办公室行政统筹管理与助理、秘书高级培训课件.docx

高级秘书、助理技能提升与行政统筹管理

2012年9月7-8日长沙主讲人：王燕

课程内容

新时期办公室工作/办公室管理的三重境界

二、办公室主任(秘书)的职业定位、职业素质、职业技能要求

三、新时期办公室领导艺术四、办公室工作危机处理

五、会议管理/办公室商务礼仪六、办公室公文处理/压力管理

第一部分：

新时期办公室工作

人力资源管理系列课程

办公室

·办公室是各单位内设置的综合性行政机构。

·承上启下，协调左右，联系内外，传递信息，研究政策，辅佐决策。

·办公室的灵魂人物一—办公室主任

(一)新时期办公室工作面临的挑战与机遇

·统筹企业行政管理

·参与重大事项的决策

·谋划企业的运营与发展.....

办公室工作概论

权威性

权威性

及时性

一、办公室的主要特点

纵向性

办公室工作的主要特点：

1.政策性强→要吃准

2.事务繁杂要理清

3.工作标准高→要严格4.业务跨度大→要学习5.工作强度大→要调节

6.被动多于主动→要服从

(二)办公室的地位与职能

中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、

会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。

窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神

面貌，代表着本单位的形象。

枢纽：

联结决策层与执行层的纽带。联结各职能部门的纽带。

职能定位：

行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

管理是

主干

二、办公室的三大功能

组织中枢

沟通桥梁协调是核心

沟通桥梁

服务是

根本幕后英雄

办公室管理工作内容

办公室管理工作内容

资产管理

成本控制环境管理

辅助高管

事务管理

文秘管理

团队建设

“干活不由己，累死也无功”

办会

办会

办文

三、办公室的工作内容

办事

办公室管理工作的关键点

·制度/文书档案管理

·公关/接待管理·会议/活动管理·设备/设施管理·行政费用管理·危机管理

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办公室人员的日常工作(表一)

工作

具体内容

辅助决策

决策是上司的责任，行政管理人员不可替代，但是在上司决策过程中，要发挥辅助作用。

信息工作

行政管理人员要建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，善于广泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用和储存。

文书工作

文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具，也是行政管理重要的经常性工作。

会务工作

凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由行政部门承办。大型会议则可设专门的会议机构，原有的行政部门参与其中，常成为会务机构的组织者。

公关工作

这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待，对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。

办公室人员的日常工作(表二)

工作

具体内容

档案工作

单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。

行政事务工作

包括财务管理、生活管理、环境管理、保安管理、食堂管理、卫生管理、车辆管理及接待工作。

信访接待工作

企业内部来信来访、反映问题、遗留问题处理或外部的投诉

上司交办的其他工作

带有临时性和偶发性，有时也有突发性。如协助上司找人找资料，代表上司接待客人，探望、慰问生病员工，了解、处理某些临时任务等。这也是我们的经常性工作之一，不可视为额外任务。

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办公室管理者六大愿望与难题

有条不紊--应接不暇令行禁止--有令不行人尽其责--推诿扯皮达成目标--半途而废配合默契--缺乏理解精兵强将--残兵败将

不同层次人员的工作重点

类别

基层

中层

高层

例行工作

70%

20%

10%

遵守规定

对例行工作的验收

检查终端的符合性

问题工作

20%

60%

20%

发现，并报告

分析、查找根源，提出解决方案及需要的资源

批准方案提供资源

创新工作

10%

20%

70%

在新的例行工作中创新方法

不走样的复制创新工作，并转化为可操作的程序

新的思路、方向、路

线，否定自己过去，

并试验

是

管理什么

管理

通过指挥他人完成任务的一种艺术!

发现问题

解决问题

管人理事

领导的类型

·一、报时型领导·存在的问题

·1、尽管一切正常，但领导会非常忙碌，很辛苦。

·二、造钟型领导

·给大家造一个钟，让员工自己看几点了，让企业有一种自动运行的机制。

·2、领导不在时，工作·只关注例外、异常、会陷入混乱，没有拍制度框架外的事情

板的人了，大家不知道做什么,怎么做。

办公室管理的三重境界