公司办公室主任工作职责.docx

公司办公室主任工作职责

一、行政管理工作

1.制度建设与执行

-负责组织制定、修订和完善公司各项行政管理规章制度，涵盖办公秩序、文件管理、会议组织等方面，确保制度的合理性与有效性。

-监督并检查各项制度在全公司范围内的执行情况，及时发现并纠正违反制度的行为，保障公司行政管理工作有序开展。

2.办公资源管理

-统筹规划公司办公场地、办公设备等资源的配置与使用，根据各部门实际需求合理分配，提高资源利用率。

-负责办公设备的采购、维护、保养及报废等相关工作，定期进行盘点清查，建立完善的资产台账。

-管理公司办公用品的采购、发放与库存控制，制定科学合理的领用制度，在保证供应的同时避免浪费。

二、文件与档案管理

1.文件收发处理

-建立健全公司文件收发登记、传阅、催办、归档等流程，确保各类文件能够及时、准确地传达给相关人员，并跟踪文件的处理进度。

-负责公司对外发文的审核、编号、印发等工作，保证文件格式规范、内容严谨、符合公司形象与要求。

2.档案管理

-组织制定档案管理制度，指导各部门做好文件资料的收集、整理和归档工作，按照档案管理相关标准对各类档案进行分类、编号、装订、存储。

-负责档案的借阅管理，严格把控借阅手续，确保档案的安全与完整性，同时根据需要及时提供档案查阅服务，为公司决策、业务开展等提供有力支持。

三、会议组织与协调

1.会议筹备

-按照公司会议安排，负责各类会议的前期准备工作，包括确定会议主题、议程、参会人员，预订会议场地，准备会议资料等，确保会议能够顺利召开。

-协调参会人员的时间安排，及时发送会议通知，并对参会人员的回复情况进行跟进确认。

2.会议服务与记录

-在会议期间，做好会议的现场服务工作，如设备调试、茶水供应等，维持良好的会议秩序。

-安排专人负责会议记录，会后及时整理会议纪要，准确传达会议精神和决策内容，跟踪会议决议的执行情况，并定期向相关领导汇报。

四、对外联络与接待工作

1.对外联络

-代表公司与政府部门、合作伙伴、行业协会等外部机构进行沟通联络，建立并维护良好的合作关系，及时了解相关政策法规、行业动态等信息，为公司发展提供有利的外部环境。

-协调处理公司对外的各类事务，如办理相关手续、参与商务谈判等，维护公司的合法权益和良好形象。

2.接待工作

-制定公司接待工作规范和流程，负责来访宾客的接待安排，包括接待方案制定、接待人员组织、接待场所布置等，展现公司的热情与专业形象。

-根据来访宾客的级别和目的，合理安排公司领导及相关部门人员进行接待，确保接待工作周到、细致，给宾客留下良好印象。

五、人员管理与团队建设

1.下属工作安排与指导

-根据办公室工作任务和人员情况，合理分配工作任务，明确各岗位的职责和目标，定期对下属员工的工作进展进行检查和督促，确保各项工作按时、高质量完成。

-为下属员工提供业务指导和培训，帮助其提升专业技能和综合素质，鼓励员工积极提出工作改进建议，营造良好的工作氛围。

2.绩效评估与团队发展

-负责对办公室员工进行绩效考核，制定科学合理的考核指标和评价标准，依据考核结果进行奖惩，激励员工积极工作、不断进步。

-关注办公室团队整体的发展，通过组织团队活动、内部沟通交流等方式，增强团队凝聚力和协作能力，打造高效、和谐的工作团队。

六、综合协调与信息传递

1.内部协调

-作为公司内部的协调枢纽，加强与各部门之间的沟通与协作，及时了解各部门的工作情况和需求，协调解决部门之间出现的矛盾和问题，促进公司整体工作的顺利开展。

-对涉及多个部门的综合性工作进行统筹协调，明确各部门职责和工作进度要求，确保工作任务能够高效完成。

2.信息收集与传递

-收集、整理、汇总公司内部各类信息，包括工作动态、业务数据、员工意见等，定期编制工作报告，为公司领导提供决策参考依据。

-及时传达公司领导的决策、指示和要求等信息到各部门，确保公司上下信息畅通，政令统一。

七、其他工作

1.完成公司领导交办的其他临时性、突发性任务，积极主动地应对各种复杂情况，保障公司运营的稳定与高效。

2.协助公司其他部门开展相关工作，提供必要的支持与配合，共同推动公司整体业务目标的实现。