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培训档案管理制度BZH

一、总则

(1)本制度旨在规范培训档案的管理工作，确保培训档案的完整、准确、系统和安全，为培训工作的开展提供有力保障。通过建立和完善培训档案管理制度，提高培训档案管理水平，促进培训资源的合理配置和有效利用。

(2)培训档案是反映培训活动历史过程和成果的重要载体，包括培训计划、培训记录、培训材料、考核成绩、学员反馈等信息。本制度适用于公司内部所有培训活动的档案管理，包括但不限于员工培训、外部培训、专业发展培训等。

(3)培训档案管理工作应遵循以下原则：坚持真实性、完整性、连续性和安全性。真实性要求档案内容必须真实反映培训活动的实际情况；完整性要求档案内容应全面、详实，不得遗漏重要信息；连续性要求档案记录应保持时间上的连续性，便于查询和追溯；安全性要求采取必要的技术和物理措施，确保档案资料的安全。

二、档案管理职责与权限

(1)公司设立培训档案管理部门，负责培训档案的总体管理工作。该部门应明确部门负责人及具体管理人员，明确各自的职责和权限，确保档案管理的有效执行。

(2)培训档案管理部门的主要职责包括：制定培训档案管理制度，组织档案的收集、整理、归档、保管和利用；负责培训档案的鉴定工作，定期对档案进行清理、归档；组织培训档案的检索、借阅和复制，确保档案信息的及时更新和准确传递；负责培训档案的安全保卫工作，防止档案遗失、损毁和泄露。

(3)各部门应积极配合培训档案管理部门的工作，按照职责分工，履行以下权限和责任：各部门应按照培训档案管理制度的要求，负责本部门培训档案的收集、整理和归档；各部门负责人应对本部门培训档案的真实性、完整性负责；各部门应按照规定，定期向培训档案管理部门报送培训档案信息，确保培训档案的及时更新和完整。

三、档案的收集与整理

(1)培训档案的收集工作应遵循全面性、及时性和准确性的原则。全面性要求收集的档案资料应涵盖培训活动的各个阶段，包括培训计划、培训通知、培训记录、培训材料、考核成绩、学员反馈等；及时性要求收集工作应在培训活动结束后及时进行，确保档案的完整性和时效性；准确性要求收集的档案资料应真实反映培训活动的实际情况，避免虚假、错误信息的录入。

(2)培训档案的整理工作包括分类、编目、归档和归档后的管理工作。分类应根据培训档案的性质、内容和形式进行，分为培训计划类、培训实施类、培训考核类、培训材料类等；编目应对每份档案进行编号、填写档案目录，确保档案的有序管理；归档工作应按照档案分类和编目结果，将档案资料送交档案管理部门进行归档；归档后的管理工作包括档案的定期检查、维护和更新，确保档案的长期保存和使用。

(3)在收集和整理培训档案的过程中，应特别注意以下事项：一是对收集到的档案资料进行核实，确保信息的准确性；二是对档案资料进行分类时，要考虑到日后检索和利用的便利性，避免分类过于复杂或混乱；三是在归档过程中，应确保档案的完整性，避免遗漏或损坏；四是归档后的档案应按照规定的时间进行备份，防止数据丢失；五是档案管理部门应定期对收集和整理的档案进行质量检查，发现问题及时纠正，确保档案管理工作的质量。

四、档案的保管与利用

(1)培训档案的保管工作至关重要，应采取有效措施确保档案的安全和完整。档案管理部门应设置专门的档案库房，库房内应具备适宜的温湿度条件，防止档案因气候变化而受损。同时，库房应配备防火、防盗、防潮、防虫害等设施，确保档案在存储过程中的安全。档案的存放应遵循一定的顺序，如按时间顺序、类别顺序或重要性顺序排列，以便于查找和利用。

(2)档案的利用是档案管理的重要环节。档案管理部门应建立完善的档案查阅制度，明确查阅范围、程序和审批权限。内部员工需查阅培训档案时，应按照规定程序提出申请，经批准后方可查阅。查阅过程中，应遵守档案保密规定，不得擅自复制、摘抄或泄露档案内容。对于外部单位或个人的查阅请求，应严格按照国家有关档案保密法律法规进行审批，确保档案信息安全。

(3)档案管理部门应定期对培训档案进行维护和保养，包括对档案的清洁、修复、数字化等工作。对于破损、褪色的档案，应及时进行修复，以延长档案的使用寿命。同时，应积极推动培训档案的数字化工作，将纸质档案转化为电子档案，便于存储、检索和利用。数字化档案应备份至多个存储介质，确保数据安全。此外，档案管理部门还应加强对档案利用情况的统计和分析，为培训工作的改进和优化提供数据支持。

五、档案的鉴定与销毁

(1)培训档案的鉴定工作是对档案的价值进行评估，以确定其存留或销毁的过程。鉴定工作应遵循国家有关档案鉴定工作的法律法规，结合公司实际情况，制定具体的鉴定标准和程序。鉴定工作应由具有专业知识和经验的档案管理人员负责，确保鉴定结果的公正性和准确性。鉴定过程中，应对档案的历史价值、现实价值、科学价值进行综合评估，重点考虑