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贵港市二轻联社档案立卷归档制度

一、归档范围

但凡在各项工作中形成的反映本联社各个时期工作全貌和各项活动开展状况的，具有查考利用价值的各种文件材料，以及照片、录音带、录像带、磁盘、光盘等，均属于归档范围。

文书类

1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议文件材料;

2、上级机关颁发的并要执行的决议、打算、指示、命令、条约、规定、国民经济规划(长远规划、年度规划和掌握数字)等文件材料，以及普及的、非本机关主管业务但需要执行的法规性文件;

3、领导人讲话、纪要、通知、签到、记录、争论通过的文件和汇报材料;

4、党组会议的纪要、记录、汇报材料;

5、请示与上级机关的批复，下级机关的请示与本级的批复;

6、反映主要职能活动的工作规划、总结;

7、汇总的统计表和统计材料;

8、与有关单位签订的各种合同、协议书，协商工作的往来文件材料;

9、财产、物资、档案的交接凭证;

10、干部任免、职工嘉奖、处分打算等文件材料;

11、人员编制表，党员、团员、干部、工人名册、报表，干部、工人转移工资、行政、党团组织介绍信及存根。

会计类

1、各种凭证：会计工作中的原始凭证和记账凭证、工资表等;

2、各种账簿：总账、明细账、日记账、固定资产账、现金出纳帐、银行存款帐等;

3、各种报表：决算表、月报表、季报表;

4、会计工作中形成的有关资料、收据、移交清册、保管清册、销毁清册等。

设备方面

1、各种设备、仪器的图样、说明书、装箱单、安装图、线路图等有关材料;设备、仪器安装调式和验收过程中的技术性和凭证性的文件材料;

2、设备、仪器的检查、修理记录;改良、改装和报废的文件材料;

3、重大设备事故的调查报告、事故分析、通报总结等。

声像类

声像材料包括具有保存价值的照片、录音带、录像带、磁盘、光盘等。

1、上级领导视察、检查工作的声像材料，市政府领导重要讲话的”声像材料;

2、各种大型会议的声像材料;

3、奖状、奖旗、奖杯、荣誉证书等有纪念意义、凭证性的实物和展览照片;

4、其他具有特别意义和保存价值的声像材料。

二、归档时间

1、文书档案按年度归档。

2、会计档案在会计年度终了后，会计、财务部门按归档要求将应归档材料整理立卷。

3、设备档案在产生后随即向档案室归档。

4、声像档案在产生后随即向档案室归档。

三、归档要求

1、归档的文件材料必需是办理完毕或告一段落的，能精确地反映各方面工作、活动、重大大事的真实内容和历史过程，并具有保存价值。

2、归档的文件材料必需由有关人员收集齐全，经过系统整理，确保应归档文件材料齐全完整，并按不同保管期限分别组卷，做到卷内文件不仅层次清楚而且保持文件材料间的有机联系。

3、本机关人员外出参观学习、考察和参与各种会议等带回的文件材料，要准时交给各部门兼职文档人员，以便按时归档。

4、归档的文件材料如系书写材质的必需符合规定体式，并且做到字迹、线条清楚，严禁使用铅笔、圆珠笔、彩笔、复写纸等不耐损材料书写或绘图。要用碳素墨水或蓝黑墨水书写，以利于长期保存。

5、不同年度的文件应分别立卷，一般不得放在一起立卷，有针对时间的文件材料必需在文件针对的年度立卷;多年的规划应放在第一年立卷;多年的总结放在针对的最终一年立卷;回忆、纪念性的材料放在形成年度立卷。

6、每个案卷必需按规定的格式逐件填写卷内文件名目。文件材料的题名不得随便更改或简化，没有题名的应拟写题名，没有责任者、年、月、日的要考证清晰填入有关项内。会议记录应填写每次会议时间、主持人、参与会议人员和主要内容。

7、卷内文件材料的状况说明，应逐项填写在备考表内。若无状况可说明，应将立卷人、检查人的姓名和时间填上，以示负责。

8、声像档案由摄录人员负责整理。对每张照片、底片、每盒录音带、录像带均应写出简明的文字说明材料(包括事由、时间、地点、人物、背景、摄录者等六要素)。