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制度文件管理制度

一、目的：为了规范各类制度、文件的管理，确保制度、文件的严肃性和时效性，特制定此规定。

二、范围：1.xx有限公司及其下属全资子公司、分公司及其下属公司，控股子公司（以下简称“公司”）的制度以及流程的制定、审核、批准、发布、修订、废止的管理；

2.本规定适用制度为公司规章制度、应急预案等，各部门内部规章制度、流程、岗位说明书、临时性、阶段性且仅局限于部门管理范围的专项规定不纳入本规定的“制度”范围。

三、原则：1.目的性原则：制度的出台是服务于公司管理的需求，杜绝形同虚设的制度；

2.精简性原则：制度结构合理、格式严谨划一、条文简洁精要，杜绝模棱两可的制度；

3.时效性原则：制度的制定、修订、废止应当及时，确保最大程度地贴近管理的需要，但制度更新应当考虑新旧衔接和继承的问题；

4.衔接性原则：公司各部门制定的制度应当与相关法律法规、技术规范、行业指南或规范等为依据，不能有冲突或者违背；

5.规范性原则：制度的制定、修改、废止应当严格遵循程序进行，杜绝随意和随机的管理行为。

四、职责：1.各职能部门或各专业委员会负责制度的制定、修订、相关方意见征集；

2.法务负责制度的风险、合规性审核；

3.公司管理层负责制度的审批、签发；

4.总裁办公室负责制度的下发、存档和废止的管理，特殊文件、制度报上级行政部门备案。

五、制度、流程制定（修订）：1．各职能部门或各专业委员会应当根据公司管理、业务发展等方面的需求，及时制定（修订）相应的制度流程；

2．制度签发后根据该制度的执行范围组织培训；

3．出现下列情形之一的，职责归口部门应当及时制定（修订）相关制度，如未及时制定（修订），总裁办公室可以责成归口部门实施：

(1)管理机制发生较大调整的；

(2)部门管理职能或者管理架构发生较大调整的；

(3)经实践证明是无效的管理制度未及时进行变更或删减；

(4)管理过程出现漏洞。

六、制度文本格式：1.文本结构：目录（可选）、篇、章、节；相应制度正文后附流程和表格；

2.字体字号：制度标题为宋体一号加粗；正文为宋体小四号，正文内小标题加粗；

3.排版格式：页边距上下3cm，左右2.5cm；正文的间距为固定值25磅；

4.序号要求：按程序文件编制的要求编排序号，不使用英文字母。

七、制度审核：1.制度制定（修订）出初稿后，收集制度相关部门对该制度的意见；

2.经法务审核的制度，上报管理层审核；

3.制度审核出现下列情形之一的，应予驳回：

(1)严重偏离建章立制的原则、违法国家相关法律法规的；

(2)制度拟定部门未征集相关部门意见。

八、制度签发：1.各部门根据相关素材进行最终的修订工作后，按流程完成审核，并由管理层签发，总裁办公室对制度文件进行编号归档，发放至指定部门；

2.适用于各部门内部管理的制度，由部门负责人签发。

九、制度编号原则：1.编号由四部分组成，分别为：公司代码（xxx）-制度属性首字母（如产品相关为CP，人事相关为HR，财务相关为CW，技术相关为JS等）-制度编写年份（2025、2025、…）-三位流水号（001、002、…）；

2.文件编号由总裁办公室在完成签发后给定，未经签发的文件不予指定编号。

十、备案存档：所有制度文件必须在总裁办公室存档，重要制度文件及时向上级部门备案。

十一、制度废止：1.新制度出台，原有制度即自动作废；

2.对于废止的制度，新制度应注明被废止制度废止时间。

十二、流程规范：

所有制度草稿文件须在【钉钉】-【工作】-【OA审批】-【行政相关】-【制度文件审批】流程经审批、备案、发放后生效，审批流见下图（示意图）。