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《归档文件整理规则》实施细则

1总则

为适应各级机关企业事业单位办公自动化、管理精细化

及

档案管理标准化、规范化、信息化的需要，更好地开发

利用档案信息资源，根据中华人民共和国行业标准《归档文

件整理规则》(DA/T22-2015),结合我省实际，制定本细则。

本细则所称归档文件是指立档单位在其职能活动中形

成的、办理完毕、应当作为文书档案保存的文件材料，包括

纸质和电子文件材料.归档文件整理是指将归档文件以件为

单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件

还包括修整、装订、编页、装盒、排架;电子文件还包括格

式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等）,使之有

序化的过程。

本细则贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利

用”的业务工作方针,简便、高效、科学地开展归档工作。

归档文件应当齐全完整,保管期限划分准确。档案进馆单位

应当按照国家档案局第8号令、10号令要求，执行经当地

档案行政管理部门批准的文件材料归档范围和档案保管期

限表收集归档文件材料.

本细则适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会

组织对应当作为文书档案保存的归档文件的整理，其他门类

档案可以参照执行。企业单位有其他特殊规定的,从其规定.

2整理原则

2。1归档文件整理应当遵循文件的形成规律，保持文

件之间的有机联系.

2。2归档文件整理应当区分不同价值,便于保管和利

用。

2.3归档文件整理应当符合文档一体化管理要求，便于

计算机管理或计算机辅助管理。所使用的档案管理系统应当

符合国家档案局有关档案管理系统软件功能要求及江苏省

有关地方标准规范要求。

2.4归档文件整理应当保证纸质文件和电子文件整理

协调统一.

3一般要求

3.1组件

3.1。1件的构成

本细则以件为归档文件的整理单位。

一般以每份文件为一件。文件正本、发文稿纸、定稿为

一件，法规等重要文件的正文与历次修改稿数量多的，可各

为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，将记载修改过

程的定稿与正文、发文稿纸为一件；正文与附件为一件；原

件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；正文与文件

处理单为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函

与复函等）一般独立成件，也可为一件，经过若干环节、层

次办理的来文、复文,超过两件的，则将所有的来文、复文

分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式,

一册（本)为一件（作为文件附件时除外）；未装订的式样

同一的表格，以一定的单位组合,可装订在一起作为一件;介

绍信存根等一本为一件；

会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，

一本为一件;正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；

同一次会议成套的会议材料各为一件。

3。1.2件内文件排序

归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前,定

稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在

后;中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复

文在前,来文在后.有文件处理单的，文件处理单在前,收文

在后；有发文稿纸的，正本在前，发文稿纸和定稿依次在后。

3.2分类

3。2。1立档单位应当对归档文件进行科学分类，同一

全宗应当保持分类方案的一致性和稳定性.

3。2。2归档文件一般采用年度—机构（问题）-保管

期限、年度—保管期限-机构（问题）等方法进行三级分类。

原执行或参照执行企业档案分类法的企业、事业单位也可采

用“问题——年度——保管期限”的方法分类.分类层次最

多三层，即年度、期限、机构(问题)；最少两层，即年度、

期限.一个单位应当保持分类方案的稳定。

a）按年度分类

将文件按其形成年度分类。跨年度一般应当以文件签发

日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以

及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发

日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨

年度办理的文件归入办结年.当几份文件为一件时，以装订

在最前面的文件落款日期为准。当形成年度无法考证时，年

度为其归档年度,并在备注项加以说明。

b）按机构（问题)分类

将文件按其形成或承办机构(问题）分类。机构分类法

与问题分类法应当选择其一适用，不能同