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技工学校档案管理制度细则

一、档案管理原则

(1)档案管理应遵循科学性、系统性和规范性的原则，确保档案资料的完整、准确和真实。在管理过程中，必须坚持依法管理，严格按照国家有关档案管理的法律法规和政策要求执行，确保档案工作始终符合国家利益和社会发展的需要。

(2)档案管理要注重实效，既要满足当前教学、科研和生产管理工作的需求，又要考虑长远发展，确保档案资料的历史价值和文化传承。为此，应建立完善的档案分类、编目和检索体系，提高档案信息的检索效率和利用便捷性。

(3)档案管理必须强化责任意识，明确各部门和个人的档案管理职责，实行责任到人，确保档案资料的收集、整理、保管和利用等环节得到有效控制。同时，要加强档案管理人员的业务培训，提高其综合素质和业务能力，确保档案工作质量。

二、档案收集与整理

(1)档案收集是技工学校档案管理工作的基础，涉及教学、科研、生产等多个领域。近年来，随着技工教育的快速发展，档案收集工作的重要性日益凸显。据统计，我国技工学校每年产生的档案数量达到数百万份，其中包括学生档案、教职工档案、教学档案、科研档案、设备档案等。以某技工学校为例，该校2019年共收集各类档案资料30万份，同比增长20%。在收集过程中，学校制定了详细的收集计划，明确了收集范围、时间节点和责任人，确保档案资料的全面性和准确性。

(2)档案整理是档案管理的关键环节，旨在对收集到的档案资料进行分类、编目、归档等操作，使其系统化、规范化。整理过程中，学校采用《技工学校档案分类与编号规则》作为依据，将档案分为永久、长期、短期三种保管期限，并按照档案的性质、内容、形成时间等因素进行分类。例如，在教学档案整理中，学校将课程设置、教学计划、教案、学生成绩等资料进行分类整理，便于查询和使用。以某技工学校为例，该校2019年共整理教学档案5万份，其中永久保存的档案占30%，长期保存的档案占60%，短期保存的档案占10%。

(3)档案收集与整理过程中，学校注重运用现代信息技术，提高工作效率。通过建立电子档案管理系统，实现了档案的数字化存储、检索和利用。例如，在学生档案管理中，学校将学生的基本信息、学习成绩、奖惩情况等资料录入系统，实现了对学生档案的实时更新和便捷查询。此外，学校还定期对档案进行数字化处理，将纸质档案转化为电子档案，提高了档案的保存质量和利用效率。以某技工学校为例，该校2019年共完成电子档案数字化处理10万份，实现了档案管理的现代化。

三、档案的保管与利用

(1)档案保管是确保档案资料长期安全、完整的关键环节。技工学校在保管过程中，严格遵循国家档案保管规范，实行集中保管与分散保管相结合的模式。档案室配备防火、防盗、防潮、防虫等设施，确保档案在物理环境中的安全。同时，定期对档案进行消毒和防霉处理，延长档案的使用寿命。例如，某技工学校档案室每年对档案进行两次全面检查，发现并修复破损档案100余份，确保了档案的完整性和可利用性。

(2)在档案利用方面，技工学校建立了完善的档案查阅制度，为校内外的师生、研究人员和社会公众提供便捷的服务。学校设置了专门的档案查阅室，配备了专业的档案查阅人员，负责档案的登记、查询和借阅工作。通过建立档案检索系统，实现了档案的快速定位和检索。据统计，某技工学校每年接待档案查阅人员2000余人次，提供档案利用服务5000余次，满足了教育教学、科研和社会服务的需求。

(3)为了更好地服务于学校的教学、科研和管理工作，技工学校积极开展档案信息化建设。通过引入档案管理软件，实现了档案的数字化管理，提高了档案管理的效率。同时，学校还定期开展档案信息资源的开发利用工作，如编制档案汇编、编写档案参考资料等，为教育教学、科研和管理工作提供有力支持。例如，某技工学校2019年编制了5套档案汇编，整理了100篇档案参考资料，丰富了学校的教学资源，提升了档案服务的深度和广度。

四、档案的安全与保密

(1)档案安全与保密是技工学校档案管理的重要组成部分，关系到学校的教学、科研、生产和社会稳定。为确保档案资料的安全，技工学校采取了一系列严格的安全保密措施。首先，学校对档案室进行物理隔离，设置专门的档案库房，配备防火、防盗、防潮、防虫等设施，确保档案在物理环境中的安全。例如，某技工学校档案室在2018年进行了全面的安全设施升级，投资50万元安装了先进的防火报警系统和防盗报警系统，有效降低了档案安全事故的发生率。

(2)在档案保密方面，技工学校严格执行国家保密法律法规，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案资料进行严格管理。学校制定了详细的档案保密制度，明确了档案保密的范围、等级和责任。例如，某技工学校在2019年对全体教职工进行了保密知识培训，培训覆盖率达到100%，有效提高了教职工的保密意识。此外，学校对涉密档案实行严格