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非淡泊无以明志,非宁静无以致远。——诸葛亮
合同档案管理制度(通用)
第一条目的
为加强合同档案的管理,确保合同档案的完整性、准确性和安
全性,根据《合同法》和《档案法》,结合公司实际情况,制定本
制度。
第二条适用范围
本制度适用于公司签订的所有合同档案的管理工作。
第三条职责分工
3.1合同管理部门负责合同档案的收集、整理、归档和保管工作
。
3.2各业务部门负责提供合同签订、履行过程中的相关资料,并
协助合同管理部门进行合同档案的管理。
3.3人力资源部门负责对合同档案管理人员的培训和考核工作。
3.4法律顾问负责对合同档案的法律审查工作。
第四条合同档案的收集
4.1合同管理部门应当及时收集合同签订、履行过程中的相关资
料,包括但不限于合同文本、合同审批单、合同履行过程中的往来
函件、会议纪要等。
4.2各业务部门应当将合同签订、履行过程中的相关资料及时提
交给合同管理部门。
第五条合同档案的整理
其身正,不令而行;其身不正,虽令不从。——《论语》
5.1合同管理部门应当按照合同类型、合同编号等标准对合同档
案进行分类、编号。
5.2合同管理部门应当对合同档案进行整理,确保合同档案的完
整性、准确性和可追溯性。
第六条合同档案的归档
6.1合同管理部门应当将整理好的合同档案及时归档,并按照档
案管理规定进行存放。
6.2合同档案的归档工作应当符合国家档案管理的相关规定。
第七条合同档案的保管
7.1合同档案的保管期限自合同履行完毕之日起计算,具体期限
按照《档案法》的规定执行。
7.2合同管理部门应当采取措施,确保合同档案的安全,防止合
同档案的丢失、损毁或者泄露。
7.3合同档案的借阅、复制、销毁等操作应当严格按照公司档案
管理制度执行。
第八条合同档案的利用
8.1合同档案的利用应当遵循国家档案管理的相关规定,确保合
同档案的保密性和安全性。
8.2合同档案的利用包括但不限于合同履行、合同纠纷处理、合
同审计等。
第九条合同档案的销毁
博学之,审问之,慎思之,明辨之,笃行之。——《礼记》
9.1合同档案的销毁应当严格按照公司档案管理制度执行,并报
经公司领导批准。
9.2合同档案的销毁应当采取安全、环保的方式进行。
第十条附则
10.1本制度自发布之日起施行。
10.2本制度的解释权归公司所有。
附件:《合同档案管理流程图》
=====本合同更广泛的场景,特设场景及条款=====
特殊应用场合及增加条款:
1.国际贸易合同
场合:适用于跨国贸易的合同,涉及不同国家的法律、货币、
文化等因素。
增加条款:
法律适用条款:明确合同适用哪个国家的法律。
货币结算条款:规定交易货币种类及汇率变动处理方式。
语言版本争议解决条款:当合同有多语言版本时,明确以哪个
版本为准。
海关关税及税收条款:规
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