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《OA系统操作手册》课件

OA系统概述

OA系统基本操作

流程管理

文档管理

任务管理

通讯录管理

日程管理

系统设置与安全

contents

目

录

01

OA系统概述

定义

OA系统（OfficeAutomationSystem），即办公自动化系统，是一种基于计算机技术和网络技术，用于提高办公效率、降低办公成本、实现办公自动化的软件系统。

功能

OA系统通常包括公文管理、流程审批、会议管理、任务管理、通讯录管理、日程管理、文档管理等功能模块，旨在实现办公流程的自动化、标准化和规范化，提高工作效率和质量。

第一阶段

纸质文档电子化。早期的OA系统主要实现纸质文档的电子化存储和检索，方便用户查找和使用。

第二阶段

工作流程自动化。随着技术的发展，OA系统开始实现工作流程的自动化，包括流程定义、流程审批、流程监控等功能。

第三阶段

协同办公与知识管理。现代的OA系统不仅关注工作流程的自动化，还强调协同办公和知识管理，支持多人协作、信息共享和知识沉淀。

政府机构通常需要处理大量的公文和审批流程，OA系统可以提高政府机构的办公效率和质量，降低行政成本。

政府机构

企业单位需要处理各种业务流程和内部沟通，OA系统可以帮助企业实现业务流程的自动化和规范化，提高工作效率和质量。

企业单位

教育机构需要处理大量的教学文档和行政流程，OA系统可以方便教育机构进行文档管理和流程审批，提高教学和行政效率。

教育机构

其他组织如医疗机构、科研机构等也可以利用OA系统提高办公效率和质量，降低运营成本。

其他组织

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OA系统基本操作

在浏览器地址栏输入OA系统网址，进入登录界面，输入用户名和密码，点击“登录”按钮。

登录方法

退出方式

注意事项

点击系统界面右上角的“退出”按钮，即可安全退出OA系统。

为保护账户安全，建议不要在公共场所或网络上使用OA系统，并定期更换密码。

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02

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展示OA系统的主要功能和待办事项，方便用户快速了解和处理工作。

位于系统界面左侧，提供各功能模块的快捷入口。

提供常用操作按钮，如新建、编辑、删除、查询等。

用于数据录入和编辑，提供多种字段类型和表单布局方式。

主界面

导航栏

工具栏

表单界面

流程发起

流程审批

文档管理

通讯录管理

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选择相应流程模板，录入流程信息，上传附件，提交流程申请。

对待审批流程进行查看、处理和转发，可根据需要填写审批意见。

上传、下载、编辑和共享文档，支持多种文件格式和版本控制。

维护个人和公共通讯录，方便查找和联系同事。

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流程管理

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流程定义是对企业业务流程的抽象描述，包括流程的基本信息、节点信息、流转规则等。

流程定义的概念

通过流程图、状态机、BPMN等方式进行流程定义，确保定义的准确性和易理解性。

流程定义的方法

需要明确流程的输入、输出、处理过程、异常处理等，同时要考虑流程的灵活性和可扩展性。

流程定义的注意事项

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流程实例化的注意事项

需要确保实例化的流程与定义的流程一致，同时要处理实例化过程中的异常情况和数据传递问题。

01

流程实例化的概念

流程实例化是将定义好的流程模板实例化为具体的业务流程，包括流程的启动、节点的处理、数据的传递等。

02

流程实例化的方法

通过手动启动、定时启动、事件触发等方式进行流程实例化，确保实例化的准确性和及时性。

流程监控的概念

流程监控的方法

流程优化的概念

流程优化的方法

流程监控是对运行中的业务流程进行实时监控，包括流程的状态、节点的处理情况、数据的传递等。

流程优化是对现有业务流程进行分析和改进，提高流程的效率和质量。

通过流程图、日志、报表等方式进行流程监控，确保监控的全面性和准确性。

通过流程分析、瓶颈识别、优化方案设计等方式进行流程优化，确保优化的有效性和可持续性。

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文档管理

支持多种格式文档上传，包括Word、Excel、PDF等。

上传文档

可将文档下载到本地，方便离线查看和编辑。

下载文档

在线预览文档内容，无需下载即可快速浏览。

文档预览

自动记录文档历史版本，方便追溯和比较。

版本记录

可比较不同版本之间的差异，便于了解修改内容。

版本比较

可将文档恢复到任意历史版本，确保数据安全。

版本恢复

协作编辑

支持多人同时在线编辑文档，提高团队协作效率。

文档共享

可将文档共享给指定用户或部门，实现信息共享。

评论与标注

可在文档中添加评论和标注，方便沟通和交流。

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任务管理

被分配成员会收到任务通知，并需在系统中确认接收任务。

任务接收与确认

成员在执行任务过程中可以记录进度、上传相关文件或留言沟通。

任务执行

管理者或创建者可以实时查看任务进度，确保项目按计划进行。

实时监控

任务统计

系统提供任务完成情况的统计功能，如完成率、逾期率等。

报告生成