制作会议邀请函.pptVIP

第2章制作会议邀请函2.1案例分析在现代商务活动中，商务会议起着越来越重要的作用。越来越多的企业和单位倾向于通过各式商务会议来推动公司之间的商务交流。而商务会议的作用总的来说主要有以下几点。打造公司品牌，提高公司知名度。推广公司的最新产品。增强公司与客户的关系。提高公司人气，方便公司后续工作。而对于会议参加人员来说，邀请函将是他对此次商务会议的第一印象。因此一封大方美观的邀请函将有助于展示会议和主办者的良好形象，向受邀请者展示会议的水平。与其他常见邀请函一样，会议邀请函应遵循其设计的基本原则。首先，邀请函应该简洁、明确地传递出主要的信息，例如会议主题、时间、地点、议程、主办单位等。其次，邀请函外观设计应美观大方，以便激起受邀请者参加会议的浓厚兴趣。最后，应该给受邀请者提供信息反馈的渠道，以便主办方能根据与会者的需求及时做好准备工作。2.2知识点热身本案例主要用到的知识点有页面设置方法、页眉页脚的应用、样式应用等。这些是文档编辑的基本功，几乎所有的文档都需要进行此类操作，故在正式制作邀请函之前，先要了解这些功能的作用。2.2.1页面设置的作用页面设置的主要作用为，使得打印出来的文档更加适合用户的要求。Word中，单击选项卡中的【页面布局】标签，进入【页面布局】选项卡，如图2.3所示。2.2.2样式的特点和作用样式的实质就是Word中段落或字符的一组格式化命令。通过样式功能，用户可以简化段落或文字的格式编排步骤，极大地节约调整文档格式的时间，并保证了文档格式的一致性。对于长文档来说，保持格式的统一是一项十分耗费精力的工作，稍不留神就会犯错，而通过固定的样式就可以解决这个问题。只要通过对某一特定样式的修改，就可以全部改变文档中所有应用过该样式的所有文本，而且用户还可以使用【替换】功能来替换样式。1Word2007中，单击选项卡中的【开始】按钮，打开【样式】选项卡，如图2.4所示。将光标置于文档中需要修改处，然后单击【样式】功能卡中的任意样式即可将该样式应用于当前段落或所选文字。22.2.3页眉、页脚的作用页眉是位于页面上边距与纸张边缘之间的图形或文字，页脚则是页面下边距与纸张边缘之间的图形或文字。页眉、页脚处既可以插入文本，也可以插入图形对象，一般用来放置页码、日期、标题、作者及美化内容等。图2.5及2.6是本实例的页眉及页脚截图。2.3具体操作步骤对所用知识点有了初步了解后，下面进入邀请函制作阶段。为了使邀请函更加美观，将其设计为彩色版本。在输入具体内容之前，需要先对整个文档结构进行适当设置，以方便后续工作展开。首先进行页面设置部分。2.3.1进行页面设置页面设置主要规定文档页面的整体框架，主要包括纸张大小、页边距等的设置。页面设置可以确定文档的结构框架，是编辑一个美观大方文档的基础。故在编辑正文前做好页面设置的工作可以使后期的工作更加有条理。下面开始设置步骤：2.3.2修改样式为了提高工作效率、避免格式混乱，并方便以后对文档的修改，用户需要提前设计出样式。Word2007自带部分常用样式，如果这些样式不能满足用户需要，那么就需要自己创建新样式。本实例中主要设计会议介绍和议程所用到的样式。下面开始样式设计工作：2.3.3制作页眉和页脚页眉、页脚的特点是每页都相同，故用户只需设计一次即可。这可以大大提高工作效率，所以用户可以把一些需要重复的内容放入页眉页脚，比如标题、页码位置、装饰图片等。本实例中页眉主要是会议标题，并起到美化整个文档的作用，而页脚主要用来提供会议主办方联系方式等实用信息。下面开始制作页眉和页脚：2.3.4利用样式快速编辑会议内容下面利用前面创建的样式编辑会议主内容。运用样式的优点是格式统一，不易出错，而且可以提高工作效率，且方便日后的修改。这里主要对会议的介绍内容、会议的议程进行编辑，使收信人可以对会议内容和安排有适当了解。下面利用样式对会议内容进行编辑。2.3.5编辑邀请信内容作为一种商务信函，邀请信内容要求正式、简练、切中要点，避免口语用语。前面的工作完成了邀请函宣传页的制作，下面将进入邀请信的制作：2.3.6插入表格制作与会人员调查表作为一封会议邀请函，被邀请者的信息反馈是必须的。这些信息可以帮助主办方适时掌握与会人员的信息，及时做好准备工作。所以调查表需本着实用的原则进行制作。本实例中的会议属于技术研讨型会议，通常会是以公司为单位的与会团体，故调查表应该掌握与会者的姓名、单位、职务、联系方式等必要信息，以便在会议席位、食宿方面做出调整。这样才可以做到工作有条不紊，体现出一个高水平会议的风格。1下面开始制作与会人员调查表。22.3.7美化文档结构邀请函的主要内容基本完成。但由于缺少