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办公自动化教程第11章

办公自动化概述办公自动化软件介绍办公自动化设备介绍办公自动化系统的设计与实施办公自动化系统的应用与拓展办公自动化的发展趋势与挑战contents目录

01办公自动化概述

办公自动化（OfficeAutomation，简称OA）是指利用计算机技术和通信技术，实现办公室内各项业务的自动化处理，提高工作效率和质量。办公自动化的定义随着计算机技术和网络技术的不断发展，办公自动化经历了从单机应用到网络应用、从局部应用到全局应用的发展历程。目前，办公自动化已经成为企业信息化建设的重要组成部分。办公自动化的发展办公自动化的定义与发展

办公自动化系统通常由硬件设备、软件系统和通信网络三部分组成。其中，硬件设备包括计算机、打印机、扫描仪等；软件系统包括操作系统、办公软件、数据库管理系统等；通信网络则包括局域网、广域网和互联网等。办公自动化系统的组成办公自动化系统具有文档管理、流程管理、信息管理、协同办公等多种功能。具体来说，它可以实现文档的电子化存储、检索和共享；实现业务流程的自动化处理和监控；实现信息的采集、整理、分析和发布；实现多人协同办公和在线交流等。办公自动化系统的功能办公自动化系统的组成与功能

通过自动化处理各项办公业务，可以减少人工操作，提高工作效率和质量。提高工作效率和质量降低办公成本加强信息管理和决策支持促进企业信息化建设通过电子化存储和共享文档，可以减少纸质文档的使用，降低办公成本。通过采集、整理和分析信息，可以为企业的决策提供更加全面和准确的数据支持。办公自动化是企业信息化建设的重要组成部分，可以促进企业整体信息化水平的提升。办公自动化的意义与价值

02办公自动化软件介绍

MicrosoftOffice系列软件文字处理软件，用于文档的创建、编辑、排版和打印。电子表格软件，用于数据处理、分析、可视化和自动化。演示文稿软件，用于制作演示文稿、幻灯片、报告和展示。邮件和日历管理软件，用于管理邮件、联系人、任务和日历。WordExcelPowerPointOutlook

与MicrosoftWord相似的文字处理软件，支持多种文档格式。WPS文字WPS表格WPS演示与MicrosoftExcel相似的电子表格软件，支持数据处理和分析。与MicrosoftPowerPoint相似的演示文稿软件，支持多种演示效果。030201WPSOffice系列软件

AdobeAcrobatVisioProjectAccess其他常用办公自动化软DF编辑和阅读软件，用于创建、编辑、阅读和注释PDF文件。流程图、组织图和UML图绘制软件，用于可视化设计和文档编制。项目管理软件，用于项目计划、进度和资源管理。数据库管理软件，用于数据库设计、开发和维护。

03办公自动化设备介绍

提供稳定的计算能力和较大的存储空间，适用于办公环境的日常工作。台式计算机便携性强，适用于移动办公和出差，具有与台式计算机相似的计算能力。笔记本电脑轻便且易于携带，具有触控屏幕，适用于简单的文档处理和演示。平板电脑计算机设备

传统的语音通信设备，用于拨打和接听电话，进行远程沟通。电话集成了电话、短信、邮件、视频会议等功能，是现代办公不可或缺的通信设备。智能手机包括路由器、交换机、无线网卡等，用于构建和维护办公网络，确保数据传输和通信的顺畅进行。网络设备通信设备

多功能一体机集成了打印、复印、扫描、传真等多种功能于一体，简化办公设备的配置和管理。传真机通过电话线传输纸质文档的图像，实现远程文档的快速传输。扫描仪将纸质文档转换为电子文档，便于存储和传输。打印机将电子文档输出为纸质文档，包括黑白打印机和彩色打印机。复印机用于复制纸质文档，提高文档处理的效率。办公设备

04办公自动化系统的设计与实施

确保系统界面直观、易操作，降低用户学习成本。用户友好性优化系统性能，提高处理速度，减少用户等待时间。高效性系统设计原则与方法

保障系统数据安全，防止未经授权的访问和数据泄露。考虑未来业务需求变化，便于系统升级和扩展。系统设计原则与方法可扩展性安全性

需求分析深入了解用户需求，明确系统功能和性能要求。系统架构设计设计合理的系统架构，包括硬件、软件和网络配置。系统设计原则与方法

数据库设计规划数据库结构，确保数据的完整性、一致性和安全性。界面设计遵循用户习惯，设计简洁、美观的操作界面。系统设计原则与方法

系统实施步骤与注意事项环境搭建配置服务器、网络等硬件环境，安装必要的软件。系统部署将开发完成的系统部署到目标环境中。

数据迁移将旧系统中的数据迁移到新系统中，确保数据完整性和准确性。用户培训对用户进行系统操作培训，提高用户熟练度。系统实施步骤与注意事项

VS在部署前进行充分测试，确保系统稳定运行。数据备份与恢复定期备份数据，制定数据恢复计划，