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日常办公事务文书规范指南

TOC\o1-2\h\u3636第一章文书格式规范 1

277581.1标题格式 1

147671.2字体字号规范 2

123091.3页边距与行距设置 2

12436第二章行文规范 2

188002.1语言表达简洁明了 2

80662.2避免使用口语化词汇 2

113352.3逻辑结构清晰严谨 3

17979第三章内容规范 3

122933.1信息准确完整 3

88053.2重点突出主次分明 3

307143.3数据真实可靠 3

32076第四章附件规范 4

303574.1附件的格式要求 4

237224.2附件的命名规则 4

111454.3附件的内容相关性 4

5829第五章审批流程规范 4

317355.1审批层级与权限 4

31685.2审批时间节点 5

156375.3审批意见的填写 5

24404第六章存档规范 5

33116.1存档的时间要求 5

293866.2存档的地点与方式 5

128406.3存档的文件管理 5

10861第七章沟通规范 6

171407.1内部沟通渠道与方式 6

184487.2外部沟通的注意事项 6

52727.3沟通记录的保存 6

921第八章其他规范 6

164388.1特殊情况的处理 6

59398.2常见问题及解决办法 6

119518.3持续改进与学习 7

第一章文书格式规范

1.1标题格式

在日常办公事务文书中，标题格式。标题应简洁明了，能够准确概括文书的主要内容。一般来说，标题应居中书写，字体可稍大，以突出其重要性。例如，“关于公司年度会议安排的通知”，这个标题清晰地表明了文书的主题是公司年度会议的安排事宜。同时标题应避免使用过于复杂或模糊的词汇，以免引起误解。如果文书有副标题，副标题应在主标题下一行缩进两个字符书写，以与主标题区分开来。例如，“主关于市场推广计划的报告副实施步骤与时间安排”，这样的标题格式既突出了主题，又详细说明了报告的内容。

1.2字体字号规范

文书的字体字号应统一规范，以保持整体的美观和易读性。一般来说，正文部分应使用宋体或仿宋体，字号为三号或四号。标题的字体可稍大一些，如二号或三号加粗字体。对于一些重要的信息或强调的内容，可使用加粗、变色或下划线等方式进行突出显示。例如，在通知中，重要的日期或事项可使用加粗字体，以引起读者的注意。同时字体和字号的选择应根据文书的类型和用途进行合理调整，如正式的公文应使用较为庄重的字体和字号，而内部通知可适当灵活一些。

1.3页边距与行距设置

合理的页边距和行距设置可以使文书排版整洁、美观，便于阅读和打印。一般来说，页边距上下左右均应设置为2.5厘米左右，行距可设置为1.5倍或2倍。这样的设置既能保证文书内容的完整性，又不会使页面显得过于拥挤或稀疏。在设置页边距和行距时，应注意使用标尺或页面设置功能，以保证设置的准确性。同时对于一些较长的文书，可适当插入分页符，以避免页面过长影响阅读。

第二章行文规范

2.1语言表达简洁明了

在日常办公事务文书中，语言表达应简洁明了，避免使用冗长复杂的句子和词汇。文书的目的是传达信息，因此应直截了当地表达观点和意见，不要绕弯子或含糊其辞。例如，在写报告时，应避免使用过多的修饰语和废话，直接陈述事实和结论。同时语言表达应通俗易懂，避免使用过于专业或生僻的词汇，以免读者理解困难。如果需要使用一些专业术语，应在文中进行解释或说明，以保证读者能够理解。

2.2避免使用口语化词汇

办公事务文书应使用正式的语言，避免使用口语化词汇和表达方式。口语化词汇往往不够严谨、规范，容易引起误解或歧义。例如，“咱”“咋”“哎呀”等口语化词汇在文书中应避免使用。同时应注意使用正确的语法和标点符号，以保证文书的准确性和规范性。例如，在写通知时，应注意使用正确的标点符号，如逗号、句号、冒号等，以避免句子结构混乱或语义不清。

2.3逻辑结构清晰严谨

文书的逻辑结构应清晰严谨，层次分明，便于读者理解和阅读。一般来说，文书应按照一定的逻辑顺序进行组织，如先提出问题，再分析问题，最后提出解决方案。在每个段落中，应围绕一个中心思想展开，避免段落之间内容重复或逻辑混乱。同时应使用恰当的连接词和过渡句，使文书的逻辑更加连贯流畅。例如，使用“首先”“其次”“然后”“最后”等连接词，或使用“因此”“所以”“然而”等过渡句，以增强文书的逻辑性和可读性。

第三章内容规范

3.1信息准确完整

办公事务文书中的信息应