技术档案归档管理制度(3).docxVIP

PAGE

1-

技术档案归档管理制度(3)

一、技术档案归档范围及要求

(1)技术档案的归档范围主要包括各类技术文件、图纸、设计规范、实验报告、技术总结、产品说明书、操作手册、维修记录等。这些档案内容涵盖了企业产品研发、生产、销售等各个环节，对于企业的技术积累、质量控制、风险防范具有重要意义。以我国某知名家电企业为例，其技术档案归档范围包括但不限于：产品设计图纸3000余份，技术文件5000余份，实验报告2000余份，操作手册300余份，共计12000余份，这些档案资料对于企业持续改进和创新发展起到了关键作用。

(2)技术档案归档要求严格遵循国家档案管理的相关法律法规，确保档案的完整性和准确性。首先，归档材料需经过严格的审核和鉴定，确保其真实性和有效性；其次，归档材料应按照国家档案分类标准进行分类整理，便于查阅和管理；再次，归档材料应保持整洁、无损坏，并按照档案保管规范进行存放。例如，某航空制造企业对技术档案的归档要求包括：所有归档材料必须经过三级审核，确保档案的准确性；档案分类按照国家档案分类标准执行，每份档案需填写详细的目录信息；档案存放采用防潮、防尘、防火、防盗的专用档案柜，确保档案的安全。

(3)技术档案的归档周期应与企业产品研发周期、生产周期及销售周期相一致。一般而言，产品研发阶段的档案应在产品研发结束后30天内归档；生产阶段的档案应在产品生产结束后60天内归档；销售阶段的档案应在产品销售结束后90天内归档。以某电子制造企业为例，其技术档案的归档周期为：研发阶段档案在产品研发结束后30天内归档，生产阶段档案在产品生产结束后60天内归档，销售阶段档案在产品销售结束后90天内归档。这样的归档周期既保证了档案的时效性，又有利于企业对技术档案的及时利用和管理。

二、技术档案归档流程

(1)技术档案归档流程的第一步是档案的收集和整理。这一阶段要求各部门按照档案管理制度，将生产、研发、销售等相关环节产生的技术文件进行集中收集，并按照档案分类标准进行初步整理。例如，某汽车制造企业要求各车间在每月底前收集当月产生的技术文件，包括设计图纸、生产记录、质量报告等，然后由档案室进行分类整理，确保档案的完整性。

(2)在收集和整理完成后，进入档案的鉴定阶段。这一环节由档案管理部门牵头，组织相关领域的专家对收集到的档案进行鉴定，确认其真实性和有效性。鉴定内容包括档案的完整性、准确性、合规性等。如某电子科技公司对技术档案的鉴定过程要求，每个项目档案至少由两位专家进行审查，确保档案质量。

(3)通过鉴定的档案进入归档阶段。在这一阶段，档案管理部门负责将鉴定合格的档案进行编号、编目，并按照规定的格式进行装订。同时，为每份档案建立电子档案，实现纸质档案与电子档案的同步管理。以某医药企业为例，其技术档案归档流程规定，所有档案需在归档后5个工作日内完成电子档案的建立，并确保电子档案与纸质档案的一致性。

三、技术档案的保管和利用

(1)技术档案的保管是确保档案长期保存和有效利用的基础。根据国家档案管理的相关规定，企业应建立专门的档案库房，确保档案存放环境的适宜性。档案库房应具备恒温、恒湿、防虫、防霉、防火、防盗等条件，以满足不同类型档案的保存需求。例如，某大型制造企业为其技术档案建立了独立的库房，库房内安装了自动温湿度控制系统，确保档案在适宜的温度和湿度环境下保存。此外，企业还需定期对库房进行巡查，及时发现并处理安全隐患，如库房内电器设备故障、消防设施失效等问题。

(2)技术档案的利用是企业技术创新和发展的动力源泉。企业应建立健全档案检索系统，方便员工快速查找所需档案。档案检索系统应包括纸质档案和电子档案，实现档案信息的数字化和智能化管理。例如，某高新技术企业通过建立统一的档案检索平台，实现了对技术档案的全文检索、分类检索和关键词检索，极大地提高了档案利用效率。同时，企业还需定期对档案进行整理和更新，确保档案信息的准确性和时效性。

(3)技术档案的保管和利用还涉及到档案的保密和安全。企业应严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的技术档案进行严格管理。具体措施包括：对涉密档案进行加密存储，限制访问权限；对档案库房实行24小时监控，确保档案安全；对档案管理人员进行保密教育和培训，提高其保密意识。此外，企业还需定期对档案进行风险评估，针对可能存在的安全风险制定相应的应急预案，以保障技术档案的安全。例如，某科研机构在技术档案管理中，设立了专门的保密工作领导小组，负责监督和指导档案保密工作，确保档案在保管和利用过程中的安全。