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公司档案管理方案

公司档案管理方案

一、背景与意义

在现代企业经营管理中，档案管理的重要性已经不言而喻。企业要想顺利地发展，必须建立健全的档案管理制度，以规范企业各项活动，加强企业的信息化建设，提高档案利用效益和整体运行效率，减少企业安全风险，有助于企业在全球化进程中取得更好的战略地位和竞争优势。本方案主要针对公司档案管理的需求，为保障公司档案安全、准确地供给企业各部门所需的信息，实现管理信息化，提高工作效率和服务质量，同时遵守档案管理规定和条例，确保档案管理法规合规性，制定公司档案管理方案。

二、目标

1.建立公司档案管理体系，维护档案完整性与安全性，开发利用档案资源，促进信息管理规范化。

2.使公司档案管理基本内容覆盖公司全局所有活动，确保每一项活动都符合文档控制标准，每个档案都有保密协议和安全保密措施。

3.确保公司档案管理有序、透明、流程化，从而提高各部门的工作效率和服务质量。

三、管理范围

公司档案管理涉及以下几个方面:

1.企业实体档案管理

2.电子档案管理

3.知识管理

4.数据统计和分析

四、档案管理的组织架构

公司档案管理人员由档案管理员和档案保管员组成。档案管理员主要负责公司档案管理制度的制定、实施及监督;档案保管员主要负责保管公司档案、对档案进行管理和使用、处理档案查询等日常工作。各部门负责人应积极支持公司档案管理工作，落实档案管理责任制，加强档案保管和利用，并为档案管理提供必要的技术和资金支持。

五、档案的收集、整理与归档

1.档案收集

公司档案的收集包括实体档案和电子档案两部分。实体档案主要包括所有与公司业务相关的原始文件或副本、会议记录、汇报材料、合同、报销单、员工档案等各类文书档案，应按照发文日期、文件类型、发文单位等方式分类归纳存储。电子档案主要包括人力资源档案、合同档案、审批档案、绩效档案等，应按照档案名称、创建时间、文件类型、存储位置等要素进行分类存储。

2.档案整理

档案整理是为了保证档案质量，提高档案效益和利用价值，是档案工作中的重要一项。整理要不断更新，及时删除无用的文件归档，做到适时整理，定期淘汰多余档案，同时保留重要档案，避免影响日常工作。

3.档案归档

档案归档是为了方便查看、使用和保管，防止遗失。按照档案类型、主题、年限等进行归档。应有编号、文件标题、年份、设定时间等相关信息，方便检索。

六、档案的保管

档案保管是指保存档案并防止档案遗失、损坏等事件的经营活动。公司档案应有专门的档案室，设有专人管理，实行冷、暖两种环境温度的保管措施，制定档案寿命表，按期进行检查维护。同时要加强保密意识，采取防盗、防火、防水等措施，确保档案安全。

七、档案查询和利用

档案查询和利用是为了方便及时获取档案信息，保证档案信息的有效性和及时性。档案管理员在对档案进行管理时，要对文件进行分类并建立档案编号，建立档案的检索系统，让各部门可以在线查询，提高工作效率。

八、管理措施

1.建立公司档案管理规章制度，明确档案的建档、保管、利用、调阅、销毁等方面的管理规范。

2.在全员培训与管理中，应强调档案管理知识和方法，提高员工的档案意识和管理能力。

3.应定期开展档案管理的内部监察，并建立第三方审计体系，监测公司档案管理执行情况。

4.在重要文件（如公司章程、条例法规、重大决策等）发布前，必须经过文控部门的审核、签字、封存。

5.对于只能由特定部门查阅的档案，该部门需进行报批，并做好相关审批文件的备案。

6.采用专业软件管理公司档案，严格控制档案检索权限。

9、总结

本公司档案管理方案重在规范档案管理流程，加强档案管理的科学性、规范性和合法性，结合新常态下的环境要求，着力推进档案管理的信息化建设，提高档案利用效益和整体运行效率，同时遵守档案管理规定和条例，确保档案管理法规合规性。但是也要注意，管理方案虽为实质性建设的前提，重要的还是执行，有必要在此方案的基础上进行档案管理的完善和加强，达到实际效果。