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商贸公司工作管理办法

一、总则

1.目的

为规范公司运营管理，提高工作效率，明确各部门职责，确保公司各项业务有序开展，特制定本管理办法。

2.适用范围

本办法适用于公司全体员工及所有业务活动。

二、组织架构与职责

1.公司管理层

（1）总经理：全面负责公司的战略规划、运营决策、团队管理等工作，确保公司达成经营目标，维护公司与外部合作伙伴及利益相关者的良好关系。

（2）副总经理：协助总经理工作，分管特定业务领域或职能部门，如市场营销、供应链管理等，制定分管领域的工作计划并监督执行，及时向总经理汇报工作进展与问题。

2.部门设置与职责

（1）销售部

负责市场开拓，客户关系维护，销售业务洽谈与合同签订。

制定销售计划与销售策略，分析销售数据，完成销售业绩指标。

收集市场信息与客户需求反馈，为公司产品优化与新品研发提供建议。

（2）采购部

根据销售需求与库存情况，制定采购计划，组织实施采购活动。

筛选优质供应商，建立与维护供应商合作关系，进行采购谈判与合同签订。

负责采购物资的质量检验、入库验收与库存管理，控制采购成本与风险。

（3）财务部

进行财务预算编制、成本核算、财务报表编制与财务分析。

负责公司资金管理，包括资金筹集、资金使用监控、资金收付结算等。

处理税务申报、税务筹划与财务审计相关事务，确保公司财务合规运营。

（4）人力资源部

制定人力资源规划，负责员工招聘、培训与发展、绩效考核与薪酬福利管理。

处理员工劳动关系，维护公司企业文化建设，组织员工活动，提升员工满意度与忠诚度。

（5）运营部

协调公司内部各部门之间的工作衔接与业务流程优化。

负责公司物流配送安排，监控物流过程，确保货物及时、准确送达客户。

管理公司办公设施与行政事务，包括办公用品采购、办公环境维护、文件档案管理等。

三、工作流程管理

1.业务流程

（1）销售流程

客户需求收集：销售人员通过市场调研、客户拜访等方式收集客户需求信息，了解客户意向产品或服务的规格、数量、价格预期等。

方案制定与报价：根据客户需求，销售部会同相关部门制定产品或服务解决方案，并向客户提供详细报价。

合同签订：与客户就合同条款达成一致后，签订销售合同，明确双方权利义务，包括产品交付时间、地点、质量标准、付款方式等。

订单跟进：销售部负责跟进订单执行情况，及时与客户沟通订单进度，协调解决可能出现的问题，确保订单顺利交付。

售后服务：在产品交付后，销售部及时跟进客户使用情况，收集客户反馈，处理客户投诉与售后维修、退换货等问题。

（2）采购流程

需求确定：采购部根据销售订单、库存预警及公司生产经营计划确定采购需求，明确采购物资的品种、规格、数量、质量要求等。

供应商筛选：收集供应商信息，对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格等进行评估与筛选，确定潜在供应商名单。

询价比价：向潜在供应商发出询价函，要求供应商提供报价及相关商务条款，采购部对供应商报价进行比较分析，选择性价比最优的供应商。

采购合同签订：与选定的供应商进行采购谈判，确定采购合同条款，包括产品价格、交货期、质量验收标准、付款方式、违约责任等，签订采购合同。

采购执行与验收：采购部跟踪采购合同执行情况，协调供应商按时交货，货物到达后，会同质量检验部门及相关使用部门进行验收，验收合格后办理入库手续，不合格品按合同约定处理。

2.审批流程

（1）财务审批

费用报销审批：员工提交费用报销申请，经部门负责人审核费用合理性与真实性后，报财务部审核票据合规性与金额准确性，再由分管领导审批，最后由总经理审批（超过一定金额的费用报销需总经理审批），审批通过后财务予以报销。

付款审批：对于采购付款、工程款支付等，由相关业务部门提交付款申请，附合同、发票、验收报告等相关资料，依次经部门负责人、财务部、分管领导、总经理审批后，财务安排付款。

（2）业务审批

合同审批：业务部门起草合同后，依次经法务部门审核合同法律风险、财务部门审核财务条款、相关业务部门会签、分管领导审批、总经理审批，审批通过后合同方可签订。

项目审批：对于公司重大业务项目或投资项目，需先由项目发起部门提交项目可行性研究报告，经公司管理层组织相关部门及专家进行评审通过后，报董事会审批（如有必要），审批同意后方可启动项目实施。

四、绩效考核与激励

1.绩效考核制度

（1）考核指标设定

销售部：销售额、销售利润、新客户开发数量、客户满意度、销售回款率等。

采购部：采购成本降低率、采购质量合格率、供应商准时交货率、库存周转率等。

财务部：财务报表准确性、预算执行偏差率、资金周转率、税务合规性等。

人力资源部：招聘完成率、培训计划完成率、员工流失率、员工满意度等。

运营部：物流配送及时率、物流成本控制率、办公费用降低率、业务流程优化效果等。

（2）考核周期与方式

考核周期分为月