订货及出入库管理规定及流程.docVIP

订货及出入库管理流程及规定

货物订购流程：

（一）、标准机型订购流程：

订单跟进表客户信息签订合同客服部《内部订单》销售人员或销售助理

订单跟进表

客户信息

签订合同

客服部《内部订单》

销售人员或销售助理

有存货

供应商采购助理无存货

供应商

采购助理

销售人员或者销售助理接到客户订单信息后，首先与客户确认好客户要求的交货时间后，查询库存，有库存直接与客户签订销售合同，如果是销售助理与客户确认的合同必须告知销售人员确认签字。待客户回传合同后，由销售助理或销售人员填写《内部订单》并注明库存，同时由销售助理更新到《订单跟进表》中，由销售助理根据付款方式协助开单发货。

无存货的情况下，先由销售助理根据销售人员提供或者客户要求的货期交采购助理询问供应商，销售人员根据货期与客户及供应商达成一致后，与客户签订销售合同。待客户回传合同后，由销售助理或销售人员填写《内部订单》并注明库存，同时由销售助理更新到《订单跟进表》中，由销售助理根据付款方式协助开单发货。

备注：1、《内部订单》必须填写完整，字迹清晰，不得涂改；如果不清晰，采购助理有权要求重新填写；

2、《内部订单》原则上由销售人员填写，特别是新客户及特殊要求的客户订货，如果由销售助理代写，销售人员必须签字确认。

2、如厂家提供的交货时间不能达到客户的要求，销售人员必须上报给上级主管，由上级主管出面协调；不能未经批准强行下单，否则产生的费用由销售人员和采购助理各承担50%。

（二）、非标机订购流程：

公司技术供应商采购助理销售人员客户信息

公司技术

供应商

采购助理

销售人员

客户信息

签订合同《内部订单》销售助理

签订合同

《内部订单》

销售助理

销售人员收到客户关于非标机型的订购信息，首先确认好客户的要求（各种技术参数、安装形式、外形、图纸等具体要求），交由采购助理与供应商确认后回复销售人员，销售人员根据客户要求、供应商回复以及我公司技术人员进行最终确认。

待确认后，交由采购助理进行询价及货期（附上相关技术要求和图纸等）；

采购助理将厂家询问价格报给客服部经理，由客服经理指导进行报价。

由销售助理做合同给客户，待客户回传后方能下单。

、特价订单订购流程：

当销售人员所报价格低于自身权限价时，必须向上级主管申请价格，经批准后方可与客户签订合同；

采购助理根据客服经理指示向供应商申请特价。

、货运方式变更处理流程：

任何订单或者合同条款的变更必须以书面形式通知供应商更改：

如需要提前货期需要选择空运或者快线需要付费的货运方式，必须填写《货运方式变更申请》提交部门主管批准，如需要公司承担费用必须经总经理批准后方可。未经批准而产生的费用，由其自行承担。

如供应商货期需要延后，由采购助理告知销售助理与客户及销售人员重新确认时间，由客服部经理进行监督执行。

二、入库操作流程：

（一）、正常订货入库操作流程：

销售助理客服部经理审核编制《入库单》采购助理核对储运主管清点司机取回货物

销售助理

客服部经理审核

编制《入库单》

采购助理核对

储运主管清点

司机取回货物

储运主管根据司机货物的货运单查收货物，并清点数量和型号，编制好点货清单；

储运主管将点货清单传给采购助理根据厂家发货单进行核对，对于有问题的进行双方确认修改后反馈一份给储运主管，储运主管根据其进行库存账的建立；

采购助理将核对好的点货清单给销售助理签字并进行登记后编制财务《采购入库单》，采购助理将点货清单交客服部经理核价并过单。

、非正常订货入库流程：

备注：1、所有的开单通知不得涂改；

2、所有的开单通知必须客服部经理签字后方可开单；

物流安排及单据传递：

、采购助理将到货信息汇总到客服部经理处；

、销售助理将送货信息汇总到客服部经理处。

、客服部根据汇总信息以及售后方面发货信息以及公司车辆情况，确定第二日的物流安排；

、客服部经理将物流信息安排到储运部，由储运部负责执行。

、销售助理每日下班前需将审核后的《开单通知》传到库房，同时将《销售出库单》传递到库房；

收款或者单据签收：

、如果结算方式是：货到票到付款或者货到付款；

货到票到付款：销售助理在开单时，需同时写申请到财务部开票，并与销售人员及客户沟通好后，将发票、收据及销售出库单等传递到相应送货人员手中，并跟进其收回货款，负责交回财务部。

货到付款：销售助理负责相应单据的传递同时根进收款人按照要求的金额收回货款。

、结算方式是其他方式：

货到票到xx天付款：送货时必须带上发票及