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建筑工程公司物资部管理制度

目录

TOC\o1-1\h\u一、总则 2

二、采购管理 2

三、验收管理 6

四、出入库管理 8

五、机器设备维保 10

六、机器设备报废管理 13

一、总则

1.目的

为规范物资部各项工作流程，确保物资的及时供应、质量合格、使用合理，保障公司建筑工程项目顺利进行，特制定本管理制度。

2.适用范围

本制度适用于公司物资部所有涉及采购、验收、出入库、机器设备维保、报废及运输等相关工作，涵盖公司各部门及各在建工程项目。

二、采购管理

3.采购计划

3.1项目部门应依据详细的施工进度计划，精确计算出每个阶段所需物资的种类、数量及预计使用时间，并结合项目预算，于每月15日前制定下个月的物资需求计划。需求计划需经项目负责人审核签字后，提交给物资部。

3.2物资部收到各项目部门的需求计划后，在个工作日内汇总整理，并与库存管理系统中的库存数据进行比对分析。综合考虑库存情况、物资采购周期、市场供应稳定性等因素，制定月度、季度和年度采购计划。采购计划需明确采购物资的名称、规格型号、数量、预计采购时间、预算金额等信息，经物资部负责人审核，报公司分管领导审批通过后执行。

3.3成本控制要求：在制定采购计划时，需对市场价格进行充分调研，参考近期同类物资采购价格、市场价格波动趋势等，结合项目预算，合理确定采购预算金额，避免预算过高或过低。同时，根据物资的使用时间和库存情况，优化采购时间安排，避免过早采购导致资金占用成本增加，或过晚采购影响项目进度而产生额外费用。

3.4奖惩机制：若项目部门提交的需求计划准确且合理，为采购工作提供良好基础，使得采购成本有效降低，给予项目部门相关人员一定的绩效奖励，如奖金、荣誉证书等。若因需求计划严重失误，导致采购成本大幅增加或物资供应延误，对项目部门相关责任人进行批评教育，并根据情节轻重扣除部分绩效奖金。物资部若能精准制定采购计划，在保障物资供应的同时有效降低采购成本，给予物资部团队一定的奖励，如团队建设经费增加等。若因采购计划不合理导致成本超支或物资供应问题，追究物资部负责人及相关人员责任，视情况进行绩效扣分、降职等处罚。

4.供应商选择

4.1建立供应商评估小组，成员包括物资采购人员、质量检验人员、财务人员等。评估小组定期对潜在供应商进行实地考察，考察内容包括但不限于生产场地、生产设备、生产工艺、质量控制体系、人员资质、仓储条件等方面，以评估其生产能力是否满足公司需求。

4.2通过对供应商过往交付产品的抽检报告、客户反馈等方式，评估其产品质量。同时，调查供应商在行业内的口碑、商业信誉、是否有法律纠纷等情况，评估其信誉状况。收集供应商的报价信息，并与市场同类产品价格进行对比分析，评估其价格合理性。

4.3每半年对供应商名录进行一次更新，根据评估结果，淘汰不合格供应商，补充优质供应商。对于长期合作且表现优秀的供应商，可给予一定的价格优惠、优先合作等奖励措施，建立长期稳定的合作关系。

4.4成本控制要求：在供应商选择过程中，除考虑产品质量和服务外，价格是关键因素之一。要求供应商提供详细的报价清单，明确各项费用构成，对比不同供应商的报价，选择性价比高的供应商。对于长期合作的大宗物资供应商，可通过签订长期合作协议，争取更优惠的价格条款，如年度采购量达到一定额度给予价格折扣等。同时，评估供应商的地理位置、运输成本等因素，综合计算采购总成本。

4.5奖惩机制：供应商评估小组成员若能严格按照标准评估供应商，为公司筛选出优质且成本合理的供应商，给予小组成员相应奖励，如个人绩效加分、奖金等。若成员在评估过程中存在违规操作，如收受供应商贿赂、故意抬高或压低供应商评估分数等，一经查实，给予开除处分，并追究法律责任。采购人员通过谈判等方式为公司争取到更优惠的供应商合作条件，降低采购成本，根据成本降低幅度给予相应比例的奖金奖励。若因采购人员工作失误，选择的供应商出现产品质量问题或价格不合理，导致公司损失，采购人员需承担相应的赔偿责任，并进行绩效处罚。

5.采购流程

5.1采购人员根据审批通过的采购计划，在供应商名录中选择合适的供应商。向选定供应商发送正式的采购订单，采购订单需采用公司统一模板，明确物资的详细规格、数量、单价、总价、交货时间、交货地点、质量标准、包装要求、付款方式、违约责任等条款。采购订单需经采购部门负责人审核签字，并加盖公司合同专用章。

5.2采购人员在发出采购订单后，需建立采购订单跟踪台账，实时跟踪订单执行情况。通过电话、邮件、供应商管理系统等方式，每周至少与供应商沟通一次，了解物资的生产进度、发货准备情况等。在预计交货日期前天，再次与供应商确认交货时间和运输安