《会议管理技能》课件.pptVIP

*******************会议管理技能会议是组织中不可或缺的一部分，有效管理会议可以提高效率，推动项目进展，促进团队合作。课程大纲11.会议基础会议的概念、类型、重要性22.会议准备会议目的、议题、时间、参与者、材料准备33.会议进行会议主持、发言、讨论、记录、决策44.会议评估会议效果评估、会议改进建议会议的重要性高效协作会议能促进团队成员之间沟通，共享信息，共同决策，提高工作效率。信息传递会议是及时传达重要信息、发布最新进展、协调行动的重要平台。问题解决通过会议讨论，可以集思广益，找到解决方案，并达成共识。决策制定会议可以为重要决策提供信息支持，并最终达成一致意见。会议的分类商务会议商务会议是企业进行决策、协调、沟通的重要形式，主要用于讨论商业策略、项目计划、市场分析等。团队会议团队会议是团队成员之间进行沟通、协调、合作的必要环节，用于解决团队问题、制定目标、分配任务等。培训会议培训会议旨在传授知识、技能，提高员工素质，促进个人成长，可包括产品培训、技能培训、管理培训等。会议准备的步骤1确定会议目标明确会议目的，设定清晰的目标和预期成果，引导讨论方向。2制定会议议程列出讨论主题和议题，分配时间，确保会议内容完整且有条理。3准备会议资料收集相关资料，如数据、图表、报告等，方便与会者理解和讨论。4通知参会人员提前通知参会人员，并确认其出席情况，确保会议顺利进行。5准备会议场地选择合适的场地，确保环境安静、舒适，并配备必要的设备。会议中的注意事项提前准备会议前做好准备，例如准备资料、确定主题、拟定议程等。准时出席准时出席会议，尊重他人时间，并为会议顺利进行做好准备。集中注意力保持专注，积极参与讨论，避免分心，以确保有效沟通。尊重发言认真倾听他人发言，并给予适当的回应，营造良好的互动氛围。会议主持技巧时间控制会议时间是宝贵的，主持人要严格控制时间，避免会议拖延。设定议程并合理分配时间，确保每个议题都能得到充分讨论。引导讨论主持人要引导讨论，确保每个人都有机会发言，并鼓励积极参与。保持中立态度，避免偏袒任何一方，并引导讨论朝着目标方向发展。提问的艺术引导讨论有效的提问可以引导讨论，使会议更具参与性。信息获取提问可以帮助您从他人那里获取关键信息，从而更好地了解问题。思考方向好的提问可以帮助您思考问题的核心，从而找到解决问题的方案。会议记录要点会议主题记录会议的主题和主要议题，确保会议方向明确。关键决定详细记录会议中达成的重要决定，包括行动步骤和责任人。主要讨论记录会议中讨论的重点内容，以及相关观点和建议。待办事项列出会议中产生的待办事项，并分配责任人和截止时间。会议纪要的撰写记录要点会议纪要要包含会议主题、主要内容、结论和行动计划等关键信息。清晰简洁会议纪要要写得简洁明了，避免冗长乏味的描述，重点突出关键信息。及时准确会议纪要应在会议结束后尽快完成，确保内容准确无误，并及时发送给相关人员。格式规范会议纪要应遵循统一的格式，包括标题、时间、地点、参会人员、会议内容等。会议控制技能11.时间管理严格控制会议时间，避免拖延，提高效率。时间安排需合理，确保每个议题都能得到充分讨论。22.议题控制保持会议主题的集中性，避免讨论偏离主题，浪费时间。引导讨论，确保每个议题都能有效解决。33.人员控制鼓励积极参与，保持良好秩序，避免打断他人发言。适当控制发言时间，确保每个人都有机会表达意见。44.信息控制收集关键信息，记录重要决策，确保会议结果清晰明了。避免信息混乱，确保信息传递准确可靠。处理会议矛盾冷静处理保持冷静和客观的态度，避免情绪化。倾听所有人的观点，了解矛盾的根源。寻找共识关注共同目标，寻找双方都能接受的解决方案。避免强硬立场，寻求协商和妥协。寻求帮助如果无法解决，可以寻求主持人的帮助或建议，或将问题升级到更高层级解决。总结记录记录会议矛盾的处理结果，并及时跟进，确保问题得到有效解决。处理会议抱怨及时回应态度诚恳，认真倾听抱怨，表达理解和重视。保持冷静避免情绪化反应，冷静思考，客观分析问题。积极解决承诺采取行动，提出解决方案，并及时跟进处理结果。利用会议提高沟通积极参与会议中，每个人都应该积极参与讨论，分享观点和想法，并倾听他人的意见。清晰表达用简洁明了的语言表达自己的观点，避免使用模糊的术语或专业术语，确保每个人都能理解你的意思。反馈意见积极地提供建设性的反馈意见，帮助他人改进想法，并为会议决策提供更多参考。协作精神会议旨在达成