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长风破浪会有时，直挂云帆济沧海。——李白

电子档案管理人员应具备的知识与技能

在电子时代，要使人类活动的真实记录，不因我们档案人员的无能或疏忽而

遭受损失，这就给我们档案工作者提出一个划时代的大问题。迎接电子文件的挑

战，把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发利用好，并得到长期保

存，使人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续，是我们全体档案工作者应

尽的职责。

一、管理人员的重要性

电子文件归档后形成电子档案的保存和开发利用，都要靠电子文件、电子档

案的形成者及其管理人员实施。没有形成者及其管理人员，一切都无从谈起。因

此，培养一支合格的电子文件、电子档案管理队伍就显得特别重要。

（一）电子档案管理的特殊性

电子档案的管理与纸质档案的管理，有着截然不同的区别，这就造成电子文

件及电子档案管理的特殊性。

⒈信息内容数码化

电子文件、电子档案是将文字、图形、图像、声音等信息，按照一定的格式

转换为数码或符号，进行存储、传输。纸质档案是由文字、图形、图像等直接显

示其信息。这样，管理人员对电子文件、电子档案所记录的信息不能直接阅读，

要靠通过相应的软硬技术还原后才能知晓。管理人员如不懂相应的软硬件技术和

相关设备，就无法管理电子文件、电子档案。

⒉文档处理一体化

电子文件、电子档案和电子计算机软硬件技术及相关设备，有着密不可分的

关系。离开了电子计算机软硬件技术及相关设备，就没了电子文件、电子档案可

言。纸质档案在归档前的文件阶段，档案人员无须过问或参于管理，无须知道文

件产生背景及其印刷等有关技术。待到文件阶段的后期，对那些具有保存价值的

文件，由文书人员进行收集、整理、归档。而电子文件归档必须要了解形成电子

文件的相应软件和设备。在电子文件设计形成阶段，档案人员就要进行指导，使

生产的电子文件能按归档要求归档，并能进行统一管理和长期保存;同时还要了

解具有长期保存价值的电子文件产生背景、数据格式、以及相应的电子计算机软

硬件技术等。电子文件形成后，在使用过程中，档案人员要参于对其管理，熟知

在使用过程中发生的各种情况，并进行积累。要及时按档案整理、鉴定的有关要

求，对电子文件进行收集、整理、鉴定、归档。否则长时期不过问，相关技术发

生了变化，设备陈旧或更新，原来的电子文件，在新的条件下必然读不出来，真

实记录就可能遭受损失。从管理方面看，电子文件、电子档案之间很难划分出明

显的界限。电子文件的形成者，电子档案的管理者，要通力协作，才能保证电子

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文件、电子档案的可存取性、可用性、可理解性。因此，在电子文件时代，文档

一体化管理，势在必行。

⒊保管保存技术化

电子档案的保存要比纸质档案保存复杂的多，纸质档案只要符合保管、保护

条件，就能达到长期保存的目的。而电子档案长期保存就不那么简单。首先要考

虑电子档案可存取性、可用性、可理解性等，这就要求不仅保存电子档案所表述

的信息，而且还要保存相应的软硬件技术及背景信息等。电子档案所依赖的电子

计算机发展很快，设备不断更新，软件技术日新月异，其存储载体性能也不甚耐

久，磁性存储载体常有退磁、粘连等现象，光盘也有矫变和保护膜遭受划伤等现

象。这些都是影响电子档案长期保存的不利因素，需要电子档案的管理人员认真

对待，并且要有一套整的对策、技术和措施。

⒋利用形式多样化

档案的开发利用，是档案工作者重要任务之一。我们保存档案的目的，就是

为了更好