管理效率，现

制订该合同及信息管理方案。

二、目的

2.1通过本方案的实施，全面规范合同签订和执行流程，规范

信息管理流程，规范信息保密，提高合同和信息安全性，提高管理

效率，减少管理成本。

三、适用范围

3.1本方案适用于公司的所有业务部门或其授权机构，所有涉

及到合同签订和信息管理的活动均受本方案的约束。

四、合同管理

4.1合同的五笔登记

在合同签订前，需要将各部门的预算指标通过系统录入。合同

签订后，将合同编号、合同名称、合同类型、签订日期、有效期、

我方负责人、乙方负责人等信息录入系统中。

4.2合同签订及审批

4.2.1合同签订

(1)甲方根据公司规定填写合同草案并发送给乙方，由乙方确认

后双方确认并签订正式合同。在签订正式合同前，双方应认真审核

各自享有权益及承担义务的内容，避免漏洞存在。

(2)在合同履行过程中，如果需要对合同进行变更，应按照法律

法规和公司规定的程序进行相关申请和审批。变更完成后，双方应

把变更后的内容在合同上予以书面记录并重新签字、盖章。

4.2.2合同审批

(1)合同的内容需要经过相关部门审核。

(2)审核通过后，签订正式合同。

(3)部门领导签字。

4.3合同履行

(1)合同的履行应按照合同要求认真执行，及时、有效地履行合

同义务。

(2)如需对合同进行变更，应按照规定程序进行，所有变更都需

与公司签订书面变更协议，经部门领导签字后方可执行。

4.4合同归档

合同履行完结之后，将文件按顺序归档并加以保管，保证合同

的完整性和安全性。

五、信息管理

5.1信息流程管理

5.1.1公司最高领导对公司信息负有保密义务。

5.1.2所有对公司信息有获取或使用权的部门、员工、外部人

员均应按照规定要求申请获取或使用信息。

5.1.3对公司信息具有最终权限的人员，应对其所获取的信息

进行保密，不得泄露、外传或透露给其他人员。

5.1.4对于所有数据的备份与抄写，均应有明确目的，实施过

程中应遵守公司规定并避免泄露。

5.2信息保障管理

5.2.1公司应加强信息安全保障管理，采取物理、技术、制度

等多种手段防范信息泄漏、篡改、破坏等情形的发生。

5.2.2对重要的、涉密的或具有竞争性的信息，应设定专门管

理机制，对于信息和存储设备的使用、共享、备份、迁移等过程进

行管理。

5.2.3保留数据应依规定归档，严格按照归档程序操作，将数

据正确、完整、安全的归档，定期进行存储、备份。

六、附件

1.合同草案格式

2.合同模板

七、法律名词及注释

1.合同：是受到法律保护的合法权益，其为了合法权益的保护

而签署的载明合同双方权益义务的协议。

2.审批：在合同签订和变更的过程中，相关部门对合同的内容

进行核对和审核。

3.归档：将合同按照一定的规定进行整理、分类、编号、质检，

并存放在专门的地方。

4.信息保障管理：是通过多种手段，采取物理、技术、制度等

多种手段，保障信息的安全、完整性和可用性，以达到信息的保密、

完整、可靠的目的。

八、可能遇到的困难及解决办法

1.合同变更或取消的影响：合同的变更或取消可能会影响业务

的正常开展，我们需要制定清晰的合同变更和取消方案并征得相关

部门的同意。

2.合同签订的时效性：由于工作的繁忙程度和其他原因，合同

的签订可能会导致拖延或延迟，我们需要严格按照公司规定的时间

节点来推进工作。

3.信息泄露风险：对具有重要、涉密或竞争性的信息，我们需

要在专门的空间内进行保存并设立权限，以控制数据的访问和使用。