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如何做好办公室行政管理工作

一、办公室行政管理工作的内容

企业行政管理人员的主要工作内容包括：管理机构的全面运行；实施规章制度，确保机构内部各项活动的正常开展；监督机构各项工作的履行；负责有关的文件编制；负责有关的事宜的例行性报告；处理突发性事情的处理；负责有关的资料的准备及协调等。

1、企业办公室需要根据其他部门请购计划以及库存情况，并根据相关规定作出适当的储备，收集好各部门的请购计划，根据规定计算价格，及时采购办公用品及日常用品，保证产品质量与价格合理。同时，要对物品出入库进行登记，以确保账目准确无误。

2、企业办公室需要根据维修要求协调或邀请外部技术人员维修，控制维修全过程；各部门负责监督和确认维修质量；所有维修要求记录并跟踪维护结果；对未能按要求完成的维修事项，及时了解情况并报告负责人。

3、为了管理文件档案，可以根据文件不同种类的特性，进行系统编目、使用、传阅控制、分类存放、排列整齐等工作，定期收集、整理和归档各类文件资料，并根据类别、内容、时间顺序等存档管理各部门往来的备忘录、文档和资料。

4、为了管理文件资料的收发和报送，要求把各类文件资料的收发、报送过程在登记薄上作好详细的登记和记录，并及时将各类信息（包括通知和文件）上传下达到其他部门，特别是上级单位信息应登记后及时传递给相关部门。

5、做好会议管理。会议管理包括会前准备、会中服务、会后工作。

6、为了保证正确使用公章，需要坚持“先批准、后用章”的原则，实行严格的审批流程。用章事宜必须报单位一把手批准后方可使用，并由印章专管人员随时监督用章情况。如果由于工作需要，公章需要带出使用，须经主要领导批准。

二、如何做好办公室行政管理工作

（一）明确办公室行政管理和服务的职能要求，奠定开展办公室工作的基础

1.全面熟悉和了解本单位的情况。

为了做好办公室行政管理和服务工作，必须对单位的组织机构、部门职责、人员构成、分工等基本情况有充分的了解。因此，在进入新单位后，要主动挖掘信息，认真开展相关调查，对每个部门的工作职责、工作重点、所需的支持要有清晰的认识，从而更有利于未来的工作开展。

2.保证工作落实。

办公室要有一个计划，在日常工作中将后勤服务保障列入，加强管理对于工作环境、安保以及食堂的监督，收集员工的建议并采取有效方法进行改善，为员工提供优质的生活、工作环境，提高保障的质量。日常事务处理多而杂，涉及内容广泛，面对大小事务混合，不可避免的会出现计划中的冲突，此时要根据重要程度选择性地处理。此外，也要尽快执行上级交办的事务，特别是领导交办的，务必在规定的时间内完成，尽力不可能完成时要向领导说明原因，最终要向领导汇报完成的结果。

作为服务保障部门，办公室要以服务的理念来引导日常工作，要关注他人的问题并及时协助处理，而不是把所有的工作交给其他部门。不仅要注意自己的事情，还要细心协助他人，以便更好的完成工作，避免影响正常工作秩序，甚至影响正常的经营活动。

（二）规范办公室行政管理和服务的方式，建立科学的管理体系

俗话说一切都有章可循，在办公室的行政管理工作中，明确的标准和规范程序、优化的管理体系是必不可少的，它们能够提高工作效率，有助于办公室效能建设。而办公室行政管理中科学管理体系的建立又可以从以下三点进行开展。

1、确立工作标准，推进管理和服务的标准化。

为了实现办公室的标准化建设，应先将办公室的工作梳理出来，并就文件处理、会议安排、档案管理等工作设定标准、规定要求，并明确分工。

为了有效实施长期的工作计划，需要制定详细的工作计划，将长远的计划分解成多个阶段的小计划，并制定具体的工作目标，然后对每个阶段的成果进行测量，步步为营才能实现最终的工作目标。

2、建立管理流程，推进管理和服务体系的科学化。

为了有效地实施工作，我们应当根据部门实际情况来制定岗位责任制，明确岗位的权利和义务；同时，确定工作流程，坚持按照流程办事；此外，还要严格根据实效、动态等原则，优化并分解岗位目标，并根据实际情况，制订不同岗位人员工作的考核内容和标准，不断改善考核程序及办法。

为了更有效地管理单位文件，我们将采取一套文件呈报制度：所有文件先由办公室人员收集，再将其转交至部门负责人处，部门负责人会给出处理意见；最后由办公室上报总经理处，并根据总经理批示将文件下发部门。这样做将可以避免文件处理的混乱，有助于提高工作的效率。

3、发挥协调和督办作用，保证整体工作务实高效运转。

为了保证单位工作的有效和高效，办公室必须强化贯彻协调和督办，做到把各部门的情况综合起来管理，关系协调得当，工作督办得实。这样可以推动办公室工作顺利、高效的运行。

从高处着眼，于细节着手，要有原则而不呆板，又要灵活而不散漫；努力做到协调与沟通同